KI-Richtlinie: Muster für Kanzleien und kleine Unternehmen

Eine KI-Richtlinie legt fest, welche KI-Werkzeuge in der Kanzlei mit welchem Konto genutzt werden, welche Daten in diesen Werkzeugen nichts zu suchen haben, wer ein Ergebnis prüft und wie das Team unterwiesen wird. In einer Kanzlei mit drei bis fünfzehn Personen passt das auf zwei Seiten. Das Muster steht im ersten Abschnitt; darunter folgt zu jedem Punkt, worauf er sich stützt.

Die Datenschutzkonferenz, in der sich die Datenschutzaufsichtsbehörden des Bundes und der Länder abstimmen, empfiehlt genau das: klare interne Weisungen, die dokumentiert werden und festlegen, ob, unter welchen Voraussetzungen und zu welchen Zwecken welche KI-Anwendungen eingesetzt werden dürfen. Die Bundessteuerberaterkammer ist beim privaten Konto noch deutlicher und nennt den Einsatz privater KI für dienstliche Zwecke unzulässig.

Was die Richtlinie festlegt	Wo im Muster
Welche KI-Werkzeuge mit welchem Konto genutzt werden	Punkte 2 und 3
Welche Daten in diesen Werkzeugen nichts zu suchen haben	Punkte 4 und 5
Wer ein Ergebnis prüft	Punkt 7
Wie das Team unterwiesen wird	Punkt 8

Was aus einem Dokument verschwinden muss, bevor eine KI es sieht, steht im Leitfaden zur Pseudonymisierung von Mandantendaten. Hier geht es um die Regel, die das für alle im Haus festlegt, und um das Blatt, mit dem Sie zeigen können, dass es sie gibt.

KI-Richtlinie für die Kanzlei: das Muster zum Übernehmen

Das Muster ist für Kanzleien von Steuerberatern und Rechtsanwälten geschrieben, in denen die Kanzleileitung selbst entscheidet und unterschreibt. Was in eckigen Klammern steht, tragen Sie ein. Wer ein Unternehmen ohne Berufsgeheimnis führt, findet weiter unten, was er anpassen muss. Ein Muster ersetzt nicht die Prüfung, ob ein bestimmtes Werkzeug berufsrechtlich in Frage kommt; wie diese Prüfung abläuft, steht im Leitfaden zur Pseudonymisierung.

Die zehn Punkte lassen sich kopieren und in die eigene Kanzleivorlage übernehmen. Dazu gehören eine Werkzeugliste, die Sie mit jedem neuen Werkzeug fortschreiben, und die Kenntnisnahme, die jede Person unterschreibt.

Womit gearbeitet wird und was hineindarf

Das sind die Punkte 1 bis 5. Als Kopfzeile genügt: KI-Richtlinie der [Kanzlei], Stand [Datum], zuständig [Name].

1. Geltung. Diese Richtlinie gilt für alle, die in der Kanzlei oder in ihrem Auftrag arbeiten, auch für Auszubildende und freie Mitarbeitende. Sie gilt für jede Anwendung, die mit künstlicher Intelligenz Texte erzeugt, zusammenfasst, übersetzt oder auswertet, auch wenn sie in Software steckt, die die Kanzlei schon nutzt.
2. Nur freigegebene Werkzeuge. Genutzt werden nur die Werkzeuge aus der Werkzeugliste, und nur für die dort genannten Zwecke. Ein neues Werkzeug kommt erst auf die Liste, wenn [Name] es geprüft und freigegeben hat.
3. Nur Konten der Kanzlei. Für die Arbeit wird kein privates Konto genutzt, auch nicht auf dem eigenen Telefon und auch nicht für Texte ohne Mandantenbezug. Die Konten der Kanzlei tragen, soweit möglich, keine Namen einzelner Beschäftigter.
4. Was nicht eingegeben wird. In Werkzeuge, die dafür nicht ausdrücklich freigegeben sind, kommen keine Namen, Anschriften, Geburtsdaten, Steuer-IDs, Bankverbindungen, Konfessionen oder Aktenzeichen und keine Verträge, Schriftsätze, Bescheide, Erklärungen, Bilanzen oder Lohnunterlagen. Das gilt ebenso für Daten des eigenen Teams und für Interna der Kanzlei.
5. Auch ohne Namen erkennbar. Namen und Nummern zu entfernen genügt nicht, wenn Ort, Branche, Betrag oder Zeitraum zusammen verraten, um wen es geht. Im Zweifel wird die Frage abstrakt gestellt oder [Name] gefragt.

Prüfung, Unterweisung und der Fehlerfall

Das regeln die Punkte 6 bis 10. Punkt 9 dient nicht nur der guten Ordnung: Liegt eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten vor, muss die Kanzlei sie nach Art. 33 DSGVO unverzüglich und möglichst binnen 72 Stunden, nachdem sie davon erfahren hat, der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde melden.

Ausgenommen ist nur eine Verletzung, die voraussichtlich zu keinem Risiko für die Betroffenen führt. Die Klausel nützt allerdings wenig, wenn im Ernstfall niemand weiß, welche der siebzehn Behörden zuständig ist und ab wann die Frist läuft: Beides klärt die Meldung einer Datenpanne in der Kanzlei, bevor Sie sie brauchen.

6. KI im Einzelmandat. Soll KI unmittelbar für ein bestimmtes Mandat eingesetzt werden, wird vor der Eingabe sensibler mandantenbezogener Daten die Einwilligung des Mandanten eingeholt. Ohne sie werden die Daten anonymisiert oder pseudonymisiert.
7. Prüfung vor Verwendung. Vorschriften, Urteile und Fristen werden an der Quelle nachgeschlagen, Berechnungen nachgerechnet. Bevor ein Ergebnis die Kanzlei verlässt, prüft und gibt es ein erfahrener Berufsträger frei. Die Verantwortung bleibt bei der Person, die das Ergebnis verwendet.
8. Unterweisung. Wer ein Werkzeug von der Liste nutzt, wird vorher unterwiesen, und erneut, wenn sich die Liste ändert. Festgehalten werden Datum, Art, Inhalt, Dauer und Teilnehmende.

Fehler melden und die Richtlinie überprüfen

9. Fehler sofort melden. Wer bemerkt, dass Daten in ein nicht freigegebenes Werkzeug gelangt sind, meldet es sofort [Name]. Wer ein Versehen sofort meldet, hat deswegen keine arbeitsrechtlichen Nachteile zu befürchten.
10. Überprüfung und Kontrollen. Richtlinie und Werkzeugliste werden mindestens einmal im Jahr und vor jeder neuen Freigabe überprüft. Stichproben, mit denen die Kanzlei die Einhaltung dieser Richtlinie prüft, werden hier angekündigt: [eintragen oder streichen].

Werkzeug und Konto	Erlaubt für	Nicht erlaubt für
[Textassistent], Kanzleikonto	Entwürfe und Recherche ohne Mandantenbezug	Alles aus Punkt 4
[Übersetzungsprogramm], Kanzleikonto	[eintragen]	[eintragen]
[KI-Funktion der Fachsoftware]	[eintragen]	[eintragen]
[KI-Funktion im Büropaket]	[eintragen]	[eintragen]

Unter die Tabelle gehört die Kenntnisnahme: „Ich habe diese Richtlinie gelesen und halte mich daran“, mit Name, Datum und Unterschrift jeder Person. Die Richtlinie liegt dort, wo alle sie jederzeit finden; so empfiehlt es die Bundessteuerberaterkammer.

Warum eine schriftliche Richtlinie sinnvoll ist: Art. 4 KI-VO und Berufsrecht

Art. 4 der KI-Verordnung gilt seit dem 2. Februar 2025, und Betreiber im Sinne der Verordnung ist in der Regel auch die Kanzlei, die ein KI-System in eigener Verantwortung beruflich nutzt. Seit dem 27. Juli 2026 gilt der Artikel in der Fassung der Verordnung (EU) 2026/1744. Was sich damit geändert hat, steht in unserem Leitfaden zur Pseudonymisierung; hier zählt, was geblieben ist.

27. Juli 2026

Geblieben ist die Pflicht selbst, und eine Ausnahme nach Größe gibt es nicht: Die Bundesnetzagentur schreibt in ihrem KI-Service Desk, die Pflicht gelte unabhängig von Wirtschaftszweig oder Organisationsgröße. Was sie im Übrigen verlangt und was nicht, fasst die Tabelle zusammen.

Frage	Antwort der Bundesnetzagentur
Muss ein bestimmtes Kompetenzniveau garantiert werden?	Nein
Sind formalisierte oder standardisierte Schulungen vorgeschrieben?	Nein
Braucht es ein externes Zertifikat?	Nein
Muss ein KI-Beauftragter benannt werden?	Nein
Sollen die Maßnahmen dokumentiert werden?	Ja, empfohlen, unter anderem Art, inhaltlicher und zeitlicher Umfang, Teilnehmende

Ein eigener Bußgeldtatbestand für Art. 4 ist für Betreiber wie Kanzleien derzeit nicht ersichtlich. Ihn nennt weder Art. 99 Abs. 4 KI-VO noch der deutsche Bußgeldkatalog in § 15 des KI-MIG, das seit dem 29. Juli 2026 in Kraft ist. Das ist unsere Lesart des Gesetzestextes, keine Auskunft einer Behörde, und es ist kein Grund, nichts zu tun.

Nach Art. 4 muss niemand dokumentieren, empfohlen wird es trotzdem

Die Empfehlung kommt von der Bundesnetzagentur. Ihre Begründung: Ein Mangel an KI-Kompetenz könne als Verletzung der Sorgfaltspflicht angesehen werden, insbesondere wenn dadurch ein Schaden entsteht. Wer seine Maßnahmen gut dokumentiert, könne jederzeit nachweisen, dass er die Anforderungen des Art. 4 erfüllt. Eine unterschriebene Richtlinie und ein Unterweisungsnachweis sind die kleinste Form dieser Dokumentation.

Für Steuerberater und Rechtsanwälte kommt das Berufsrecht hinzu

Unberührt von der Änderung der KI-Verordnung bleibt das Berufsrecht. § 57 Abs. 2a StBerG und § 43a Abs. 8 BRAO verpflichten zur Fortbildung. Die Bundessteuerberaterkammer zählt den kompetenten Umgang mit KI ausdrücklich dazu; ihre FAQ beruhen allerdings auf dem Rechtsstand Juli 2025 und geben Art. 4 noch in der alten Fassung wieder.

Näher an der Richtlinie liegt eine Vorschrift, die älter ist als jede KI. Nach § 62 StBerG und § 43a Abs. 2 BRAO verpflichten Berufsträger ihre Beschäftigten in Textform zur Verschwiegenheit, belehren sie über die strafrechtlichen Folgen und wirken in geeigneter Weise auf die Einhaltung hin. Verpflichtung und Belehrung entfallen für Angestellte, die derselben Verschwiegenheitspflicht unterliegen; die BRAO nennt zusätzlich Referendare.

Eine unterschriebene KI-Richtlinie ersetzt Verpflichtung und Belehrung nicht. Sie ist aber eine naheliegende Form, auch bei KI-Werkzeugen auf die Einhaltung der Verschwiegenheit hinzuwirken. Über solche Werkzeuge können Mandantendaten die Kanzlei auf einem Weg verlassen, den es vor wenigen Jahren noch nicht gab. Ein Notarbüro kann das Muster ebenso nutzen, muss darin aber die Amtsverschwiegenheit nennen, die weiter reicht als der Datenschutz.

Werkzeuge und Konten: was die Richtlinie beim Namen nennt

Die Bundessteuerberaterkammer schreibt in ihren FAQ, außerhalb der Fachsoftware dürften Mitarbeitende ausschließlich die von der Kanzlei freigegebenen KI-Zugänge nutzen. Öffentlich zugängliche Dienste wie ChatGPT oder Claude sollten gemieden werden, sofern sie nicht ausdrücklich für den Kanzleibetrieb freigegeben wurden. Punkt 2 und Punkt 3 des Musters setzen das um. Bei Microsoft Copilot muss die Liste dazusagen, welcher gemeint ist, denn unter dem Namen laufen vier verschiedene Produkte.

Die Datenschutzkonferenz nennt einen zweiten Grund. Arbeitgeber sollten für die berufliche Nutzung Geräte und Konten stellen, weil bei privaten Konten Profile zu den jeweiligen Beschäftigten entstehen können. Die Konten sollten keine Namen einzelner Beschäftigter tragen, soweit die Anwendung nicht auf eigenen Servern läuft. Wo die Anwendung es zulässt, lassen sich schon bei der Einrichtung das Training mit den Eingaben und die Speicherung des Verlaufs über die Sitzung hinaus abschalten.

Wie verbreitet das Gegenteil ist, hat Bitkom für Unternehmen ab 20 Beschäftigten erhoben. In 8 Prozent der Unternehmen ist die Nutzung privater KI-Zugänge für die Arbeit weit verbreitet, in 17 Prozent gibt es Einzelfälle, und weitere 17 Prozent wissen es nicht sicher, gehen aber davon aus. Weitere 24 Prozent wissen es ebenfalls nicht sicher, gehen aber nicht davon aus, und sicher, dass es nicht vorkommt, sind 29 Prozent. Eine vergleichbare Zahl für kleine Kanzleien haben wir nicht gefunden.

weit verbreitet8 %

Einzelfälle17 %

nicht sicher, aber vermutet17 %

nicht sicher, eher nicht24 %

sicher, dass nicht29 %

Ein Verbot allein ändert daran wenig. Die Datenschutzaufsicht in Niedersachsen schlägt in ihren FAQ zur künstlichen Intelligenz vor, Schatten-KI etwa in einer Dienstanweisung zu adressieren und zu untersagen, und ergänzt, Unternehmen sollten bewusst entscheiden, welche KI-Systeme unter welchen Bedingungen eingesetzt werden. Bitkom verbindet beides ausdrücklich: klare Regeln aufstellen und den Beschäftigten KI-Technologien zur Verfügung stellen. Bei Google etwa hängen die Bedingungen davon ab, ob das Konto privat ist oder zu Workspace gehört: zwei verschiedene Antworten.

Auf die Liste gehört auch die KI, die niemand eigens bestellt hat

Gemeint sind etwa die Übersetzungsfunktion, der Assistent im Büropaket, die neue Schaltfläche in der Fachsoftware. Die Bundessteuerberaterkammer unterscheidet selbst zwischen KI, die Teil der Fachsoftware ist, und öffentlich zugänglichen Diensten. Auf die Liste gehört beides, denn auch eine Funktion in vertrauter Software kann Daten an einen Dienst außerhalb der Kanzlei schicken. Warum Übersetzungsprogramme besonders leicht durchrutschen, zeigt der Leitfaden zur Pseudonymisierung.

Die Freigabe eines Werkzeugs passt auf eine halbe Seite

Grundlage der Freigabe ist die berufsrechtliche Prüfung. Ob der Anbieter nach § 62a Abs. 3 StBerG oder § 43e Abs. 3 BRAO zur Verschwiegenheit verpflichtet ist und wo er die Leistung erbringt, entscheidet mit darüber, welche Daten später überhaupt in das Werkzeug dürfen. Das Blatt hält die Antworten fest, damit nicht jede Person am Bildschirm neu entscheidet.

FREIGABE EINES KI-WERKZEUGS

Werkzeug, Anbieter:          [Name, Anbieter]
Konto:                       [Kanzleikonto, verwaltet von]
Zweck:                       [wofür es genutzt werden darf]
Daten:                       [keine / verfremdet / Mandantendaten]
AVV nach Art. 28 DSGVO:      [ja, vom / nein / nicht nötig]
Verschwiegenheitspflicht:    [ja, § 62a StBerG / § 43e BRAO / nein]
Ort der Leistung:            [EU / Drittland und Grundlage]
Nutzung für KI-Training:     [abgeschaltet / findet nicht statt / nicht abschaltbar]
Verlauf gespeichert:         [nein / Frist]
Freigegeben von, am:         [Name, Datum]
Nächste Prüfung:             [Datum]

Steht bei der Verschwiegenheitspflicht ein Nein, gilt Punkt 4 für dieses Werkzeug ohne Ausnahme, und das Blatt sagt es jedem, der später fragt.

Mandantendaten in der Richtlinie: was „anonymisiert“ dort heißen muss

Für die Datenklausel gibt die Bundessteuerberaterkammer selbst ein Beispiel: Die Richtlinie solle definieren, welche Arten von Daten verarbeitet werden dürfen, etwa nur anonymisierte Mandantendaten. Im selben Katalog steht der Satz, der dieses Beispiel begrenzt: Auch scheinbar harmlose Angaben können in Kombination Rückschlüsse auf Mandanten, Personen oder vertrauliche Vorgänge zulassen. Wie eine Steuerkanzlei wenigstens Name, Steuernummer und Steuer-ID vor der Eingabe abdeckt, zeigen wir am Beispiel einer Rückfrage für ChatGPT in der Steuerberatung.

Eine Klausel, die nur „anonymisiert“ sagt, überlässt die schwierigste Entscheidung der Person, die gerade tippt. Punkt 5 des Musters nennt deshalb die Angaben, auf die sie achten muss: Ort, Branche, Betrag, Zeitraum. Die Bundesrechtsanwaltskammer hält es regelmäßig nicht für ausreichend, Namen und Anschriften zu entfernen, wenn sich Mandatsinformationen aus dem Kontext ergeben können. Wie das an einem Fall aussieht, zeigt der Leitfaden zur Pseudonymisierung.

Was in öffentliche KI-Systeme in der Regel nicht gehört

Die Bundessteuerberaterkammer zählt diese Daten einzeln auf, und ihre Liste reicht über Mandantendaten hinaus. Die Tabelle zeigt für jede Datenart, was gilt.

Datenart	Beispiele aus den FAQ der BStBK	Was gilt
Personenbezogene Daten	Namen, Adressen, Geburtsdaten, Steuer-IDs, Kontoverbindungen, Konfessionen	Punkt 4 des Musters
Mandatsbezogene Inhalte	Verträge, Schriftsätze, Steuererklärungen, Bilanzen, Lohnunterlagen	Punkt 4 des Musters
Interna der Kanzlei	Strategie, Umsatzplanung, Zugangsdaten, IT-Strukturen	Punkt 4 des Musters
Daten des eigenen Teams	Mitarbeitergespräche, Gehaltsdaten, Krankmeldungen	Punkt 4 des Musters
Texte für die Öffentlichkeit	Newsletter, allgemeine Kommunikation	In der Regel möglich
Persönliche Grüße	Karten zum Geburtstag oder Jubiläum	Datenschutz der Person beachten

Die letzten beiden Zeilen zeigen, wie die Kammer die Grenze zieht. Ein Newsletter ist für die Öffentlichkeit bestimmt; dafür können in der Regel auch öffentlich verfügbare KI-Systeme eingesetzt werden. Eine Geburtstagskarte an eine Mandantin ist es nicht, auch wenn sie harmlos wirkt: Hier ist stets auch der Datenschutz der betroffenen Person zu berücksichtigen.

Punkt 6 greift eine Frage auf, die die Kammer selbst nicht zweifelsfrei beantwortet: ob der KI-Einsatz für ein einzelnes Mandat die Einwilligung des Mandanten braucht. Wo die Kammer dafür die Grenze nach § 62a Abs. 5 StBerG zieht, steht im Leitfaden zur Pseudonymisierung. Für die Richtlinie genügt ihr Rat: vor der Eingabe sensibler mandantenbezogener Daten stets die Einwilligung einholen, andernfalls anonymisieren oder pseudonymisieren.

Prüfung und Verantwortung: wer ein KI-Ergebnis freigibt

Für Punkt 7 hat die Bundessteuerberaterkammer ein Bild gefunden, das in jeder Kanzlei funktioniert: KI-Ergebnisse sollten wie die Arbeit eines unerfahrenen Mitarbeitenden behandelt werden. Sie mögen hilfreich sein, müssen aber immer von einem erfahrenen Berufsträger geprüft werden. Was das nach ihrem Katalog konkret heißt, zeigt die Tabelle.

Art des Ergebnisses	Prüfschritt nach der BStBK
Paragraf, den die KI nennt	Im Gesetz nachschlagen
Berechnung	Mindestens eine Plausibilitätsrechnung
Zumindest jedes wichtige Arbeitsergebnis	Gegenprüfung durch eine zweite Person
Routinefrage	Eine einfache Plausibilitätskontrolle mag genügen
Komplexer Fall	Zusätzliche Prüfschritte können nötig sein

Dass ein Werkzeug Namen und Kennnummern ersetzt und beim Lesen der Antwort wieder einsetzt, ändert an dieser Prüfung nichts.

Ob der Mandant vom KI-Einsatz erfahren muss

Die Kammer antwortet darauf vorsichtig. Eine ausdrückliche berufsrechtliche Pflicht dazu bestehe derzeit nicht, und ob die Nutzung von KI ein wesentlicher Aspekt der Mandatsausführung sei, werde noch diskutiert. Datenschutzrechtlich sei eine Information aber erforderlich, wenn personenbezogene Mandantendaten an einen KI-Dienst fließen.

Für die Richtlinie folgt daraus keine eigene Klausel, wohl aber eine Aufgabe bei der Freigabe: Wer ein Werkzeug freigibt, das Mandantendaten verarbeiten soll, prüft im selben Zug die Datenschutzhinweise der Kanzlei. Die Kammer rät, den Einsatz solcher Werkzeuge dann in der Datenschutzerklärung zu erläutern. Als möglichen Ort für den Hinweis an den Mandanten nennt die Kammer die Mandatsvereinbarung; für beide Stellen gibt es eine Klausel samt Datenschutzabsatz.

Unterweisung und Nachweis: das Blatt, das Sie vorzeigen können

Punkt 8 ist die naheliegendste Maßnahme im Sinne von Art. 4, und sie muss nicht aufwendig sein. Die Bundesnetzagentur schreibt, das Format könne von Selbstlernprogrammen über Workshops und Schulungen bis zu mehrstufigen Fortbildungsprogrammen reichen und intern wie extern stattfinden.

Wie weit die Wirtschaft damit ist, hat Bitkom im Sommer 2026 unter Unternehmen ab 20 Beschäftigten erhoben. Demnach schulen 70 Prozent ihre Beschäftigten im Umgang mit KI: 11 Prozent alle, 22 Prozent einen Großteil und 37 Prozent ausgewählte Beschäftigte. Jedes vierte Unternehmen (25 Prozent) bietet keinerlei Schulungen an.

schulen alle Beschäftigten11 %

schulen einen Großteil22 %

schulen ausgewählte Beschäftigte37 %

bieten keinerlei Schulungen an25 %

Welche Fähigkeiten der KI-Einsatz in der Steuerkanzlei verlangt, nennt die Bundessteuerberaterkammer beispielhaft, darunter ein Grundverständnis von Stärken, Schwächen, Halluzinationen und Verzerrungen, den sicheren Umgang mit den Werkzeugen und die kritische Bewertung der Ergebnisse. In einer kleinen Kanzlei kann die Unterweisung dazu eine Besprechung sein, in der das Team die Richtlinie und die freigegebenen Werkzeuge gemeinsam durchgeht.

Was die Bundesnetzagentur festzuhalten empfiehlt

Genannt werden unter anderem die Art der Maßnahme, ihr inhaltlicher und zeitlicher Umfang und die teilnehmenden Personen. Außerdem rät die Bundesnetzagentur, die Maßnahmen regelmäßig zu bewerten und bei Bedarf aufzufrischen, etwa wenn sich die genutzten Systeme ändern. Dieser Unterweisungsnachweis deckt die drei Angaben ab.

NACHWEIS DER UNTERWEISUNG ZUR KI-RICHTLINIE

Kanzlei:            [Name]
Datum:              [TT.MM.JJJJ]
Art:                [Besprechung / Onlinekurs / externe Schulung]
Dauer:              [Minuten]
Durchgeführt von:   [Name]

Inhalt:
☐ KI-Richtlinie, Fassung vom [Datum], Punkte 1 bis 10
☐ freigegebene Werkzeuge und wofür sie erlaubt sind
☐ typische Fehler: erfundene Quellen, falsche Paragrafen, Rechenfehler
☐ Daten, die nicht eingegeben werden, und Angaben, die zusammen verraten, um wen es geht
☐ Meldeweg bei einem Fehler

Teilnehmende:       Name · Unterschrift
                    Name · Unterschrift

Heben Sie den Unterweisungsnachweis zusammen mit der unterschriebenen Richtlinie auf. Beides zusammen beantwortet die Frage, welche Maßnahme die Kanzlei ergriffen hat, ohne dass sich jemand erinnern muss.

Stichproben ja, eine totale Überprüfung nicht

Kontrollen haben bei der Bundessteuerberaterkammer eine klare Grenze. Stichprobenartige Kontrollen hält sie für hilfreich, eine totale Überprüfung der Aktivitäten der Mitarbeitenden dagegen weder aus arbeitsrechtlichen Gründen für zulässig noch für förderlich. Solche Maßnahmen sollten angekündigt und in der Richtlinie transparent gemacht werden, deshalb hat Punkt 10 eine Zeile dafür.

Wer dafür Software einsetzen will, sollte vorher wissen, ob sie Inhalte aufzeichnet oder nur Zählwerte; auch Zählwerte je Gerät können Verhalten oder Leistung sichtbar machen. Die Desktop-Anwendung liefert der Kanzlei keine Nutzungsdaten. Das Panel für Organisationen erhält Zählwerte nach Kategorie, nie den Text; wo es einen Betriebsrat gibt, ist dabei die Mitbestimmung zu beachten.

Betriebsrat und Datenschutzbeauftragter: wann sie mitreden

Ob in Ihrer Kanzlei ein Betriebsrat mitredet, hängt zuerst davon ab, ob es einen gibt. Gewählt werden kann er nach § 1 Abs. 1 BetrVG in Betrieben mit in der Regel mindestens fünf ständigen wahlberechtigten Arbeitnehmern, von denen drei wählbar sind, und Auszubildende zählen als Arbeitnehmer mit. Ist keiner gewählt, stellt sich die Frage nicht.

Gibt es einen, hat er ein Mitbestimmungsrecht, soweit die Einführung einen Tatbestand des § 87 Abs. 1 BetrVG erfüllt. Für KI kommen vor allem zwei in Betracht: Fragen der Ordnung des Betriebs und des Verhaltens der Arbeitnehmer im Betrieb (Nr. 1) und technische Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung zu überwachen (Nr. 6). Kommt keine Einigung zustande, entscheidet nach § 87 Abs. 2 die Einigungsstelle.

Ein Beschluss des Arbeitsgerichts Hamburg zu ChatGPT

Das Arbeitsgericht Hamburg hat beide Tatbestände in einem Beschluss vom 16. Januar 2024 im einstweiligen Rechtsschutz auf ChatGPT angewendet. Der Arbeitgeber hatte die Nutzung von ChatGPT über den Browser erlaubt, die Beschäftigten mussten dafür eigene, private Konten anlegen, und er erhielt keine Informationen über die Nutzung. Seine Vorgaben dazu ordnete das Gericht dem mitbestimmungsfreien Arbeitsverhalten zu, nicht dem mitbestimmungspflichtigen Ordnungsverhalten.

Den Browser sah das Gericht durchaus als technische Einrichtung an, die Leistungs- und Verhaltensinformationen aufzeichnen kann; das Mitbestimmungsrecht war dort aber durch eine Konzernbetriebsvereinbarung zu Browsern bereits ausgeübt. Übertragen lässt sich das nur mit Vorsicht. Die Entscheidung betraf private Konten, deren Nutzung der Arbeitgeber nicht sehen konnte. Wer Kanzleikonten einrichtet, wie es die Bundessteuerberaterkammer und die Datenschutzkonferenz empfehlen, und deren Nutzung auswerten kann, steht Nr. 6 näher als der Hamburger Arbeitgeber.

„Der Datenschutzbeauftragte“ kann zwei Stellen meinen

Gemeint sein können im Alltag die Person, die die Kanzlei selbst benennt, und die Aufsichtsbehörde des Landes, in dem sie ihren Sitz hat. Wer eine Frage zur Richtlinie an „den Datenschutzbeauftragten“ richtet, sollte wissen, welche der beiden gemeint ist.

Gemeint	Wer das ist	Wann es sie gibt
Datenschutzbeauftragter der Kanzlei	Eine intern oder extern benannte Person	Pflicht, wenn in der Regel mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind; bei Verarbeitungen, die einer Datenschutzfolgenabschätzung (DSFA) nach Art. 35 DSGVO unterliegen, unabhängig von der Zahl (§ 38 Abs. 1 BDSG, ergänzend zu Art. 37 DSGVO)
Aufsichtsbehörde	Die nach Landesrecht zuständige Behörde	Für nichtöffentliche Stellen immer zuständig (§ 40 Abs. 1 BDSG)

Die Bundessteuerberaterkammer schreibt dazu ausdrücklich, dass auch kleine Kanzleien einen Datenschutzbeauftragten bestellen müssen, wenn eine DSFA zu erstellen ist. Ob das beim KI-Einsatz der Fall ist, ergibt erst eine Vorabprüfung; die Datenschutzkonferenz geht davon aus, dass dies vielfach so sein wird.

Steuerberater und Anwälte: was DStV, BStBK und BRAK schon vorgelegt haben

Für Steuerkanzleien gibt es seit April 2026 ein ausführlicheres Muster. Der Deutsche Steuerberaterverband hat eine Muster-KI-Anwendungsrichtlinie veröffentlicht, frei herunterladbar als PDF mit 16 Seiten, ausdrücklich unverbindlich und zur Anpassung an die eigene Kanzlei gedacht.

16 Seiten

Seine Grundlogik lautet: Werkzeug, Anwendungsfall, Daten, Risiko. KI darf danach nur eingesetzt werden, wenn das Werkzeug freigegeben ist, der Anwendungsfall definiert ist und die Anforderungen seiner Risikostufe eingehalten werden. Die Kanzlei führt ein Werkzeugverzeichnis und ein Verzeichnis der Anwendungsfälle; jeder Anwendungsfall bekommt eine von vier Risikostufen. Private Konten für dienstliche Zwecke sind auch dort unzulässig.

Wenn KI in der Mandatsarbeit selbst steckt

In diesem Fall ist das lange Muster das richtige. Belegverarbeitung im laufenden Mandat, Diktier-KI bei Mandantengesprächen oder automatisierte Kommunikation mit Mandanten ordnet der DStV in Stufe 3 ein, mit verpflichtender fachlicher Prüfung und Freigabe durch eine verantwortliche Person. Wer so arbeitet, braucht die Stufen und die Verzeichnisse.

	DStV-Muster	Muster dieses Leitfadens
Umfang	16 Seiten, neun Kapitel	Zehn Punkte und eine Werkzeugliste
Risikosteuerung	Vier Stufen je Anwendungsfall	Grenzen über die Punkte 4 bis 6
Verzeichnisse	Werkzeuge und Anwendungsfälle	Werkzeuge
Unterweisung	Eigenes Kapitel, Schulungskonzept als optionaler Anhang	Unterweisungsnachweis in diesem Leitfaden
Sinnvoll, wenn	KI in Mandatsprozessen eingesetzt wird	KI vor allem für Texte und Recherche genutzt wird

Von der Bundesrechtsanwaltskammer liegt nach unserer Kenntnis kein vergleichbares Muster vor. Ihre Hinweise zum KI-Einsatz vom Dezember 2024 behandeln Berufsrecht, Datenschutz und KI-Verordnung auf sieben Seiten und geben Art. 4 in der alten Fassung wieder. Die Pflicht, Beschäftigte zur Verschwiegenheit zu verpflichten und auf deren Einhaltung hinzuwirken, steht für Anwälte in § 43a Abs. 2 BRAO; was für den Anbieter nach § 43e BRAO gilt, steht im Leitfaden zur Pseudonymisierung.

Ohne Berufsgeheimnis: was ein Unternehmen am Muster ändert

Für ein Unternehmen, das keine Kanzlei ist, bleibt der größte Teil des Musters gleich. Aus Mandantendaten werden Kundendaten und aus dem Berufsträger die fachlich verantwortliche Person, Punkt 6 entfällt, weil es kein Mandat gibt, und im Freigabeblatt fällt die Zeile zur berufsrechtlichen Verschwiegenheitspflicht weg. Punkt 4 wird eher länger: Angebote, Preise, Personaldaten und Zugangsdaten gehören dort genauso hinein.

Prüfen Sie aber, ob in Ihrem Betrieb wirklich kein Berufsgeheimnis gilt. § 203 StGB erfasst neben Anwälten und Steuerberatern unter anderem Ärzte, Zahnärzte, Tierärzte und Apotheker, und wer mit solchen Geheimnissen arbeitet, bleibt besser bei der Kanzleifassung. Was eine Arztpraxis daran ändert, von den Vorschriften bis zu Versichertennummer und Arztnummer, zeigt der Leitfaden zum Arztbrief und ChatGPT.

Welche Kennnummern unsere Anwendung ab Werk sucht, zeigt unsere Startseite.

Und je größer die Belegschaft, desto eher gibt es einen Betriebsrat. Wo es ihn gibt, gehört er vor der Einführung an den Tisch, gerade bei Punkt 10. In einer Kommune heißt dasselbe Papier Dienstanweisung, und statt des Betriebsverfassungsgesetzes gilt das Personalvertretungsgesetz des Landes: was im Rathaus dazukommt.

Die Richtlinie einführen: fünf Schritte

Eine Richtlinie, die in einer Schublade liegt, hilft niemandem. Die folgende Reihenfolge soll vor allem verhindern, dass das Verbot vor der Alternative kommt, und der erste Schritt ist die Bedarfsermittlung, mit der auch die Bundesnetzagentur beginnt.

1. Fragen, was schon genutzt wird. Bitten Sie das Team aufzuschreiben, welche KI-Werkzeuge es mit welchem Konto wofür nutzt, ohne Konsequenzen befürchten zu müssen. Die Fragen unten genügen.
2. Werkzeuge freigeben. Für das, was gebraucht wird, richten Sie Kanzleikonten ein und füllen für jedes das Freigabeblatt aus. Was sich nicht freigeben lässt, bekommt eine kurze Begründung.
3. Muster anpassen und ablegen. Tragen Sie Namen, Werkzeuge und Kontrollen ein und legen Sie die Richtlinie dort ab, wo alle sie jederzeit finden.
4. Unterweisen und unterschreiben. Gehen Sie Richtlinie und freigegebene Werkzeuge in einer Besprechung durch; danach folgen der Unterweisungsnachweis und die Kenntnisnahme.
5. Wiedervorlage setzen. In zwölf Monaten, und vorher bei jedem neuen Werkzeug oder wenn eine Freigabe wegfällt.

KURZE UMFRAGE IM TEAM, OHNE KONSEQUENZEN

1. Welche KI-Werkzeuge nutzen Sie für die Arbeit?
   (auch Übersetzung, Diktat, Funktionen in Office oder Fachsoftware)
2. Mit welchem Konto?  [Kanzleikonto / privat / weiß nicht]
3. Wofür, in einem Satz?
4. Was würde Ihnen fehlen, wenn es das Werkzeug nicht mehr gäbe?

Die vierte Frage ist die wichtigste für Schritt 2, weil sie zeigt, wofür ein Kanzleikonto wirklich gebraucht wird. Ob ein Anbieter berufsrechtlich überhaupt in Frage kommt, klärt die Prüfung nach § 62a StBerG oder § 43e BRAO, bevor das Freigabeblatt ausgefüllt wird.

Richtlinie und Werkzeug: wobei Nonimo hilft und wobei nicht

Eine Richtlinie sagt, was erlaubt ist. Sie hält niemanden davon ab, abends unter Zeitdruck eine Akte in das falsche Fenster zu kopieren. Die Bundessteuerberaterkammer schreibt deshalb, mit den ersten Werkzeugen sollten neben schriftlichen Richtlinien auch technische und organisatorische Vorkehrungen getroffen werden.

Nonimo ist eine solche Vorkehrung für den Moment der Eingabe, heute als Anwendung für Mac und Windows. Sie markieren Text, drücken eine Taste, und die Namen, Kennnummern und Kontonummern, die die Erkennung findet, werden durch Platzhalter ersetzt, bevor der Text den Rechner verlässt; beim Lesen der Antwort kommen sie zurück. Das ist Pseudonymisierung und keine Anonymisierung.

Die Anwendung arbeitet nur, wenn jemand diesen Schritt macht, und sie ersetzt weder die Unterweisung aus Punkt 8 noch den Blick auf den Sachverhalt aus Punkt 5. Dass die Verantwortung für das, was gesendet wird, bei Ihnen bleibt, sagen unsere Allgemeinen Geschäftsbedingungen ausdrücklich.

Für die ganze Kanzlei kommen die Browsererweiterung, das Panel und der Monatsbericht hinzu, die unsere Seite für Organisationen beschreibt.

Wenn Sie kein weiteres Werkzeug einführen wollen

Das ist eine vertretbare Entscheidung. Kanzleikonten für die Werkzeuge, die Sie ohnehin nutzen, diese Richtlinie und eine Unterweisung decken den organisatorischen Teil ab. Ein Werkzeug wie unseres kommt vor allem dann in Frage, wenn im Team regelmäßig mit echten Akten gearbeitet wird und Namen und Kennnummern nach dem Markieren auf Tastendruck statt von Hand ersetzt werden sollen.

Drei Sätze, die Sie anderswo lesen und die so nicht stimmen

In vielen Vorlagen und Beiträgen stehen noch Sätze, die im September 2026 nicht mehr stimmen oder nie ganz gestimmt haben. Drei davon betreffen eine KI-Richtlinie direkt.

1. „Art. 4 verpflichtet seit Februar 2025 zu Schulung und Nachweis.“ Einen Nachweis hat der Artikel nie verlangt, und seit dem 27. Juli 2026 verlangt er Maßnahmen, die die Entwicklung der KI-Kompetenz unterstützen, ohne Garantie für ein bestimmtes Niveau. Die Änderung im Wortlaut beschreibt unser Leitfaden zur Pseudonymisierung.
2. „Eine KI-Richtlinie schützt die Mandantendaten.“ Wenn die Bundessteuerberaterkammer davor warnt, Mandantendaten ungeschützt in öffentliche KI-Dienste einzugeben, versteht sie unter Schutz eine vertragliche Absicherung beim Anbieter oder anonymisierte beziehungsweise pseudonymisierte Eingaben. Die Richtlinie legt fest, wer was darf; Schutz bieten erst die Maßnahmen, die sie vorschreibt.
3. „Mit abgeschaltetem Training ist das private Konto unbedenklich.“ Die Bundessteuerberaterkammer nennt den Einsatz privater KI für dienstliche Zwecke unzulässig, weil Mandantendaten ungewollt das Kanzleiumfeld verlassen können. Eine Einstellung in einem privaten Konto kennt und verwaltet die Kanzlei nicht.

Nichts in diesem Leitfaden ist Rechtsberatung; im Einzelfall fragen Sie Ihre Kammer oder einen Berufsrechtler. Das Muster dürfen Sie in Ihrer Kanzlei frei übernehmen und anpassen.

Quellen

Alle Fundstellen am 15. September 2026 geprüft, soweit möglich in der Primärquelle. Den Beschluss des ArbG Hamburg haben wir im Volltext bei JurPC gelesen, Art. 33 DSGVO in der unten verlinkten Textfassung.

• Verordnung (EU) 2026/1744 vom 8. Juli 2026 (Digital-Omnibus-Verordnung zur KI), Amtsblatt vom 24. Juli 2026: Art. 1 Nr. 5 mit der neuen Fassung von Art. 4 KI-VO, Erwägungsgrund 8, Inkrafttreten am dritten Tag nach der Veröffentlichung.
• Verordnung (EU) 2024/1689 (KI-Verordnung): Art. 3 Nr. 4 (Betreiber), Art. 4, Art. 99 Abs. 4, Art. 113.
• Bundesnetzagentur, KI-Service Desk, KI-Kompetenz: Art. 4 in der geänderten Fassung; Geltung unabhängig von Wirtschaftszweig oder Organisationsgröße; nicht vorgeschrieben sind garantierte Kompetenzniveaus, formalisierte oder standardisierte Trainingsmaßnahmen, externe Zertifizierungen und ein KI-Beauftragter; Empfehlung, Art, Umfang und Teilnehmende zu dokumentieren; Formate von Selbstlernprogrammen bis zu Fortbildungsprogrammen.
• § 15 KI-MIG, KI-Marktüberwachungs-und-Innovationsförderungs-Gesetz vom 22. Juli 2026 (BGBl. 2026 I Nr. 223), in Kraft seit 29. Juli 2026: Bußgeldtatbestände zu Art. 21, 27, 45 und 86 KI-VO, nicht zu Art. 4.
• DSK, Orientierungshilfe Künstliche Intelligenz und Datenschutz, Version 1.0 vom 6. Mai 2024: Seite 10 zu dokumentierten internen Weisungen, Beispielen erlaubter und untersagter Einsätze und zur DSFA („vielfach“); Seiten 10 und 11 zu Geräten und Konten des Arbeitgebers, Konten ohne Namen und abgeschaltetem Training.
• BStBK, FAQ: KI im steuerberatenden Berufsstand, Stand 27. Januar 2026, Rechtsstand Juli 2025: Seite 5 (Fähigkeiten), 12 (KI-Richtlinie, Freigabe, stichprobenartige Kontrollen), 13 (freigegebene Zugänge, betriebliche Accounts, schriftliche Richtlinien und Vorkehrungen), 14 (keine totale Überprüfung, Ankündigung in der Richtlinie), 20 (Fortbildungspflicht, § 62a Abs. 5 StBerG), 21 (private KI unzulässig), 23 und 24 (ungeschützt, Datenliste, scheinbar harmlose Angaben, Newsletter), 29 (Prüfung der Ergebnisse), 35 (Information der Mandanten).
• DStV, Muster-KI-Anwendungsrichtlinie, Version 1.0, Stand April 2026, PDF mit 16 Seiten: Seite 5 (private Accounts unzulässig), 6 (Grundlogik), 9 (Werkzeugverzeichnis), 10 bis 13 (vier Risikostufen), 15 (Anhänge und Kenntnisnahme).
• BRAK, Hinweise zum Einsatz von künstlicher Intelligenz, Stand Dezember 2024, sieben Seiten: Seite 4 (Namen und Anschriften zu entfernen reicht regelmäßig nicht), Seite 5 (Art. 4 in der ursprünglichen Fassung).
• § 57 Abs. 2a, § 62 und § 62a StBerG Abs. 3 bis 5; § 43a Abs. 2 und 8 und § 43e BRAO Abs. 3 und 4.
• § 1, § 5 und § 87 BetrVG.
• ArbG Hamburg, Beschluss vom 16. Januar 2024, 24 BVGa 1/24, JurPC Web-Dok. 40/2024: einstweiliger Rechtsschutz; private Konten ohne Nutzungsdaten für den Arbeitgeber; Vorgaben als Arbeitsverhalten; Browser als technische Einrichtung, Mitbestimmung durch Konzernbetriebsvereinbarung bereits ausgeübt. Eine Rechtskraft ist nicht ersichtlich.
• § 38 BDSG Abs. 1 und § 40 BDSG Abs. 1; Art. 33 DSGVO im deutschen Wortlaut; § 203 StGB Abs. 1.
• Bitkom, Beschäftigte nutzen vermehrt Schatten-KI, 21. Oktober 2025: 604 Unternehmen ab 20 Beschäftigten, Feldzeit KW 27 bis KW 32 2025, Nutzung privater Zugänge zu generativer KI. Bitkom, Pressemitteilung vom 14. September 2026: 603 Unternehmen ab 20 Beschäftigten, Feldzeit KW 28 bis KW 33 2026, Schulungen im Umgang mit KI.
• LfD Niedersachsen, FAQ Künstliche Intelligenz, Stand August 2026: Frage 12 zu Schatten-KI und Dienstanweisung.