KI-Tools in der Kanzlei: was im Schriftsatz steht
Wer KI-Tools in der Kanzlei nutzt, lädt selten die ganze Akte hoch. Hineinkopiert wird der Entwurf einer Klageerwiderung, ein Absatz Sachverhalt aus der Mandantenakte oder der ausgefüllte Mandantenfragebogen, den das Sekretariat in eine Tabelle bringen soll. Genau diese Ausschnitte tragen die Angaben, über die sich ein Mandant wiederfinden lässt: Name, Anschrift, Geburtsdatum, Aktenzeichen, Steuer-ID, Sozialversicherungsnummer und IBAN. Was Sie Mandanten darüber zusagen können, zeigt eine KI-Klausel für Mandatsverträge.
Für Anwältinnen und Anwälte ist das keine Stilfrage, sondern eine des Strafrechts. Den Rahmen ziehen § 43a Abs. 2 und § 43e BRAO, und dahinter steht § 203 StGB. Die BRAK stellt in ihren KI-Hinweisen, Stand Dezember 2024, auf S. 4 klar, dass es nicht darauf ankommt, ob der Anbieter tatsächlich mitliest: „Ausreichend ist wie bei der Offenbarung in § 203 StGB, dass sie die Möglichkeit dazu haben.“
Nonimo setzt deshalb vor dem Absenden an und nicht beim Anbieter. Es sucht im markierten Ausschnitt nach den Kennungen des Mandanten und legt Platzhalter darüber, solange der Ausschnitt noch auf Ihrem Rechner liegt. Was daneben in Ihre interne Regel zum KI-Einsatz gehört, von der Liste zugelassener Werkzeuge bis zur Unterweisung, zeigt unser Muster einer KI-Richtlinie für die Kanzlei.
KI in der Kanzlei: was nach dem Tastendruck im Chat ankommt
Der Ablauf hat zwei Schritte: Ausschnitt markieren, Taste drücken. Nonimo rechnet auf dem Arbeitsplatzrechner selbst, unter Mac wie unter Windows, und setzt Platzhalter an jede Stelle, die es erkennt. Erst danach geht der Text in ChatGPT, Claude oder Copilot. Das Modell antwortet mit den Platzhaltern, und Nonimo setzt die echten Angaben wieder ein, weil nur Ihr Rechner die Zuordnung kennt.
Ohne Rückfrage ersetzt Nonimo nur, was eine Prüfziffer zweifelsfrei macht. Erkennt es eine Angabe dagegen am Wort davor oder an ihrer Stellung im Text, ersetzt es sie ebenfalls, aber sichtbar und mit einer kurzen Begründung, und jede einzelne Stelle geben Sie mit einem Klick wieder frei. Was dabei an uns übertragen wird und was nicht, steht auf der Seite Sicherheit.
Am erfundenen Schriftsatz unten, gemessen am 25. September 2026 mit Nonimo 0.2.8 für Mac, ist das Prinzip abzulesen. Name und Geburtsdatum des Mandanten sind ersetzt, Steuer-ID und Sozialversicherungsnummer ebenso, jeweils hinter ihrem Stichwort. Beide Nummern tragen in dieser Version das Etikett AKTENZEICHEN, ein eigenes bekommen sie mit der nächsten Version. Anrede und Bitte an die Kollegin bleiben stehen, denn sie benennen niemanden.
Vorher: was eingefügt wird
Betreff: Klageerwiderung, Entwurf zur Durchsicht Liebe Kollegin, anbei der Entwurf der Klageerwiderung für unseren Mandanten, Herrn Nomen Nescio, geboren am 30.02.1970. Steuer-ID: 02476291358 Sozialversicherungsnummer: 00 300270 N 009 Bitte bis Freitag durchsehen.
Nachher: was beim Sprachmodell ankommt
Betreff: Klageerwiderung, Entwurf zur Durchsicht Liebe Kollegin, anbei der Entwurf der Klageerwiderung für unseren Mandanten, Herrn [PERSON_1], geboren am [GEBURTSDATUM_1]. Steuer-ID: [AKTENZEICHEN_1] Sozialversicherungsnummer: [AKTENZEICHEN_2] Bitte bis Freitag durchsehen.
Was die BRAK zu KI-Tools in der Kanzlei schreibt
In ihren Hinweisen zum Einsatz künstlicher Intelligenz, Stand Dezember 2024, sagt die BRAK nicht, welches Werkzeug eine Kanzlei nehmen soll, wohl aber, was vor dem Hochladen zu geschehen hat. Den Satz von S. 3 finden Sie hier im Wortlaut. Auf S. 4 wird sie deutlicher: „Falls möglich, müssen die Daten anonymisiert oder verschlüsselt werden.“ Bindend ist das nicht, eine klare Richtung schon. Das gilt auch für den ganzen Schriftsatz: Legen Sie ihn im Nonimo-Fenster ab, liegt neben dem Original eine Kopie mit abgedeckten Kennungen, ein Word-Dokument wieder als Word.
Ebenfalls auf S. 4 steht der Satz, den man sich über den Bildschirm hängen könnte: „Bei Sprachmodellen wie ChatGPT ist die Übermittlung von Mandatsgeheimnissen nach aktuellem Stand der Technik nicht erforderlich.“ Ein Enterprise- oder Business-Konto nennt die BRAK an keiner Stelle als Schutz, das Wort kommt im ganzen Dokument nicht vor. Zu OpenAI heißt es vielmehr, dass „wie bisher weitere Schutzmaßnahmen ergriffen werden müssen“.
Was die BRAK für den Dienstleister verlangt, bleibt davon unberührt: einen Vertrag zumindest in Textform, mit Verpflichtung zur Verschwiegenheit und Belehrung über die strafrechtlichen Folgen. Diesen Vertrag ersetzt Nonimo nicht. Es liefert die technische Schutzmaßnahme, die bei Ihnen liegt; die vertragliche steckt im Vertrag mit dem KI-Anbieter. Was OpenAI mit eingehenden Texten macht, erklärt ChatGPT und Datenschutz.
KI-Software in der Kanzlei: was kein Programm für Sie entscheidet
In Fußnote 5 ihrer Hinweise verweist die BRAK auf die Orientierungshilfe der Datenschutzkonferenz vom 6. Mai 2024, Rn. 49: „Um die Eingabe personenbezogener Daten zu vermeiden, reicht es regelmäßig nicht, Namen und Anschriften einer Eingabe zu entfernen. Gegebenenfalls lässt sich aus dem Zusammenhang ein Personenbezug zu betroffenen Personen herstellen. Bei KI-Anwendungen, deren Bestimmung es ist, Querbezüge auch aus unstrukturierten Daten herzustellen, ist diese Gefahr besonders hoch.“
Für den Sachverhalt heißt das: Nonimo nimmt die Kennungen heraus, also Namen, Geburtsdaten und Nummern, und lässt den Fall selbst stehen, damit das Modell mit ihm arbeiten kann. Ob ein Ausschnitt in dieser Form hinausgehen darf, entscheiden Sie, und so will es auch die BRAK. Nonimo zeigt Ihnen vorher, was ersetzt wurde, damit Sie den Ausschnitt prüfen, bevor er abgeht.
Die Reihenfolge ist deshalb einfach: Ausschnitt markieren, Taste drücken, das Nachher lesen und erst dann absenden. Wer den Sachverhalt vorher auf das kürzt, was die Frage an das Modell wirklich braucht, gibt noch weniger preis. Ist trotzdem einmal etwas beim falschen Anbieter gelandet, hilft der Leitfaden Datenpanne in der Kanzlei.
KI-Tools für die Kanzlei: Preis und Einstieg
Um KI-Tools in der Kanzlei abzusichern, installieren Sie Nonimo auf jedem Arbeitsplatz, unter Mac wie unter Windows. Nonimo hat einen kostenlosen Tarif, der auf eine bestimmte Zahl von Wörtern im Monat begrenzt ist. Wer mehr braucht, hinterlässt auf der Lizenzseite seine E-Mail-Adresse und erhält eine kostenlose Lizenzdatei, die diese Grenze bis zum 31. Januar 2027 aufhebt, ohne Kundenkonto.
Jede Anwältin, jeder Anwalt und jede Fachangestellte installiert die Anwendung am eigenen Platz. In der Einzelkanzlei ist damit alles erledigt; in der Sozietät fängt man dort an, wo schon mit ChatGPT oder Copilot gearbeitet wird. Für alle Plätze der Sozietät verteilt die IT die Browsererweiterung per Richtlinie; sie deckt ohne Tastendruck ab und blockiert, wo die Kanzlei es festlegt. Einrichten lässt sich das über hello@nonimo.ai.
Ausprobieren lässt sich das an einem Nachmittag: Anwendung installieren, einen Ausschnitt aus einer abgeschlossenen Akte markieren, Taste drücken und das Nachher Zeile für Zeile mit dem Original vergleichen. Danach wissen Sie, was bei ChatGPT oder Copilot ankommen würde, und können in Ruhe entscheiden, an welchen Plätzen der Kanzlei Sie anfangen und welche Regeln dort gelten sollen.
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Die technischen Einzelheiten stehen auf der Seite Sicherheit.
Fragen aus der Kanzlei
Darf ich als Anwalt ChatGPT mit Mandantendaten nutzen?
Verboten ist ChatGPT in der Kanzlei nicht, erkennbare Mandatsgeheimnisse gehören aber nicht hinein. Die BRAK schreibt in ihren KI-Hinweisen vom Dezember 2024 auf S. 4: „Bei Sprachmodellen wie ChatGPT ist die Übermittlung von Mandatsgeheimnissen nach aktuellem Stand der Technik nicht erforderlich.“ Auf S. 3 rät sie, Dokumente vor dem Hochladen davon zu befreien. Nonimo ersetzt Namen, Geburtsdaten und Kennungen auf Ihrem Rechner durch Platzhalter, bevor der Text hinausgeht.
Reicht ChatGPT Enterprise für die Verschwiegenheitspflicht?
Als Schutz nennt die BRAK keine Firmenversion eines Chatbots. In ihren Hinweisen vom Dezember 2024 kommt das Wort Enterprise nicht vor; verlangt wird auf S. 4 ein Vertrag mit dem Dienstleister, zumindest in Textform, mit Verschwiegenheitsverpflichtung und Belehrung über die strafrechtlichen Folgen. Nonimo sorgt daneben dafür, dass beim Anbieter gar nicht erst ankommt, was es abgedeckt hat, gleich mit welchem Konto.
Erkennt Nonimo das gerichtliche Aktenzeichen?
Ja. Nonimo erkennt das gerichtliche Aktenzeichen in der üblichen Schreibweise mit Kammer, Registerzeichen, Nummer und Jahr, wenn „Aktenzeichen“ oder „Az.“ davorsteht, und ersetzt es durch einen Platzhalter. Heute trägt dieser Platzhalter das Etikett AKTENZEICHEN, wie Steuer-ID und Sozialversicherungsnummer im Beispiel oben; ein eigenes Etikett für das gerichtliche Aktenzeichen kommt mit der nächsten Version. Das Nachher sehen Sie in jedem Fall, bevor Sie absenden.
Was erfährt Nonimo über meine Mandanten?
Nichts aus Ihren Texten. Die Erkennung läuft auf dem Arbeitsplatzrechner, und laut unserer Seite Sicherheit geht einmal täglich nur ein Nutzungszählwert an uns, mit verbrauchtem Kontingent, Version und Plattform, ohne Text und ohne die Begriffe, die Sie selbst hinterlegt haben. Abschalten lässt sich dieser Zähler in der Anwendung nicht, und ein Konto brauchen Sie für Nonimo nicht.
Müssen Mitarbeitende in der Kanzlei zu KI geschult werden?
Ja, und zwar unabhängig davon, welches Werkzeug Sie einsetzen. Art. 4 der KI-Verordnung verpflichtet seit dem 2. Februar 2025 jeden Betreiber, für ausreichende KI-Kompetenz seines Personals zu sorgen, und ab dem 2. August 2026 ist die Verordnung insgesamt anwendbar. Nonimo selbst ist in einem Satz erklärt: Ausschnitt markieren, Taste drücken, das Ergebnis prüfen, bevor es in den Chat geht.