KI für Immobilienmakler: was in Selbstauskunft und Gehaltsnachweis steht
Wer KI für Immobilienmakler im Alltag nutzt, kopiert selten die ganze Bewerbermappe in den Chat. Hinein kommt die Mieterselbstauskunft, die jemand für die Eigentümerin zusammenfassen soll, der Gehaltsnachweis des Wunschmieters oder die Notiz nach der Besichtigung. Oben stehen fast immer dieselben Zeilen: Name, Geburtsdatum, Telefon, E-Mail, Arbeitgeber. Und in der Gehaltsabrechnung, die ungeschwärzt mitkam, stehen Steuer-ID und IBAN gleich daneben.
Was davon überhaupt erhoben werden darf, ordnet die Datenschutzkonferenz in ihrer Orientierungshilfe zur Selbstauskunft, Version 2.0 vom Januar 2026, nach dem Zeitpunkt. Zur Besichtigung genügen Name und eine Kontaktangabe, Arbeitgeber und Einkommen erst mit dem Anmietungswunsch. Den Einkommensnachweis sieht sie kurz vor Vertragsschluss als Kopie vor, „jeweils unter Schwärzung der nicht erforderlichen Angaben“ (S. 8). Ist der Nachweis eine Word-Datei oder ein PDF mit Text, liegt nach dem Ablegen im Nonimo-Fenster eine Kopie mit abgedeckten Kennungen neben dem Original; ein eingescannter Nachweis dagegen besteht aus Bildern, und die liest Nonimo nicht.
Genau diese Zeilen deckt Nonimo ab, bevor der Text das Büro verlässt. In einer erfundenen Bewerbung standen danach Name, Geburtsdatum, Telefon, E-Mail, Arbeitgeber, Steuer-ID und IBAN als Platzhalter da. Nettoeinkommen und SCHUFA-Satz bleiben lesbar, weil sie für sich genommen niemanden benennen. Welche KI-Anbieter überhaupt in Frage kommen, vergleicht unser Leitfaden DSGVO-konforme KI.
KI für Immobilienmakler im Verkauf: was vom Datenblatt für den Notar ankommt
Im Verkauf ist es das Datenblatt, das ans Notariat geht, damit der Kaufvertragsentwurf vorbereitet werden kann. Was darauf steht, gibt am Ende das Steuerrecht vor: Die Anzeige an das Finanzamt nennt nach § 20 Abs. 1 GrEStG Name, Anschrift, Geburtsdatum und Steuer-ID beider Seiten, dazu das Grundstück nach Grundbuch. Wer die Mail ans Notariat vorformulieren lässt, kopiert genau das.
Markieren, Taste drücken, mehr ist es nicht. Jede erkannte Angabe ist danach ein Platzhalter, berechnet auf dem Arbeitsplatzrechner, unter Mac wie unter Windows. Antwortet das Modell mit den Platzhaltern, setzt Nonimo auf Ihrem Bildschirm die echten Werte wieder ein, denn nur Ihr Rechner weiß, wofür jeder steht. Was mit dem Text bei OpenAI passiert, steht in ChatGPT und Datenschutz.
Im Beispiel unten, einem erfundenen Datenblatt, sind Käuferin, Geburtsdatum und Steuer-ID abgedeckt, und die Mail ans Notariat lässt sich trotzdem schreiben, weil Wohnung, Kaufpreis und Übergabetermin lesbar bleiben. Die Steuer-ID trägt in dieser Version das Etikett AKTENZEICHEN, ein eigenes bekommt sie mit der nächsten Version. Mit ihr kommt auch die Erkennung des Grundbuchblatts.
Vorher: was eingefügt wird
Käuferdaten für den Kaufvertragsentwurf Eigentumswohnung im 3. OG links, Kaufpreis 289.000 EUR Käuferin: Frau Nomen Nescio geboren am 30.02.1985 Steuer-ID: 02476291358 Finanzierungsbestätigung liegt vor, Übergabe zum Quartalsende Bitte formuliere daraus eine kurze Mail an das Notariat.
Nachher: was beim Sprachmodell ankommt
Käuferdaten für den Kaufvertragsentwurf Eigentumswohnung im 3. OG links, Kaufpreis 289.000 EUR Käuferin: Frau [PERSON_1] geboren am [GEBURTSDATUM_1] Steuer-ID: [AKTENZEICHEN_1] Finanzierungsbestätigung liegt vor, Übergabe zum Quartalsende Bitte formuliere daraus eine kurze Mail an das Notariat.
KI im Maklerbüro: was die Datenschutzkonferenz zur Selbstauskunft sagt
Die Orientierungshilfe der Datenschutzkonferenz erwähnt KI mit keinem Wort. Sie regelt aber die Daten selbst, und damit auch jede Kopie davon, gleich ob sie im Bewerberordner liegt oder im Verlauf eines Chats. Makler nennt sie gleich im ersten Satz, neben Vermietern und Hausverwaltungen, als diejenigen, die bei Mietinteressenten persönliche Angaben erheben, auf deren Basis über den Vertrag entschieden wird.
Auf S. 10 steht, wie lange ein Maklerbüro diese Angaben behalten darf, und der Satz ist für jede Vermietung wichtig: Die Daten der übrigen Bewerber sind in der Regel spätestens zu löschen, wenn der Mietvertrag mit jemand anderem geschlossen ist. Liegt eine Selbstauskunft dann noch im Verlauf eines KI-Anbieters, müsste sie eigentlich auch dort verschwinden, und ob sie dort wirklich weg ist, hat Ihr Büro nicht in der Hand.
Eine Einwilligungszeile im Formular, die den KI-Einsatz abdecken soll, hilft ebenfalls nicht. Nach S. 2 ist sie bei der Selbstauskunft „nicht das richtige Mittel zur Datenerhebung“, weil der Mietvertrag an den Angaben hängt. Es bleibt die Erforderlichkeit, und warum Platzhalter den Personenbezug für Ihr Büro nicht aufheben, erklärt Pseudonymisierung vs. Anonymisierung.
KI im Maklerbüro und das Geldwäschegesetz: was abgedeckt wird, was stehen bleibt
Immobilienmakler sind Verpflichtete nach § 2 Abs. 1 Nr. 14 GwG, und deshalb liegt in jedem Maklerbüro ein zweiter Stapel Personendaten. Identifiziert werden beide Vertragsparteien, sobald ein ernsthaftes Interesse besteht (§ 11 Abs. 2), mit Vorname, Nachname, Geburtsort, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit und Wohnanschrift (§ 11 Abs. 4). Aufgezeichnet und aufbewahrt wird das nach § 8, und in einen Chat gehört es nicht.
Für einen Identifizierungsvermerk gilt dasselbe wie für jeden anderen Text. Eindeutige Nummern ersetzt Nonimo ohne Rückfrage. Was es am Zusammenhang erkennt, etwa am Stichwort davor oder am Platz in der Zeile, ersetzt es ebenfalls, aber markiert und begründet, und jede dieser Stellen geben Sie per Klick wieder frei. Lieber einmal zu viel abgedeckt als ein Name beim Anbieter.
In einem erfundenen Identifizierungsvermerk waren danach Name, Geburtsdatum und Wohnanschrift abgedeckt, und das Ergebnis sehen Sie, bevor etwas abgeht. Die Aufzeichnung nach § 8 GwG selbst bleibt, wo sie hingehört: in Ihrer Akte und nicht im Chat. Was die KI-Verordnung Ihrem Büro darüber hinaus abverlangt, fasst KI-Verordnung: was Unternehmen tun müssen zusammen.
KI im Maklerbüro: was Nonimo kostet und wo man anfängt
Für den Anfang reicht ein Rechner im Büro, Mac oder Windows. Nonimo hat einen kostenlosen Tarif, der auf eine bestimmte Zahl von Wörtern im Monat begrenzt ist. Wer mehr braucht, hinterlässt auf der Lizenzseite seine E-Mail-Adresse und erhält eine kostenlose Lizenzdatei, die diese Grenze bis zum 31. Januar 2027 aufhebt, ohne Kundenkonto. Den Download finden Sie ganz oben auf dieser Seite.
Tools mit KI für Immobilienmakler gibt es viele, und Nonimo ist keins davon: Es sitzt davor. Installiert wird es an jedem Platz einzeln. Soll es im ganzen Büro greifen, rollt Ihre IT oder Ihr Systemhaus dazu eine Browsererweiterung aus, die auch ohne Taste abdeckt; wie das läuft, steht unter Organisationen. Anfangen lohnt sich dort, wo die Selbstauskünfte ankommen: in der Vermietung und am Empfang.
Die Nachweise nach DSGVO und GwG führt Ihr Büro weiterhin selbst, mit Ihren eigenen Unterlagen. Nonimo sorgt dafür, dass die Angaben, die es erkennt, ersetzt sind, bevor ein Text zum KI-Anbieter geht. Von Ihren Texten erreicht uns kein Wort, und ein Kundenkonto brauchen Sie nicht. Was die Anwendung täglich an uns meldet, steht auf unserer Seite Sicherheit.
- Heute kostenlos, für Mac und Windows
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Die technischen Einzelheiten stehen auf der Seite Sicherheit.
Fragen aus dem Maklerbüro
Dürfen Makler Bewerberdaten in ChatGPT kopieren?
Nicht ohne Weiteres. Ein KI-Verbot für Makler gibt es nicht, aber jede Angabe aus Selbstauskunft, Gehaltsnachweis oder Käuferdaten fällt unter die DSGVO. Die Orientierungshilfe der Datenschutzkonferenz vom Januar 2026 erwähnt KI nicht; sie erlaubt nur, was für den Mietvertrag erforderlich ist, und sieht den Einkommensnachweis als Kopie mit geschwärzten Angaben vor (S. 8). Nonimo ersetzt Namen, Geburtsdatum, Kontaktdaten und Steuer-ID am Rechner, bevor der Text hinausgeht.
Was darf in einer Mieterselbstauskunft abgefragt werden?
Es kommt auf den Zeitpunkt an. Nach dem Musterfragebogen der Datenschutzkonferenz reichen zur Besichtigung Name und eine Kontaktangabe; Personenzahl, Arbeitgeber, Beruf und Nettoeinkommen folgen erst, wenn jemand die Wohnung anmieten will, der Einkommensnachweis erst kurz vor Vertragsschluss. Religion oder Staatsangehörigkeit pauschal abzufragen ist unzulässig, Vorstrafen sind grundsätzlich nicht erforderlich (S. 5). Nonimo ersetzt Namen und Kontaktdaten; das Nettoeinkommen bleibt stehen, weil es niemanden benennt.
Wird die Grundbuchstelle im Datenblatt auch abgedeckt?
Die Erkennung des Grundbuchblatts kommt mit der nächsten Version. Gebraucht wird sie auf fast jedem Datenblatt für den Notar, denn die Anzeige an das Finanzamt bezeichnet das Grundstück nach Grundbuch, so verlangt es § 20 GrEStG. Wie bei jedem Text zeigt Ihnen das Nachher jede Zeile, bevor etwas abgeht, und Sie entscheiden, was hinausgeht.
Wie lese ich die Antwort der KI, wenn überall Platzhalter stehen?
Mit den echten Angaben. Das Modell arbeitet mit Platzhaltern wie [PERSON_1] und antwortet auch mit ihnen; Nonimo setzt auf Ihrem Bildschirm die echten Werte wieder ein, denn nur Ihr Rechner weiß, wofür jeder Platzhalter steht. So wird aus dem Entwurf eine Mail an das Notariat, die Sie direkt weiterverwenden können, ohne dass der Name der Käuferin beim Anbieter angekommen ist.
Was verlangt das Geldwäschegesetz von Immobilienmaklern?
Makler sind Verpflichtete nach § 2 Abs. 1 Nr. 14 GwG und identifizieren beide Vertragsparteien, sobald ein ernsthaftes Interesse besteht (§ 11 Abs. 2). Erhoben werden Vorname, Nachname, Geburtsort, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit und Wohnanschrift (§ 11 Abs. 4), und das wird aufgezeichnet (§ 8). Nonimo ersetzt davon Namen, Geburtsdatum und Wohnanschrift, und im Nachher prüfen Sie den Text, bevor er hinausgeht.
Bekommt Nonimo Daten unserer Mietinteressenten zu sehen?
Nein. Die ganze Arbeit erledigt der Rechner am Platz, und von den Texten über Ihre Interessenten erreicht uns nichts, auch nicht die Begriffe aus Ihrer eigenen Liste. Täglich kommt bei uns ein Nutzungszählwert an: der Stand des Kontingents, die Version, das Betriebssystem. Abschalten lässt er sich nicht, so steht es auf unserer Seite Sicherheit. Ein Kundenkonto gibt es nicht.