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Caricare documenti su ChatGPT: che cosa togliere prima

· Aggiornato il · Scritto e aggiornato da Joaquín Trapero, Nonimo

In breve, caricare documenti su ChatGPT o in un’altra chat non vuol dire mandare la pagina che vedi. Vuol dire mandare il file, e un file di ufficio italiano porta addosso tre cose che sulla pagina non compaiono: le sue proprietà, la storia di chi lo ha scritto e corretto, e quello che qualcuno ha coperto invece di togliere.

Chi ha ripulito il testo si ferma qui, convinto di aver finito. C’è un caso italiano con un numero, una data e una sanzione su questo gesto preciso, e l’ente è inciampato proprio lì: in mezzo c’era un documento che sembrava pulito, e l’intelligenza artificiale non c’entrava.

Questa pagina parte da lì: che cosa viaggia davvero dentro un file, che cosa cambia da un tipo di documento italiano all’altro, e come si verifica in due minuti che quello che credevi di aver tolto sia uscito per davvero. La parte sul testo, cioè quali campi di una pratica si tolgono e perché la ricerca e sostituzione non basta, sta già nella guida sul segreto professionale, e qui non si ripete.

Se preferisci guardare prima e leggere dopo, in fondo alla pagina iniziale ci sono i video dello strumento al lavoro, su documenti inventati apposta.

Caricare documenti su ChatGPT: quello che parte è il file, non la pagina

Vale la pena fermarsi un attimo su questa differenza, perché è tutto lì.

Quando incolli del testo in una chat, parte il testo e basta. Quando trascini un allegato, parte il documento intero, e il documento è un contenitore: dentro ci sono il testo visibile, gli strati che lo compongono, i campi che il programma ha riempito da solo e tutto quello che hai cancellato ma non hai fatto sparire.

I due gesti sembrano lo stesso gesto e non lo sono. Il primo lo controlli leggendo. Il secondo no, perché quello che devi controllare non è sullo schermo.

C’è poi una cosa da aggiungere: il confine fra i due si è spostato da solo, senza che nessuno lo decidesse. Fino a un paio d’anni fa incollare il testo era la strada normale, perché gli assistenti non leggevano gli allegati.

Adesso li leggono tutti, la casella per trascinare il file sta accanto a quella in cui si scrive, ed è diventata la strada più comoda. La regola di igiene che molti uffici avevano scritto vale ancora, solo che vale per il gesto che non si fa più.

La sanzione italiana da 10.000 euro che trovi qui sotto, raccontata nella sezione successiva, nasce proprio da questo scarto: dal credere che pulire quello che si vede basti a pulire quello che parte.

10.000 euro
sanzione per un documento pubblicato con i dati coperti e non tolti. Garante, provvedimento n. 302 dell'8 luglio 2021

Questo vale per qualunque assistente, non per uno in particolare. Che cosa succede poi al file una volta arrivato, quanto resta e chi lo può leggere cambia da servizio a servizio, ed è spiegato per ChatGPT nella guida sulla privacy di ChatGPT e per gli altri tre nelle guide su Claude, Gemini e Copilot.

Il caso italiano con un numero: l’omissis tolto con un copia e incolla

Cercando fra i provvedimenti pubblicati, al 21 settembre 2026 non ne risulta uno italiano per aver caricato il documento di un cliente in una chat. Ne risulta però uno che punisce esattamente l’errore tecnico di cui parla questa pagina, e si legge in dieci minuti.

Viene dal settore pubblico, che è anche quello con le regole più strette su che cosa può uscire: la guida sui comuni e i dati dei cittadini racconta come si presenta lo stesso problema dall’altra parte dello sportello.

L’8 luglio 2021 il Garante ha sanzionato un ente pubblico, il Parco Nazionale dell’Aspromonte, per una delibera pubblicata sul proprio sito. Nella delibera c’erano i dati di due cittadini coinvolti in un procedimento penale, compresa la data dell’udienza preliminare. I dati erano stati oscurati.

Su quella parola si gioca tutto, ed è la stessa che useresti tu. Oscurati, qui, significa che qualcuno li ha resi invisibili, non che li ha tolti. Nel caso specifico erano stati coperti con delle etichette bianche sovrapposte al testo, che è il gesto che chiunque farebbe con gli strumenti che ha sotto mano.

Il testo coperto si leggeva incollandolo in Word

Il problema è che quelle etichette stavano sopra il testo e non al posto suo. L’Autorità scrive che il testo si poteva leggere tramite una semplice operazione di copia e incolla dentro un normale file di Word. Chiunque, senza nessuno strumento particolare.

Il provvedimento richiama gli articoli 5, 6 e 25 del regolamento europeo, e chiude con 10.000 euro di sanzione e l’obbligo di adottare misure tecniche adeguate. Qui però interessa meno la cifra della difesa dell’ente, che era di aver oscurato i dati e non ha retto, perché coprire non è togliere.

Articolo richiamatoChe cosa contestava all’ente
5, paragrafo 1, lettera caver diffuso più dati di quelli necessari
6non avere una base che giustificasse quella diffusione
25non aver scelto una misura adeguata fin dalla progettazione

Fonte: Garante, provvedimento n. 302 dell’8 luglio 2021.

Nota anche quale articolo è stato richiamato accanto agli altri due. L’articolo 25 è quello sulla protezione fin dalla progettazione, e richiamarlo significa dire che la misura andava scelta prima, non rattoppata dopo. È lo stesso ragionamento che si applica a chi carica documenti tutti i giorni: la decisione buona è quella che prendi sul modo di lavorare, non quella che prendi sul singolo file alle sette di sera.

Perché riguarda anche te, che non pubblichi niente

L’obiezione ovvia è che una delibera va sul sito e un allegato in chat no.

È vero, e cambia poco. Nei due casi il file esce dalle tue mani e arriva a qualcuno che lo può aprire con gli strumenti che vuole lui. La differenza è che nel primo caso te ne accorgi, perché la pagina è pubblica e prima o poi qualcuno te lo dice. Nel secondo non te ne accorgi mai.

Un documento caricato in una chat non torna indietro e non lascia una copia da rileggere. Non esiste una versione pubblicata da confrontare, non c’è nessuno che possa segnalare l’errore, e la conversazione in cui è finito la cancelli quando vuoi senza che questo cambi niente per il file che è già partito.

Quello che viaggia dentro un file e che la pagina non mostra

Qui conviene passare dall’esempio all’elenco, perché sono sempre le stesse cose e si controllano in un giro solo. Nessuna di queste dipende dall’assistente che usi: le porta il file, non il servizio, e restano le stesse anche se lavori dentro Copilot con il tuo account aziendale.

Che cosaDove staCome ci è finito
Proprietà del documentoscheda informazioni del filele scrive il programma da solo
Revisioni e commentidentro il file, anche se non li vedili ha lasciati chi ha riletto
Testo coperto o biancosotto il livello graficolo ha messo chi ha oscurato
Intestazioni e piè di paginafuori dal corpo del testoli porta il modello dello studio
Nome del filefuori dal documentolo ha scritto chi ha salvato

Fonte: pagina di supporto Microsoft sul controllo documento, per le prime quattro righe.

Il nome del file è il campo che nessuno pulisce

È il più banale e il più frequente. Togli il cognome dal testo con pazienza, campo per campo, e poi carichi un allegato che si chiama con quel cognome e il numero di pratica, perché è così che lo hai salvato due anni fa.

Il nome dell’allegato viaggia insieme al documento, si legge prima ancora di aprirlo, e non lo tocca nessuna pulizia del testo. C’è anche il rovescio della medaglia: un file chiamato con un numero solo non dice niente a chi lo riceve, ma nemmeno a te fra sei mesi.

La versione che hai corretto è ancora dentro il file

Un documento di ufficio non nasce quasi mai pulito. Nasce da un modello, passa da chi lo rilegge, torna indietro con le correzioni accettate a metà.

Quello che è stato cancellato in revisione resta dentro il file finché non lo togli apposta, e la funzione che lo toglie esiste già dentro Word, Excel e PowerPoint. È in Informazioni, si chiama controllo documento, e rimuove proprietà, revisioni, commenti e testo nascosto in un passaggio solo.

In Italia la parola metadati ha già un suo provvedimento, e parla di altro

Questo va detto, perché confondere le due cose fa perdere tempo a tutti.

Quando in Italia si parla di metadati in ufficio, quasi sempre si sta parlando del documento di indirizzo del Garante del 6 giugno 2024, che riguarda i log dei server di posta elettronica e suggerisce di non conservarli, di norma, oltre ventuno giorni. Quel documento ha natura orientativa e non parla di documenti allegati.

I metadati di cui parla questa pagina sono altri: quelli che stanno dentro il file che stai per caricare. Nessun provvedimento li regola in modo specifico, e nessuno li toglie al posto tuo.

Documento per documento, che cosa sorprende in un foglio italiano

Non tutti i documenti si comportano allo stesso modo, e la differenza in Italia è più marcata che altrove, perché alcuni formati sono obbligatori e scritti per legge. Quelli che seguono sono i cinque che compaiono più spesso in un ufficio italiano, e alcuni li nomina come esempi anche la policy per i dipendenti.

Nel 2025 il Garante ha ricevuto 2.415 notifiche di data breach, il 10 per cento in più dell’anno prima. Il dato che conta, però, è un altro: 1.901 di quei casi vengono dal settore privato, e riguardano soprattutto piccole e medie imprese e professionisti. Non grandi banche dati violate da fuori, ma uffici come il tuo.

2.415data breach notificati nel 2025
1.901nel settore privato
+10 %rispetto al 2024
Garante per la protezione dei dati personali, Relazione sull'attività 2025

Una violazione di dati personali, del resto, non è per forza un attacco. È qualunque evento che porta a una divulgazione non autorizzata, e un documento con dentro il cliente sbagliato, mandato dove non doveva andare, rientra in quella definizione senza bisogno che nessuno abbia forzato niente.

La fattura elettronica è un XML, non la pagina che guardi

Questo è il caso più italiano di tutti, e quasi nessuno ci pensa, perché la fattura si guarda in una resa grafica leggibile e ci si dimentica che il file è un altro.

Quello che parte quando alleghi una fattura elettronica assomiglia a questo, e ogni riga è un campo obbligatorio:

<DatiTrasmissione>
    <IdTrasmittente>          IT · 00000000000
    <CodiceDestinatario>      0000000
    <PECDestinatario>         nome@example.it
<CedentePrestatore>
    <IdFiscaleIVA>            IT · 00000000000
    <CodiceFiscale>           XXXXXX00X00X000X
    <Anagrafica>              [denominazione]
    <Sede>                    [via, CAP, comune]
<CessionarioCommittente>
    <CodiceFiscale>           XXXXXX00X00X000X
    <Sede>                    [via, CAP, comune]
<Allegati>                    [file incorporato]

Tre cose da notare. La prima è che entrambe le parti sono identificate per legge, quindi non c’è una versione della fattura senza quei campi. La seconda è il recapito telematico, che è un indirizzo di posta certificata e nella resa grafica di solito non si vede. La terza è il blocco degli allegati, dentro cui può stare un altro documento intero.

Le specifiche in vigore sono la versione 1.9.1 dell’Agenzia delle entrate, utilizzabili dal 15 maggio 2026.

La fattura che stai per incollare è già in una banca dati dello Stato

C’è un dettaglio che cambia il modo di ragionare, e conviene conoscerlo perché evita sia la paranoia sia la leggerezza.

L’Agenzia delle entrate memorizza integralmente i file XML di tutte le fatture elettroniche passate dal sistema di interscambio, allegati compresi, e li conserva fino al 31 dicembre dell’ottavo anno successivo a quello di presentazione della dichiarazione. Lo ha esaminato il Garante nel parere del 22 dicembre 2021, chiedendo garanzie ulteriori prima di dare il via libera.

Quindi quei dati non sono un segreto assoluto, ma lo Stato li tiene sotto una regola scritta, con una durata dichiarata e con un elenco di chi può accedere, e una chat no. Vale anche per la bozza di un atto notarile, che contiene molto più di quello che finisce nei registri immobiliari.

ottavo anno
termine di conservazione dei file XML delle fatture presso l'Agenzia delle entrate. Garante, parere del 22 dicembre 2021

La differenza pratica è questa: della fattura che sta in quella banca dati sai chi la tiene, per quanto e a che titolo, e se qualcosa va storto c’è un’autorità a cui rivolgersi. Della stessa fattura incollata in una chat non sai niente di tutto ciò, e la risposta cambia da servizio a servizio e da piano a piano.

La busta paga, la visura e il curriculum

Gli altri quattro documenti che finiscono più spesso in una chat hanno ciascuno un campo che sorprende. Nella busta paga, oltre al campo della tabella, ci sono la trattenuta sindacale e i giorni di malattia, che per il regolamento sono dati sensibili anche senza una diagnosi scritta accanto.

DocumentoIl campo che sorprende
Busta pagadetrazioni e carichi di famiglia, che raccontano la situazione familiare
Visura cameralela residenza privata degli amministratori, non la sede della società
Curriculumdata e comune di nascita, che il candidato scrive spontaneamente
Certificato medicoil numero di protocollo, che lega la persona a una diagnosi

Classificazione di questa pagina, sui campi che compaiono nei rispettivi modelli.

Su questi documenti la regola pratica è una sola: se stai chiedendo all’assistente di riformulare, riassumere o controllare un calcolo, quei campi non servono a niente e possono uscire tutti. Nei documenti sanitari i campi da togliere sono di più, e il più sottovalutato è il codice di esenzione che rivela la diagnosi.

Il documento fotografato, che nessuno strumento di testo tocca

C’è un caso in cui tutto quello che hai letto fin qui non si applica, ed è meglio dirlo prima che dopo.

Se il documento è una fotografia o una scansione senza testo sotto, c’è solo un’immagine, e nessun testo da togliere. Nessuno strumento che lavori sul testo la tocca, e il nostro nemmeno. Va guardata a occhio, riquadro per riquadro, oppure non va caricata.

Il campo che rimette tutto insieme anche dopo che hai tolto il nome

Ci sono due identificatori italiani che da soli annullano il lavoro fatto sul resto del documento, più una coppia di campi che si comporta allo stesso modo. Conviene trattarli tutti e tre come se fossero il nome.

CampoChe cosa rimette insieme da solo
Codice fiscale16 caratteri che ricostruiscono quasi l’anagrafica
Partita IVAl’impresa, e per una ditta individuale la persona
Importo esatto più datail cliente, dentro un settore piccolo

Fonte: Agenzia delle entrate per la prima riga; classificazione di questa pagina per le altre due.

Il codice fiscale è lungo 16 caratteri e nessuno di quei caratteri è casuale: dentro ci stanno le lettere del nome e del cognome, il giorno, il mese e l’anno in cui una persona è nata, il posto dove è nata e se è uomo o donna. Togliere l’intestazione e lasciare quel campo più sotto è come cancellare la targa e lasciare il libretto.

La partita IVA fa lo stesso per l’altra metà del documento: punta a un’attività sola, e quando l’attività è una ditta individuale punta direttamente a chi la porta avanti. I sei identificatori italiani che si comportano così, uno per uno, sono elencati nella guida su GDPR e intelligenza artificiale.

La coppia che identifica senza essere un identificatore

E poi c’è la coppia che non è un identificatore e si comporta come tale: un importo esatto e una data. In un settore piccolo bastano quelli, e chi conosce il mercato ricostruisce il cliente senza aver mai letto un nome.

Su questo la prova pratica è semplice e la puoi fare da te. Prendi il documento già ripulito, immagina di darlo a un collega che lavora nel tuo stesso settore da dieci anni, e chiediti se lui capirebbe di chi si parla. Se la risposta è sì, il documento non è pulito, comunque lo chiami.

Da qui viene anche il motivo per cui la regola giusta non è togliere il più possibile. Un importo trasformato in una fascia e una data ridotta al mese servono ancora a chi deve rispondere, e non servono più a chi vuole risalire alla persona.

Come si chiama quello che hai fatto, e perché cambia la norma che si applica

Il nome conta, perché decide se il documento è ancora un dato personale oppure no.

La definizione sta nell’articolo 4, punto 5 del regolamento europeo, ed è scritta in modo più chiaro di quanto si dica di solito.

Se hai messo dei segnaposto al posto dei campi e da qualche parte è rimasta la tabella che li rimette com’erano, hai pseudonimizzato: per il regolamento quel documento è ancora un dato personale, con tutti gli obblighi che ne seguono. Per chi riceve il file senza la tabella la risposta può cambiare, ed è il punto che la Corte di giustizia ha deciso sui dati pseudonimizzati visti dal destinatario.

Se hai reso impossibile risalire alla persona, hai anonimizzato, e solo allora si esce dal perimetro, ammesso che l’operazione sia davvero irreversibile.

articolo 4, punto 5
definizione di pseudonimizzazione nel regolamento (UE) 2016/679

La distinzione con i suoi effetti pratici, e il perché in Italia venga saltata di continuo, sta nella guida sul segreto professionale. Qui interessa solo la conseguenza pratica: quasi tutto quello che si fa prima di caricare un file è pseudonimizzazione, e chiamarla anonimizzazione quando rispondi a un cliente o compili un questionario è un errore che si paga.

Dire quello che hai fatto costa meno che dargli un nome

Si paga in due modi, e nessuno dei due è teorico. Il primo è che chi ti legge se ne accorge: un ufficio legale o un valutatore di fornitori riconosce il termine e capisce se lo stai usando a caso. Il secondo è che dichiarare di aver anonimizzato è dichiarare che quel trattamento è uscito dal perimetro del regolamento, e se poi si dimostra che la corrispondenza c’era, la dichiarazione resta scritta e non si corregge a posteriori.

La formulazione che regge, e che non costa nulla, è dire quello che hai fatto invece di dargli un nome: quali campi hai sostituito, se la corrispondenza esiste ancora e dove sta. È anche una delle domande che compaiono nei questionari di sicurezza che i grandi clienti mandano ai piccoli fornitori.

Come si verifica in due minuti che è fatto davvero

La verifica serve perché la maggior parte degli errori descritti in questa pagina non si vede guardando il documento. Prima di caricare documenti su ChatGPT o su qualunque altro assistente bastano quattro gesti, e si fanno sul file, non sulla stampa. Vengono dopo la pulizia del testo, non al posto suo: quella parte, con i suoi sei passaggi, sta nella guida sul segreto professionale.

GestoChe cosa fa ricomparireDove si fa
Selezionare tutto e incollare in un editor vuotoil testo coperto invece che toltoBlocco note, o qualunque editor che non conservi la formattazione
Aprire il controllo documentoproprietà, revisioni, commenti e testo nascostoin Informazioni, in Word, Excel e PowerPoint
Guardare intestazione, piè di pagina e prima paginail nome del cliente lasciato dal modello dello studionel documento aperto, fuori dal corpo del testo
Rileggere il nome del filecognome e numero di praticafuori dal documento, dove lo hai salvato

Classificazione di questa pagina; per il controllo documento, la pagina di supporto Microsoft citata sopra.

Il primo gesto è esattamente la prova che è mancata nel caso dell’8 luglio 2021. Il controllo documento li toglie in un passaggio solo, e il modello dello studio mette il nome del cliente in quei tre punti più spesso di quanto sembri. Il nome del file viene per ultimo perché è quello che si dimentica sempre, non perché sia il meno grave.

Se dopo il primo gesto ricompare qualcosa, il documento va rifatto, non corretto. Un file in cui il testo è stato coperto resta un file in cui il testo è stato coperto anche dopo che hai messo un altro rettangolo sopra.

Quante mani passano sul documento prima del caricamento

Lo diciamo chiaramente, perché riguarda molti di quelli che leggono.

Quello che serve non dipende da quanto è grande lo studio. Dipende da quante mani passano sul documento fra chi lo scrive e chi lo carica.

Chi carica i documentiChe cosa serve davvero
Solo tu, che li hai anche scrittii quattro gesti e mezza pagina di regole
Anche praticanti o collaboratoriuna regola scritta, e un modo di verificarla
Un ufficio intero, ogni giornoun controllo che non dipenda dalla fretta di nessuno

Classificazione di questa pagina, sulla lunghezza della catena e non sulla dimensione dello studio.

Se a caricare i documenti sei tu, e sei anche la persona che li ha scritti e che risponde al cliente, la catena è corta e i quattro gesti qui sopra la chiudono. Il controllo documento è già dentro il programma che usi, non costa nulla e fa la parte noiosa. Una mezza pagina scritta con l’elenco di quello che non esce mai vale più di qualunque abbonamento.

Qui non ti chiediamo l’indirizzo email in cambio di quello che leggi, e continuerà a essere così. Se ti riconosci nella prima riga della tabella, questa pagina ti ha già dato tutto quello che poteva darti.

Cambia quando a caricare i file non è una persona sola. Allora serve una regola scritta, e serve che qualcuno possa dire se è stata rispettata: come si scrive sta nella guida alla policy per i dipendenti, e che cosa comporta per gli obblighi da deployer nella guida sull’AI Act.

Che cosa fa il nostro strumento su un documento italiano, e che cosa no

Nonimo lavora sul testo di un documento, compresi Word, Excel, PowerPoint e PDF. Se selezioni il file e premi il tasto, ti restituisce il testo già mascherato negli appunti, pronto da incollare. Se invece lo rilasci nella finestra di Nonimo, ti lascia anche una copia mascherata accanto all’originale, che non tocca.

Il contenitore resta a casa, e non è merito del programma

Nonimo lavora sul testo che gli dai: non apre il contenitore di un documento, non lo ispeziona e non lo ripulisce. Proprietà, revisioni, commenti e nome del file non li tocca, né per toglierli né per segnalarli.

Restano sul tuo disco per un altro motivo, che non ha niente a che vedere con il programma: quando incolli testo stai mandando il contenuto e non il file. È una proprietà del gesto, non una funzione dello strumento, ed è per questo che il primo dei quattro controlli è proprio quello.

La differenza sta nell’altra metà del problema, che è chi guarda il testo: le varianti di un cognome, il terzo nominato una volta sola a pagina quattro, il cognome dentro un indirizzo di posta. Perché l’occhio li perde sta nella guida sul segreto professionale, e quella è la parte di cui parla la tabella qui sotto.

Che cosa sostituisce da solo e che cosa segnala soltanto

Che cosaCome si comporta
IBAN, numero di carta, indirizzo di posta, documento di viaggiosostituiti senza chiedere, perché la forma è inconfondibile
Codice fiscale, partita IVArilevati e segnalati a vista, non in silenzio
Nomi, indirizzi, ragioni socialicoperti con il motivo scritto e un clic per annullare
Immagini e scansioni senza testonon trattate

Classificazione di questa pagina, sul comportamento della versione attuale.

Non ti mette a norma, perché nessuno strumento lo fa da solo, e i suoi limiti sono scritti nella pagina sulla sicurezza.

Chi rivende o integra software trova le condizioni nella pagina dei partner; chi deve installarlo su più postazioni trova il perimetro nella pagina per le organizzazioni.

La procedura, nell’ordine

Sei righe da appendere vicino allo schermo. Finché vivono solo nella memoria di qualcuno sono un’abitudine e non una procedura, e le abitudini saltano proprio nei giorni storti.

  1. Scrivi in una riga che cosa non deve uscire mai. Referti, dati giudiziari, coordinate bancarie e identificativi fiscali. Su questa riga si obbedisce, senza ragionare caso per caso.
  2. Incolla il testo, non il file. È il gesto che elimina in un colpo tutto il capitolo sul contenitore.
  3. Se il file deve uscire intero, passa il controllo documento. E poi rileggi il nome.
  4. Verifica con il copia e incolla in un editor vuoto. Due minuti, e prende l’errore che è costato 10.000 euro all’ente dell’Aspromonte.
  5. Tieni la guardia alta dal secondo messaggio in poi. Il file lo hai controllato una volta; la risposta che incolli mezz’ora dopo, no.
  6. Scrivi la regola e dì a chi vale. Soprattutto se a caricare i documenti non sei solo tu.

Se qualcuno ha già caricato un documento che non doveva uscire, quello che succede dopo e i tempi entro cui va valutato stanno nella guida su GDPR e intelligenza artificiale; se la vostra copertura assicurativa ne tiene conto, nella guida sulla polizza cyber e nel questionario che vi manderanno.

Fonti

Nonimo è il software che lo fa sul tuo computer: maschera i nomi dei clienti e i codici prima che il testo arrivi a ChatGPT . Senza account, e i dati dei tuoi clienti non escono dalla tua macchina.

Domande frequenti

È sicuro caricare documenti su ChatGPT?

Dipende da che cosa contiene il file, non da come appare la pagina. Un documento di ufficio porta con sé proprietà, revisioni e commenti che sullo schermo non si vedono, e che vengono caricati insieme al testo.

Che cosa devo togliere da un documento prima di caricarlo?

I campi che identificano da soli, come codice fiscale, partita IVA e IBAN, i nomi e gli indirizzi, e poi il contenitore: proprietà del file, revisioni, commenti e nome del file. La combinazione di importo e data identifica anche senza nome.

Coprire un dato su un documento equivale a toglierlo?

No, e in Italia c'è un provvedimento che lo dice. Nel n. 302 dell'8 luglio 2021 il Garante ha sanzionato un ente il cui testo coperto si leggeva, scrive l'Autorità, con una semplice operazione di copia e incolla dentro un file Word.

Perché il nome del file conta?

Perché viaggia insieme al documento e nessuno lo controlla. Un allegato chiamato con cognome e numero di pratica dice quello che hai appena tolto dal testo, e lo dice prima ancora che il documento venga aperto.

Caricare una fattura elettronica è diverso da caricare un PDF?

Sì. La fattura elettronica è un file XML, e i suoi campi identificano entrambe le parti per legge: partita IVA, codice fiscale, sede e recapito telematico. Il PDF che guardi è solo una resa grafica di quel file.

Come faccio a verificare che il documento sia davvero pulito?

Selezioni tutto il testo, lo incolli in un editor vuoto e lo rileggi: quello che è stato solo coperto ricompare. Poi controlli proprietà, revisioni e commenti, e infine il nome del file.

Devo comprare un programma per farlo?

Non per forza. Word, Excel e PowerPoint hanno una funzione di controllo documento che rimuove proprietà, revisioni e commenti, e non costa niente. Uno strumento serve quando a caricare i file non è una persona sola.

Che differenza c'è fra coprire un dato e toglierlo?

Coprire aggiunge un livello grafico sopra il testo, che resta nel file e si recupera. Togliere sostituisce il testo. È la differenza su cui si è deciso il caso dell'8 luglio 2021, e vale su qualsiasi documento.

E se il documento è una foto o una scansione?

Allora c'è solo un'immagine, e nessun testo da togliere. Nessuno strumento che lavori sul testo la tocca, compreso il nostro, e prima di caricarla va guardata a occhio, riquadro per riquadro.

Chi risponde se un dipendente carica un documento di un cliente?

Il titolare del trattamento, cioè lo studio o l'azienda, non la persona che ha premuto invio: lo definiscono gli articoli 4, punto 7, e 24 del regolamento europeo. Per questo la regola interna e la verifica contano più del divieto, che da solo non lascia traccia.