Que IA é conforme ao RGPD? Os critérios que decidem

A pergunta chega quase sempre assim: que inteligência artificial é que podemos usar sem sair da lei? A resposta desaponta à primeira e resolve o problema à segunda. Nenhuma ferramenta é conforme ao RGPD por si só, porque o RGPD não regula produtos: regula tratamentos. O que pode ser conforme, ou não, é o uso que faz dela.

E é a razão pela qual a pergunta que se ouve nos gabinetes portugueses nunca tem resposta boa, e a pergunta seguinte tem sempre. Trocar «que IA cumpre a lei» por «o que tem de estar no sítio para que o meu uso cumpra» é o que transforma uma discussão de marcas numa lista de sete coisas verificáveis.

Esta página faz essa lista, e depois passa por ela as quatro ferramentas que aparecem em todos os escritórios: o ChatGPT, o Claude, o Gemini e o Microsoft Copilot. Não é um ranking, e no fim não há vencedor. O que há é o que cada uma documenta, com a data em que o lemos, e o que isso o obriga a si a escrever no seu registo.

Se procura a decisão profissional sobre um documento concreto, essa está noutro sítio: no guia sobre dados de clientes no ChatGPT, que trata o sigilo do contabilista certificado campo a campo. Aqui tratamos dos critérios.

Há alguma IA «conforme ao RGPD»? A resposta curta

Não, e convém perceber porquê antes de continuar, porque a partir daqui tudo depende disto. O RGPD aplica-se a operações de tratamento de dados pessoais. Um programa não trata dados até alguém lhe dar dados para tratar. A conformidade, portanto, nasce no momento em que o utilizador decide o que escreve, com que finalidade e ao abrigo de quê.

Quem vende software sabe disto e por isso raramente escreve a frase completa. O que se lê em páginas de produto é «conforme ao RGPD», sem sujeito. Lido com atenção, o que a frase pode significar é que o fornecedor oferece um contrato de subcontratação, certificações e controlos que permitem um uso conforme. Não que o seu uso o seja.

Porque é que a pergunta mal feita é cara

Custa duas coisas concretas. A primeira é que leva a escolher por marca: adota-se a ferramenta com melhor página de segurança e considera-se o assunto resolvido, sem mudar nada no que as pessoas escrevem. A segunda é que, quando um cliente pergunta por escrito, a resposta disponível é a da brochura do fornecedor, e essa não sustenta um questionário de segurança.

Na repartição do RGPD, o fornecedor da ferramenta atua normalmente como subcontratante e quem define as finalidades e os meios é responsável pelo tratamento. É por isso que a CNPD, perante uma queixa, pergunta ao gabinete e não à empresa americana. Quem decidiu colar foi o gabinete.

Os sete critérios que decidem se o seu uso é conforme

Aqui está a lista, e é curta de propósito. Cada linha corresponde a uma pergunta que sabe responder com sim ou não, e a que tem de saber responder na mesma frase em que diz que usa IA.

critério	a pergunta que o resolve
Papéis	Quem é responsável e quem é subcontratante neste tratamento?
Contrato	Existe adenda de tratamento de dados, e cobre o plano que tem?
Treino	O fornecedor usa o que escreve para treinar, e com que exceções?
Localização e transferências	Onde fica armazenado, e com que mecanismo sai da União?
Conservação	Quanto tempo fica, e quem decide esse prazo?
Acessos	Quem pode ler, além do modelo, e pode excluir-se disso?
Dados de entrada	Que informação é que chega a ser escrita na caixa?

Fonte: elaboração própria a partir dos artigos 5.º, 24.º, 28.º, 30.º, 32.º e 44.º a 49.º do RGPD.

Falta uma oitava linha que não é técnica e que a prática portuguesa mostra ser a que mais pesa: a formação de quem escreve. O artigo 4.º do Regulamento da IA já obriga a literacia em IA para o pessoal que opera estes sistemas, e essa obrigação está tratada no guia sobre o Regulamento da IA, com o calendário e as coimas.

O critério que não está em nenhuma política de fornecedor

Repare em que só um dos sete depende de si por inteiro, e é o último. Os seis primeiros resolvem-se lendo documentação e assinando contratos: são trabalho de uma tarde. O sétimo é o que uma pessoa escreve às seis da tarde com um prazo em cima, e não há definição nenhuma que o configure.

É também o único que continua a valer se amanhã o fornecedor mudar de política, que é coisa que acontece. As páginas dos quatro fornecedores que sustentam este guia mudaram todas nos últimos doze meses. A regra sobre o que se escreve, essa, é sua, e é por isso que pertence à política de utilização de IA do gabinete e não às definições de cada portátil.

Treino: o que cada uma faz, e onde muda

Este é o critério por onde toda a gente começa, e tem uma armadilha de leitura: a resposta muda com a conta, não com a marca. A mesma empresa dá respostas opostas consoante o plano em que iniciou sessão.

ferramenta	conta individual	conta de empresa
ChatGPT	pode usar o conteúdo, com interruptor	não, salvo adesão explícita
Claude	usa, salvo exclusão nas definições	não, salvo autorização ou feedback
Gemini	usa se a manutenção de atividade estiver ligada	não sem autorização prévia do cliente
Copilot	depende da versão da aplicação	não, incluindo o que passa pelo Graph

Fonte: documentação de cada fornecedor, lida a 19 de setembro de 2026. Cada linha está desenvolvida, com as ressalvas e as datas, no guia de cada ferramenta.

Vale a pena dizer o que a tabela não diz, porque é aí que costuma nascer o equívoco. Nenhuma destas linhas responde à pergunta que um contabilista com dever de sigilo tem de facto. «Não treina» não quer dizer «não vê», «não guarda» nem «não sai do seu escritório». Para esse contabilista, a resposta que não depende do fornecedor é o NISS do trabalhador não chegar a sair do gabinete.

Treinar e passar pelos servidores são coisas diferentes

São três acontecimentos, e só o terceiro é treino. Primeiro, o texto sai do seu computador, e isso acontece em todos os planos e com todas as definições. Segundo, é tratado e fica armazenado durante um prazo. Terceiro, entra ou não no conjunto de treino.

O interruptor de treino resolve o terceiro. Não toca nos dois primeiros, e são os dois primeiros que interessam a quem responde por um dever de sigilo. É uma distinção que vale para os quatro assistentes.

As exceções que sobrevivem ao interruptor

Em três das quatro ferramentas há portas que continuam abertas depois de desligar o treino, e todas estão escritas na documentação oficial. No ChatGPT, enviar feedback com o polegar pode devolver a conversa inteira ao treino. No Claude, a exclusão não cobre o material assinalado para revisão de segurança nem o comunicado expressamente. No Gemini, mesmo com a definição desligada, enviar feedback recolhe as últimas 24 horas de conversa.

Os pormenores, com as datas e a formulação exata de cada fonte, estão nas páginas de o que o ChatGPT faz com os seus dados e de o que o Claude faz com os seus dados. Não se repetem aqui porque o que interessa a esta página é outra coisa: que um critério com exceções não se resolve com uma caixa assinalada numa auditoria.

O contrato de subcontratação: o que ler antes de assinar

O artigo 28.º n.º 3 do RGPD exige contrato escrito entre responsável e subcontratante, e enumera o que esse contrato tem de conter. Os quatro fornecedores publicam adenda de tratamento de dados. Publicar não é o mesmo que aplicar-se ao seu plano, e é a primeira coisa a verificar: no lado da OpenAI, por exemplo, a adenda acompanha os produtos para empresas e a interface de programação, e a tabela de planos está no guia sobre dados de clientes.

Para tornar isto concreto em vez de abstrato, abrimos por inteiro uma dessas adendas, a da OpenAI, na versão atualizada a 1 de dezembro de 2025 e em vigor desde 1 de janeiro de 2026. Serve de modelo de leitura para as outras três, porque as perguntas são as mesmas, e porque o que muda de fornecedor para fornecedor são as respostas, não o formulário.

Quem assina consigo, e porque é que isso não é um pormenor

A adenda da OpenAI diz que o contrato é celebrado com a OpenAI OpCo, LLC, salvo se o cliente estiver estabelecido no Espaço Económico Europeu ou na Suíça, caso em que a contraparte é a OpenAI Ireland Ltd. O paralelo existe nas outras: a política da Anthropic identifica a Anthropic Ireland, Limited como responsável no Espaço Económico Europeu, e o aviso das aplicações Gemini identifica a Google Ireland Limited.

Isto tem consequência prática, e é das poucas boas notícias desta página. Existe uma entidade estabelecida na União a quem dirigir um pedido de acesso ou de apagamento, e existe uma autoridade nacional a quem reclamar se a resposta não chegar. Em Portugal, essa autoridade é a CNPD.

OpenAI

A OpenAI Ireland Ltd, para clientes no Espaço Económico Europeu ou na Suíça; fora deles, a OpenAI OpCo, LLC.

Anthropic

A Anthropic Ireland, Limited, responsável no Espaço Económico Europeu.

Google, nas aplicações Gemini

A Google Ireland Limited.

A adesão por clique, que é o que quase toda a gente assina

A mesma adenda diz que o cliente a aceita ao clicar em «concordo», ao aceitar a nota de encomenda ou ao usar os serviços. É um contrato de adesão, sem negociação, e o espaço para alterar cláusulas é nulo em qualquer plano que se compre com cartão.

Isso não o torna inválido nem insuficiente. Torna-o um documento que se lê antes, e não depois, e que se guarda na pasta do cliente ao lado da política interna, porque é a prova que vai pedir-lhe o cliente que faz auditorias.

A auditoria do artigo 28.º, na prática

O artigo 28.º n.º 3, alínea h), obriga o subcontratante a disponibilizar ao responsável as informações necessárias para demonstrar o cumprimento e a permitir auditorias. A adenda da OpenAI concretiza-o assim: mediante pedido escrito razoável, no máximo uma vez por ano, com a inspeção a correr por conta do cliente, e com a possibilidade de a substituir por um resumo dos relatórios de auditoria.

Nada disto é irregular, e é uma formulação corrente em serviços prestados em escala. Mas é também a razão pela qual responder «auditámos o fornecedor» num questionário de cliente raramente é verdade. O que se tem, quase sempre, é um relatório de terceiro, e é isso que se escreve.

Os subcontratantes seguintes, e como fica a saber

A adenda da OpenAI dá uma autorização geral aos subcontratantes ulteriores que constam da lista publicada, e diz que comunica as alterações por publicação no blogue, notificação dentro do serviço, outros meios razoáveis, ou por correio eletrónico para quem subscrever os avisos.

Guarde essa última parte, porque é a única acionável. Se ninguém no gabinete subscrever a notificação, a lista de quem trata os seus dados muda sem que se dê por isso, e o registo que mantém fica desatualizado no dia seguinte. Subscrever leva um minuto e é uma das linhas que a política interna deve nomear com responsável.

Transferências para fora do Espaço Económico Europeu

Aqui está o critério em que mais gente diz mais coisas sem fonte, e também aquele em que há um facto verificável e pouco conhecido. Para transferir dados pessoais para fora do Espaço Económico Europeu é preciso um dos fundamentos do capítulo V do RGPD: uma decisão de adequação do artigo 45.º, garantias adequadas do artigo 46.º, entre elas as cláusulas contratuais tipo, ou uma das derrogações do artigo 49.º.

A decisão de adequação que interessa aos Estados Unidos é o quadro de privacidade entre a União Europeia e os Estados Unidos, e só cobre entidades que se tenham certificado e que constem da lista oficial. Fomos ver quem lá está.

Convém separar, antes de olhar para a lista, duas perguntas que se confundem sempre.

Uma é onde os dados ficam armazenados, que é o que a documentação de cada fornecedor descreve, e está tratada para cada um nos guias sobre o que o ChatGPT faz com os seus dados e o que o Claude faz com os seus dados. A outra é ao abrigo de que fundamento jurídico a transferência acontece, que é coisa distinta e raramente aparece na mesma página.

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A consulta foi feita na lista publicada em dataprivacyframework.gov, procurando pelo nome de cada empresa e repetindo a procura com o filtro de participantes inativos. O resultado é este, e a data faz parte do resultado, porque uma certificação renova-se e uma lista muda.

fornecedor	na lista, a 20 de setembro de 2026
Google LLC	ativo, nos três quadros
Microsoft Corporation	ativo, com recertificação em análise
OpenAI	não consta, nem em ativos nem em inativos
Anthropic	não consta, nem em ativos nem em inativos

Fonte: lista do Data Privacy Framework, dataprivacyframework.gov/list, consultada a 20 de setembro de 2026.

Não estar na lista não é um incumprimento

Esta ressalva impede a tabela de cima de se ler mal, e vai a seguir a ela de propósito. Uma empresa que não esteja certificada pode transferir dados na mesma, ao abrigo do artigo 46.º, e o instrumento habitual são as cláusulas contratuais tipo. A adenda da OpenAI di-lo expressamente: as transferências fazem-se com base em acordos que contêm cláusulas contratuais tipo ou numa decisão de adequação. A política da Anthropic descreve os mesmos dois fundamentos.

O que muda, então? Muda o que escreve. Se o fornecedor está certificado, o fundamento que regista é a decisão de adequação. Se não está, o fundamento são as cláusulas, e com elas vem o dever de avaliar se as circunstâncias da transferência permitem cumpri-las. São duas frases diferentes no seu registo, e escrever a errada é o tipo de erro que só aparece quando alguém pede prova.

O quadro está em vigor, e está recorrido

As duas metades desta frase andam sempre separadas, e separadas enganam. O Tribunal Geral da União Europeia julgou improcedente, a 3 de setembro de 2025, o recurso de anulação contra a decisão de adequação, no processo T-553/23. A decisão continua, portanto, válida.

E foi interposto recurso para o Tribunal de Justiça, o processo C-703/25 P, entrado a 31 de outubro de 2025 e pendente à data em que escrevemos. Quem responde a um cliente que os dados estão cobertos por uma decisão de adequação está a dizer a verdade; quem acrescenta que o assunto está encerrado, não.

Conservação e acessos: os dois critérios que se esquecem

Conservação e acessos costumam ficar para o fim das reuniões e são os que produzem as surpresas maiores, porque os números não se parecem nada uns com os outros e nenhum é o que se supõe.

ferramenta	o prazo que surpreende
ChatGPT	30 dias após apagar, com três reservas distintas por produto
Claude	cinco prazos, do 30 dias aos 7 anos das pontuações
Gemini	18 meses por omissão, e três anos para o que foi revisto
Copilot	18 meses na versão anterior de consumo, e Purview na empresa

Fonte: documentação de cada fornecedor, com as datas no guia de cada assistente.

Sobre acessos, em todas há revisão, automática ou humana, e a margem para sair dela varia. A documentação da versão anterior da aplicação de consumo do Copilot é a mais direta das quatro: diz que a revisão humana limitada é necessária na investigação de suspeitas de violação e que não existe forma de se excluir dela. Está tratado no guia do Copilot, com a distinção entre as duas versões da aplicação.

Apagar e apagar não são a mesma operação

Há uma distinção que atravessa as quatro documentações e que quase ninguém faz ao responder. Uma conversa apagada sai da lista imediatamente e sai dos sistemas do fornecedor passado um prazo, que costuma ser de 30 dias e que traz reservas declaradas: obrigação legal de conservar, proteção do serviço, aplicação da política de utilização.

E há uma segunda camada, que é a que apanha as pessoas desprevenidas. O que já foi revisto, ou já entrou numa execução de treino, não volta atrás por se apagar o histórico. A documentação da Google é a mais explícita nesse ponto e a razão é quase elegante: como as conversas revistas são desligadas da conta antes de irem para os revisores, deixa de haver forma de as ir buscar quando o titular exerce o direito ao apagamento.

O que isto significa quando o cliente pergunta

Um cliente sofisticado não pergunta se há revisão humana. Pergunta quem tem acesso, ao abrigo de que vínculo e durante quanto tempo, que são três perguntas diferentes com três fontes diferentes. A tabela de cima serve para preparar a resposta; a página do fornecedor serve para a sustentar; e o que vai por escrito é a formulação acotada, não o resumo tranquilizador.

E há uma quarta pergunta, que raramente se faz e que decide as outras três: quem, dentro da sua própria organização, pode ver as conversas dos colegas. Nas contas de trabalho a resposta costuma ser o administrador, através das ferramentas de governação do fornecedor, e isso é uma decisão interna que convém tomar antes de a descobrir por acidente.

É uma das linhas que a política de utilização de IA do gabinete deve nomear, com responsável e não com «a direção».

O que a CNPD já disse sobre IA generativa, e o que ainda não disse

Voltámos a abrir as orientações e recomendações da CNPD a 20 de setembro de 2026, com a mesma pergunta com que se abrem em qualquer auditoria: existe rubrica de inteligência artificial?

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As oito continuam a ser medidas de segurança, saúde, trabalho, educação, gravação de chamadas, encarregado de proteção de dados, disponibilização de dados e difusão na Internet. Nenhuma de IA. Mas concluir daí que a autoridade portuguesa não se pronunciou sobre o assunto seria falso, e é um erro que se lê muito.

O que a CNPD fez, mesmo sem publicar orientação

Fez três coisas verificáveis. Lidera o grupo de trabalho de IA generativa da Rede Ibero-americana de Proteção de Dados e promove a série de webinars dessa rede, a mais recente das quais noticiada a 10 de maio de 2026. Alertou publicamente, a 9 de maio de 2025, para a utilização de dados pessoais no treino da inteligência artificial da Meta, indicando os formulários de oposição e dizendo que trabalhava com as outras autoridades europeias.

E redifunde as diretrizes do Comité Europeu, que é onde está o essencial.

A leitura prática para um gabinete é esta: não vai encontrar em cnpd.pt uma lista de ferramentas autorizadas. Vai encontrar critérios, e o trabalho de os aplicar ao seu caso é seu. É a mesma conclusão a que chegam os guias sobre IA e dados de clientes, cada um pelo seu lado.

O que o Comité Europeu adotou em julho de 2026

Isto é recente e muda a forma de responder. No plenário de 7 de julho de 2026, anunciado no dia seguinte, o Comité Europeu de Proteção de Dados adotou diretrizes sobre anonimização, as Guidelines 02/2026, e diretrizes sobre recolha de dados na Web no contexto da IA generativa, as Guidelines 03/2026. Adotou também a versão final das diretrizes sobre cadeias de blocos.

As duas primeiras estão em consulta pública até 30 de outubro de 2026, o que significa que são a versão sujeita a comentários e não a definitiva. Citá-las como se fossem texto fechado é o género de erro que um interlocutor informado deteta em dez segundos.

As de anonimização tomam em conta o acórdão do Tribunal de Justiça no processo C-413/23 P, de 4 de setembro de 2025, e propõem um quadro com três critérios para decidir se a anonimização foi conseguida: ausência de isolamento de registos, ausência de ligação entre dados e ausência de inferência. Se os três se verificarem, os dados podem ser considerados anónimos.

Anonimizar e pseudonimizar não são a mesma palavra

Em português corrente diz-se anonimizar para tudo, e no RGPD as duas palavras são coisas diferentes com consequências diferentes. O artigo 4.º, ponto 5, define pseudonimização como o tratamento que impede atribuir os dados a um titular sem informação suplementar, mantida separadamente. Dados pseudonimizados continuam a ser dados pessoais, e o RGPD continua a aplicar-se-lhes por inteiro. Para quem cola um texto de cliente numa IA, é isso que marca o alcance da pseudonimização no RGPD.

Anonimizar é outra coisa e é mais exigente, e é precisamente isso que os três critérios de julho vieram apertar. Convém saber de que lado está o que se faz no gabinete, porque quase tudo o que na prática se chama anonimizar, e que mantém uma tabela de correspondência algures, é pseudonimização. Dizer a um cliente que anonimizou quando pseudonimizou é uma afirmação que não se sustenta.

⚠️ Um aviso de leitura, porque as datas são vizinhas e induzem em erro: as diretrizes de pseudonimização do Comité Europeu são outras, as Guidelines 01/2025, e continuam a ser a versão para consulta pública, com o período de comentários encerrado a 14 de março de 2025. Não há versão final.

E quem regula a IA em Portugal já não é só a CNPD

Para proteção de dados, a autoridade é a CNPD. Para o Regulamento da IA, o Governo anunciou em setembro de 2025, numa conferência da ANACOM, tê-la escolhido como entidade responsável pela regulação da inteligência artificial em Portugal. Não localizámos diploma publicado no Diário da República que formalize a designação, pelo que o que está verificado é o anúncio.

Na prática, um gabinete que use IA pode ter dois interlocutores em vez de um, e as obrigações não se substituem: somam-se. O calendário do Regulamento da IA, com as regras já em vigor e as coimas, está no guia do Regulamento da IA.

Que dados nunca deviam entrar, mesmo com conta de empresa

Chegados aqui, seis dos sete critérios estão resolvidos com documentos. Falta o sétimo, que não se resolve com nenhum, e é o que determina a exposição real.

A regra que funciona é de minimização e vem do artigo 5.º n.º 1, alínea c), do RGPD: só devem ser tratados os dados adequados, pertinentes e limitados ao necessário. Aplicada à caixa de conversa, traduz-se numa pergunta antes de colar: para obter esta resposta, o modelo precisa mesmo de saber como se chama o cliente?

Na esmagadora maioria dos casos de gabinete, não precisa. Para classificar um lançamento, redigir uma carta ou resumir um contrato, o nome, o NIF, a morada e o número de conta são ruído. O texto com os identificadores substituídos por marcadores produz a mesma resposta, e o que sai do escritório leva menos dentro.

antes   Processo: 2026/00918
        Nome completo: Ana Salgueiro
        Morada: Rua das Amoreiras 14, Lisboa
        Telefone: 912 345 678

depois  Processo: [REFERENCIA_1]
        Nome completo: [PESSOA_1]
        Morada: [CAMPO_FICHA_1]
        Telefone: [CAMPO_FICHA_2]

Os marcadores são os que a versão portuguesa emite, e o nome de cada um diz porque é que aquele valor foi apanhado. Os dados do exemplo são inventados.

o marcador	porque é que aquele valor foi apanhado
[REFERENCIA_1]	vem a seguir a uma palavra como «processo» ou «apólice»
[PESSOA_1]	vem a seguir a uma fórmula que anuncia um nome
[CAMPO_FICHA_1]	é o valor que está depois de um rótulo como «Morada:»

Fonte: saída da versão portuguesa do nosso motor, com as razões que ele próprio devolve.

Que campos é que se tiram de um recibo, de um contrato ou de uma declaração portuguesa está tratado, campo a campo e com os artigos do Estatuto da Ordem, no guia sobre dados de clientes. Não se repete aqui.

Os identificadores que só aparecem em papel português

Vale a pena dizer porque é que esta parte não se resolve com uma lista genérica de dados pessoais. O papel que circula num gabinete português tem identificadores próprios, e uma regra escrita a pensar noutro país não os vê. No papel de um tribunal o identificador próprio é outro: o número do processo, que um sistema nacional torna verificável.

o identificador	onde aparece	o que implica
NIF	tudo o que tenha valor contabilístico	dado pessoal corrente
Número da segurança social	tudo o que tenha trabalhadores	dado pessoal corrente
Número de utente	tudo o que toque a saúde	artigo 9.º do RGPD

Fonte: artigos 4.º e 9.º do RGPD, aplicados aos documentos correntes de um gabinete português.

A terceira linha é a que muda a secção seguinte. Um número de utente arrasta consigo a categoria especial do artigo 9.º, e é o gatilho mais provável para a obrigação de avaliação de impacto que vem a seguir. As outras duas não são inócuas, mas não acionam essa regra por si sós. Num consultório ou numa clínica, esse número é só um dos campos a tirar de um relatório clínico.

Nenhum dos três é difícil de reconhecer para uma pessoa que trabalhe com esses documentos todos os dias. O problema é outro: reconhecê-los às seis da tarde, a meio de um parágrafo que se está a colar por causa de um prazo, e antes de carregar em enviar.

O que uma ferramenta pode fazer neste critério, e o que não

Consegue reduzir o que sai. Um programa que substitui os identificadores por marcadores estáveis antes de o texto ser enviado, com o motor a correr no equipamento de quem escreve e a correspondência cifrada nesse equipamento, faz exatamente isso e nada mais do que isso. É reversível, e por isso é pseudonimização na aceção do artigo 4.º, ponto 5: o texto sai com menos dados, mas sai na mesma.

Bloquear, não consegue. Um programa que oculta quando lho pedem não impede ninguém de colar, e nas nossas ferramentas nada detém o envio. Responder num questionário de cliente que se impede a saída de dados é uma afirmação que não se sustenta, e é pior do que não ter resposta nenhuma. Quem quiser ver como isto se organiza numa equipa, está nas páginas para organizações e para parceiros.

Como se documenta: o registo, a política e a avaliação de impacto

Se ficar só com uma parte desta página, que seja esta, porque é a que se verifica numa inspeção. Ter critérios na cabeça não conta. Conta o que está escrito, com data, e em Portugal são três documentos.

O registo do artigo 30.º aplica-se a si, mesmo com dois trabalhadores

É a obrigação mais ignorada e a mais fácil de cumprir. O artigo 30.º do RGPD obriga responsáveis e subcontratantes a manter registo das atividades de tratamento, por escrito, incluindo em formato eletrónico, e a facultá-lo à autoridade a pedido.

250

A formulação da CNPD é mais dura do que a leitura corrente da norma: escreve que a obrigação também se estende às organizações com menos de 250 trabalhadores e que são absolutamente excecionais as circunstâncias em que a derrogação se aplica. E publica dois modelos, um para responsável e outro para subcontratante, para quem não quiser começar de folha em branco.

Quando o gabinete começa a usar uma IA, o registo tem de refletir isso: a finalidade, as categorias de dados, o subcontratante, os prazos e o fundamento da transferência. É aqui que a tabela do quadro de privacidade deixa de ser curiosidade e passa a ser a frase que tem de escrever. Se entre essas categorias estiver a quota sindical de um recibo, a derrogação das PME nem se põe, porque o desconto revela filiação sindical.

A lista portuguesa que obriga a avaliação de impacto

Além dos casos do artigo 35.º n.º 3 do RGPD, a CNPD aprovou pelo Regulamento n.º 798/2018, publicado no Diário da República a 30 de novembro de 2018, uma lista de nove situações em que a avaliação de impacto é obrigatória.

O ponto 9 dessa lista é o que muda a conversa. Obriga a avaliação de impacto ao tratamento de dados do artigo 9.º n.º 1 ou do artigo 10.º do RGPD, ou de dados de natureza altamente pessoal, com utilização de novas tecnologias ou nova utilização de tecnologias já existentes.

Leia isso com o seu caso à frente. Se entrarem num assistente generativo dados de saúde, de filiação sindical ou de condenações penais, as duas metades da frase ficam preenchidas e a avaliação deixa de ser opcional.

Sejamos exatos sobre o que é seu e o que é da fonte: o regulamento não nomeia a inteligência artificial, e dizer que um assistente generativo é uma tecnologia nova, ou um uso novo de uma existente, é uma subsunção que tem de fundamentar.

É defensável e difícil de contestar, até porque a própria CNPD acrescenta que a lista é dinâmica e não exaustiva e que pode alargar-se em função do desenvolvimento tecnológico. Mas é a sua fundamentação, e é isso que se escreve.

o que a lista da CNPD acrescenta	o que continua a valer
nove situações além do artigo 35.º n.º 3	os casos do próprio RGPD
o ponto 9, sobre tecnologias novas	os critérios do grupo do artigo 29.º
lista dinâmica e não exaustiva	o dever de avaliar caso a caso

Fonte: CNPD, Regulamento n.º 798/2018, Diário da República, 2.ª série, n.º 231, de 30 de novembro de 2018.

A consulta prévia, quando o risco não baixa

Se a avaliação indicar que, apesar das medidas de mitigação, subsiste risco elevado para os direitos e liberdades das pessoas, o artigo 36.º do RGPD manda submeter o tratamento a consulta prévia da autoridade. A CNPD confirma-o e acrescenta um pormenor operacional que costuma apanhar as pessoas de surpresa: esse requerimento está sujeito ao pagamento de uma taxa, nos termos do seu regulamento de taxas.

Mais do que um beco sem saída, é um sinal. Se um uso previsto chega a este ponto, a pergunta a fazer, antes de tratar da papelada, é se aquele uso concreto vale o que custa, e se não haverá uma forma de o fazer com menos dados dentro.

O terceiro documento é a política, e é o que as pessoas leem

O registo é para a autoridade e a avaliação de impacto é para os casos de risco elevado. O documento que muda o comportamento diário é o terceiro, e é o único que a equipa chega a ler. Um modelo de política de utilização de IA, com as contas autorizadas, os dados proibidos e quem decide, está pronto no guia da política de utilização de IA.

O que nada disto resolve

Os sete critérios protegem a organização que os aplicou. Nenhum deles protege o colaborador com pressa que abriu a conta pessoal no telemóvel porque a do escritório estava a pedir início de sessão. E é aí que os números portugueses são desconfortáveis.

472violações notificadas em 2025

128por falha humana

47por ransomware

A CNPD abriu 472 processos de violação de dados em 2025, e a causa declarada mais frequente foi a falha humana, com 128 casos, à frente do phishing com 72, do malware com 49 e do ransomware com 47. A própria CNPD ressalva que os números saem das declarações dos responsáveis e podem ficar aquém da realidade. Em Portugal, o adversário estatisticamente mais provável é a pressa, mais do que um atacante.

E há um limite legal a conhecer antes de propor a solução óbvia, que é vigiar o que a equipa escreve. O artigo 170.º do Código do Trabalho, no número 5 e na redação da Lei n.º 83/2021, veda em teletrabalho a captura e utilização de escrita e de histórico, e o número 7 qualifica a violação como contraordenação muito grave. Aí, vigiar o que a equipa escreve não é um atalho disponível.

Também não há seguro que compre a conformidade. O que um seguro de riscos cibernéticos cobre, o que exclui e o que pergunta sobre IA antes de emitir apólice está no guia do seguro de riscos cibernéticos, e a conclusão é a mesma: paga consequências, não evita causas.

O que esta página não resolve

Não lhe diz que ferramenta comprar. Se depois de ler isto a conclusão for que, para o seu caso, a resposta é não usar nenhuma com documentos de cliente, essa é uma conclusão legítima e não precisa de comprar software nenhum para a aplicar.

Não substitui a leitura das fontes, que mudam. Tudo o que está aqui foi lido a 19 e 20 de setembro de 2026, e há pelo menos três coisas com prazo à vista: as diretrizes do Comité Europeu estão em consulta até 30 de outubro de 2026, a lista do quadro de privacidade muda com cada recertificação, e o recurso C-703/25 P está pendente. Quando qualquer uma mudar, a resposta pode mudar.

E não trata do caso concreto de cada profissão. O sigilo do contabilista certificado, o do advogado e o dever de uma autarquia têm cada um a sua norma e a sua ordem profissional, e estão tratados nos guias sobre IA e dados de clientes, incluindo o da IA nas câmaras municipais.

Fontes

Cada fonte vai com o dado concreto que sustenta. Todas as ligações foram abertas a 20 de setembro de 2026, salvo indicação em contrário. A adenda da OpenAI devolve 403 a um pedido automático e carrega normalmente num navegador: foi lida em navegador nessa data.

• Regulamento (UE) 2016/679 (RGPD). O artigo 4.º, ponto 5, sobre pseudonimização; o artigo 5.º n.º 1, alínea c), sobre minimização; o artigo 28.º n.º 3 e a sua alínea h), sobre o contrato com o subcontratante e a auditoria; o artigo 30.º, sobre o registo; os artigos 35.º e 36.º, sobre avaliação de impacto e consulta prévia; e os artigos 44.º a 49.º, sobre transferências.
• CNPD, Regulamento n.º 798/2018, Diário da República, 2.ª série, n.º 231, de 30 de novembro de 2018. A lista de nove situações que obrigam a avaliação de impacto além das do artigo 35.º n.º 3; o ponto 9, sobre dados sensíveis ou de natureza altamente pessoal com utilização de novas tecnologias ou nova utilização de tecnologias já existentes; e a ressalva da própria CNPD de que a lista é dinâmica e não exaustiva. CNPD, PDF
• CNPD, avaliação de impacto sobre a proteção de dados. A obrigatoriedade nos casos do artigo 35.º e nos do Regulamento 798/2018, a consulta prévia do artigo 36.º quando o risco elevado subsiste, e a sujeição desse requerimento ao pagamento de taxa. cnpd.pt
• CNPD, registo de atividades de tratamento. A obrigação do artigo 30.º para responsáveis e subcontratantes, a afirmação de que se estende às organizações com menos de 250 trabalhadores, a qualificação da derrogação do n.º 5 como absolutamente excecional, e os dois modelos de registo publicados. cnpd.pt
• CNPD, orientações e recomendações, reabertas a 20 de setembro de 2026. As oito rubricas publicadas, nenhuma de inteligência artificial, e a remissão para as diretrizes do Comité Europeu. cnpd.pt
• CNPD, «Webinar sobre Inteligência Artificial Generativa», notícia de 10 de maio de 2026. A liderança pela CNPD do grupo de trabalho de IA generativa da Rede Ibero-americana de Proteção de Dados e a série de webinars dessa rede. cnpd.pt
• CNPD, «CNPD alerta para a utilização de dados pessoais para treino da Inteligência Artificial da Meta», notícia de 9 de maio de 2025. O alerta público, os formulários de oposição indicados e a afirmação de que trabalhava com as outras autoridades europeias para avaliar a conformidade. cnpd.pt
• Comité Europeu de Proteção de Dados, plenário de 7 de julho de 2026, anunciado a 8 de julho. A adoção das diretrizes sobre anonimização e das diretrizes sobre recolha de dados na Web no contexto da IA generativa, a consideração do acórdão C-413/23 P, EDPS contra CUR, de 4 de setembro de 2025, e os três critérios de isolamento, ligação e inferência. edpb.europa.eu
• Comité Europeu de Proteção de Dados, Guidelines 02/2026 on Anonymisation. O estado de consulta pública, com período de comentários de 8 de julho a 30 de outubro de 2026. edpb.europa.eu
• Comité Europeu de Proteção de Dados, Guidelines 03/2026, sobre recolha de dados na Web no contexto da IA generativa. O estado de consulta pública, com o mesmo período de 8 de julho a 30 de outubro de 2026. edpb.europa.eu
• Comité Europeu de Proteção de Dados, Guidelines 01/2025 on Pseudonymisation. Que continuam a ser a versão para consulta pública, com o período de comentários encerrado a 14 de março de 2025 e sem versão final publicada. edpb.europa.eu
• Data Privacy Framework, lista de participantes, consultada a 20 de setembro de 2026. A Google LLC como participante ativa nos três quadros, a Microsoft Corporation como ativa com recertificação em análise, e a ausência da OpenAI e da Anthropic tanto entre os participantes ativos como entre os inativos. dataprivacyframework.gov
• Tribunal Geral da União Europeia, processo T-553/23, acórdão de 3 de setembro de 2025. A improcedência do recurso de anulação contra a decisão de adequação, e a interposição de recurso para o Tribunal de Justiça no processo C-703/25 P, entrado a 31 de outubro de 2025 e pendente. curia.europa.eu
• OpenAI, Data Processing Addendum, atualizada a 1 de dezembro de 2025 e em vigor desde 1 de janeiro de 2026. A contraparte OpenAI Ireland Ltd. para clientes do Espaço Económico Europeu e da Suíça, a aceitação por clique, a autorização geral de subcontratantes ulteriores com comunicação por blogue ou notificação, a auditoria no máximo anual e por conta do cliente com possibilidade de substituição por resumo dos relatórios, a assistência na preparação da avaliação de impacto, e as transferências com base em cláusulas contratuais tipo ou decisão de adequação do artigo 45.º. openai.com
• CNPD, Relatório de Atividades 2025, aprovado na reunião de 24 de março de 2026. As 472 violações de dados notificadas em 2025, a falha humana como causa declarada em 128 casos, o ransomware em 47, e a ressalva de que os números vêm das declarações dos responsáveis e podem ficar aquém da realidade. CNPD, PDF
• Lei n.º 83/2021, de 6 de dezembro, que deu ao artigo 170.º do Código do Trabalho a redação em vigor. O número 5, com a proibição de captura e utilização de escrita e de histórico em teletrabalho, e o número 7, que qualifica a violação como contraordenação muito grave. Diário da República, 1.ª série, n.º 235
• Os quatro guias sobre o que cada ferramenta faz com os seus dados, lidos nas fontes oficiais a 19 de setembro de 2026. Os regimes de treino por conta, os prazos de conservação, os acessos e as declarações de localização de cada fornecedor, que esta página resume e não repete.