Intelligenza artificiale nei Comuni: quali dati restano dentro

Sull’intelligenza artificiale nella pubblica amministrazione un Comune parte da un punto fermo: il personale può usarla, e in molti uffici la usa già. Quello che non può fare è portare fuori dall’ente i dati dei cittadini che gli passano per le mani, e la differenza fra le due cose non dipende dallo strumento, ma da che cosa si incolla nella finestra.

In breve: anagrafe, servizi sociali, sanzioni, edilizia e polizia locale sono i cinque fascicoli più delicati quando i dati escono dall’ente. Non perché una norma li nomini uno per uno, ma perché sono quelli in cui il dato è identificativo, spesso rientra nelle categorie particolari dell’articolo 9 del GDPR, e il cittadino non ha scelto di darlo: gliel’ha chiesto la legge.

Questa guida mette in fila che cosa dice l’articolo 14 della legge italiana sull’IA, che cosa chiede l’AI Act alle amministrazioni e da quando, in che stato sono davvero le linee guida ufficiali, e che cosa è già costato a un Comune italiano. Se quello che cerchi è il quadro generale del regolamento europeo, sta nella guida su AI Act e deployer.

A che punto sono i Comuni italiani con l’intelligenza artificiale

I Comuni italiani sono 7.894, secondo l’aggiornamento dell’Istat al 21 febbraio 2026. È un numero che spiega quasi tutto il resto: non esiste il Comune medio, e una regola scritta per Roma Capitale non funziona in un ente con nove dipendenti.

Il quadro più recente e più solido su questo tema lo ha pubblicato IFEL, la fondazione dell’ANCI, l’11 giugno 2026. Si chiama Intelligenza artificiale nei Comuni italiani. Competenze, governance, territori, raccoglie i risultati del progetto AI-PACT e restituisce un’indagine nazionale condotta su 664 dirigenti e funzionari comunali, con oltre 300 Comuni coinvolti.

7.894i Comuni italiani al 21 febbraio 2026

664dirigenti e funzionari nell'indagine IFEL

343.200i dipendenti comunali nel 2024

Il volume approfondisce quattro esperienze territoriali, in Toscana, a Roma Capitale, a Bergamo e nella Città metropolitana di Genova, e la conclusione che se ne ricava è più prudente di quella che si legge in giro: c’è interesse, mancano competenze, governance e qualità dei dati.

Il contesto che rende il tema urgente, e non è la tecnologia

Nel 2024 il personale comunale ammontava a 343.200 unità, in calo del 28,4 per cento rispetto al 2007. Nei prossimi sette anni, secondo lo stesso rapporto IFEL, dovrebbero uscire circa 145.000 persone fra pensionamenti e dimissioni, il 46 per cento di chi oggi è in servizio a tempo indeterminato.

È qui che nasce la spinta verso l’intelligenza artificiale negli uffici comunali, e non nella moda. Quando un ufficio tributi perde due persone su sei e nessuno le sostituisce, qualcuno comincia a incollare testi dentro un assistente per andare più veloce, senza chiedere niente a nessuno.

Questa guida parte da qui: quella scelta, fatta in buona fede da una persona sotto pressione, è esattamente il momento in cui il dato del cittadino esce dall’ente. La regola scritta serve prima dello strumento, ed è il motivo per cui esiste un modello di policy sull’intelligenza artificiale per i dipendenti.

Per che cosa la usa davvero chi lavora in Comune

Gli usi che si incontrano sugli sportelli italiani sono quattro, e nessuno dei quattro è futuristico. Conviene elencarli perché la discussione seria comincia da lì, non dalle smart city.

1. Scrivere e riscrivere. Bozze di risposte a istanze, riformulazioni di comunicazioni ai cittadini, traduzioni. È l’uso più diffuso e il più rischioso, perché per riscrivere bene si tende a incollare il documento intero.
2. Riassumere. Verbali di consiglio e di commissione, relazioni tecniche, pratiche edilizie lunghe. Stesso problema del punto precedente, con documenti mediamente più pesanti.
3. Rispondere alle domande ricorrenti. Chatbot sul sito o sull’app, su orari, scadenze, moduli, TARI e mensa scolastica. Qui il dato personale entra solo se è il cittadino a scriverlo.
4. Cercare dentro i propri atti. Ricerca semantica su delibere e determine già pubblicate, che è l’uso con il rapporto migliore fra utilità e rischio, perché lavora su documenti già pubblici.

I primi due sono quelli su cui concentrare la regola interna, perché sono quelli in cui il personale incolla. Gli altri due si governano con il contratto e con la configurazione, cioè con scelte che fa l’ente una volta sola.

Scrivere e riscriverealto

Riassumere atti e verbalialto

Chatbot sulle domande ricorrentimedio

Cercare dentro atti già pubblicatibasso

La barra qui sopra non riporta un dato di fonte, ma il modo in cui conviene ordinare le priorità quando si scrive la regola interna. Il criterio è uno solo, quanto dato personale finisce dentro il prompt, e porta a concentrare l’attenzione sui primi due usi. Le differenze fra le piattaforme, invece, stanno nelle schede su ChatGPT e sulle altre tre.

Quello che non entra in questa lista, e va detto

Videosorveglianza intelligente, lettura automatica delle targhe, analisi di immagini per la sicurezza urbana. Sono usi reali, alcuni Comuni italiani li hanno sperimentati, e non sono trattati qui perché appartengono a un’altra categoria giuridica: toccano la sorveglianza di zone accessibili al pubblico e, spesso, dati relativi a reati.

Per quella famiglia la strada è un’altra, passa dalla valutazione d’impatto e, in più casi, da un confronto preventivo con il Garante. Più avanti c’è il caso italiano che lo dimostra, e costa 50.000 euro.

I dati che passano da un Comune, e perché non sono come gli altri

Un Comune ha residenti, non clienti. La differenza giuridica è che il cittadino non ha scelto di consegnare quei dati e in moltissimi casi non poteva rifiutarsi, perché il trattamento nasce da un obbligo di legge o da un compito di interesse pubblico.

La conseguenza pratica è che manca quasi sempre la base giuridica più comoda, il consenso, e che l’ente non può recuperarla chiedendola dopo. Quando il trattamento poggia sull’articolo 6, paragrafo 1, lettere c) ed e) del GDPR, la domanda da porsi non è se il cittadino sia d’accordo, ma se la legge ti autorizzi a fare proprio quello.

fascicolo	che cosa contiene	perché pesa
anagrafe e stato civile	residenza, composizione familiare, cittadinanza	identifica in modo diretto e completo
servizi sociali	condizioni di salute, disagio, minori, ISEE	articolo 9 del GDPR, categorie particolari
polizia locale e sanzioni	verbali, violazioni, dati relativi a reati	articolo 10 del GDPR e decreto legislativo 51/2018
edilizia e tributi	planimetrie, redditi, situazione patrimoniale	identificano l’immobile e, con esso, la persona

Fonte: regolamento (UE) 2016/679, articoli 6, 9 e 10; decreto legislativo 18 maggio 2018, n. 51.

C’è poi una particolarità italiana che gioca contro: gli identificativi. Il codice fiscale sta su ogni modulo comunale, e da solo consente di ricostruire data di nascita, sesso e comune di nascita. La partita IVA lega una persona a un’attività. Togliere il nome e lasciare quei due campi non anonimizza niente. Lo stesso vale per foglio e mappale di una pratica edilizia: dal catasto si risale all’intestatario con una visura.

Il fascicolo che sembra innocuo e non lo è

Le sanzioni del codice della strada sono l’esempio che conviene tenere a mente quando si scrive la regola interna, perché il personale le considera pratiche di routine e non dati sensibili.

Un verbale contiene nome, residenza, targa, luogo, data e ora. Messi insieme, raccontano dove si trovava una persona in un momento preciso, e una serie di verbali racconta abitudini. È un dato di localizzazione associato a un nome, e in più rivela una violazione.

La stessa cautela vale per i procedimenti dei servizi sociali, dove il testo che si vorrebbe riassumere contiene per definizione il motivo per cui quella famiglia è seguita. Lì il riassunto automatico è l’uso in cui il danno potenziale è più alto e la fretta è maggiore. Quando quel motivo è una malattia o una disabilità, il testo contiene un dato sulla salute anche senza diagnosi, e per trattarlo non basta la base giuridica dei dati comuni.

I dati dei terzi, quelli che nessuno guarda

C’è una categoria che non compare nella tabella e che rende tutto più delicato: i dati di persone che non hanno nessun rapporto con il Comune. Compaiono di continuo, e nessuno li conta.

Il vicino nominato in un esposto sul rumore, il familiare indicato in una domanda di contributo, il testimone in un verbale, l’amministratore di condominio citato in una pratica edilizia. Sono interessati a tutti gli effetti, non hanno chiesto niente a nessuno, e non sapranno mai che il testo che li nomina è finito dentro un assistente.

È lo stesso meccanismo che rende difficile la posizione di uno studio professionale quando tratta i dipendenti dei propri clienti, raccontato per esteso nella guida su ChatGPT e il segreto professionale. In un Comune la platea è però molto più larga, perché comprende chiunque venga nominato in un atto.

La legge italiana: l’articolo 14 e chi resta responsabile del provvedimento

Questa è la norma che manca in tutti gli altri Paesi dell’Unione. La legge 23 settembre 2025, n. 132 è in vigore dal 10 ottobre 2025 e dedica l’articolo 14 all’uso dell’intelligenza artificiale nella pubblica amministrazione.

Il comma 1 fissa lo scopo, che è dichiaratamente pro innovazione: incrementare l’efficienza, ridurre i tempi di definizione dei procedimenti, aumentare qualità e quantità dei servizi. Ma lo lega a due condizioni, che vanno lette due volte.

Le pubbliche amministrazioni utilizzano l’intelligenza artificiale […] assicurando agli interessati la conoscibilità del suo funzionamento e la tracciabilità del suo utilizzo.

Conoscibilità e tracciabilità sono due obblighi operativi, più che principi generici. Il primo significa che un cittadino deve poter sapere come funziona il sistema che ha inciso sul suo procedimento. Il secondo significa che l’ente deve poter dire, dopo, in quali atti l’IA è stata usata e come. Senza un registro, la tracciabilità non esiste.

Il comma 2 è quello che chiude la porta all’automazione della decisione

Il comma 2 dice che l’utilizzo avviene in funzione strumentale e di supporto all’attività provvedimentale, nel rispetto dell’autonomia e del potere decisionale della persona, che resta l’unica responsabile dei provvedimenti e dei procedimenti in cui sia stata utilizzata l’intelligenza artificiale.

È scritto in modo da non lasciare margini. Nessun atto comunale può essere il risultato di un sistema, e il funzionario che firma non può indicare l’algoritmo come corresponsabile di un errore. Chi firma risponde, come prima.

Il comma 3 aggiunge misure tecniche, organizzative e formative per garantire un utilizzo responsabile e sviluppare le capacità trasversali degli utilizzatori. Il comma 4 chiarisce che tutto questo si fa con le risorse disponibili a legislazione vigente, cioè senza un euro in più: un dettaglio che spiega perché, nella pratica, la formazione dipende dalla sensibilità del singolo ente.

10 ottobre 2025

Le altre due norme italiane che toccano un Comune

L’articolo 11, comma 2 riguarda il Comune come datore di lavoro: l’uso dell’IA in ambito lavorativo deve essere sicuro, affidabile e trasparente, e il datore è tenuto a informare il lavoratore nei casi e con le modalità dell’articolo 1 bis del decreto legislativo 152/1997. Vale per il personale comunale come per qualunque altro.

L’articolo 15 riguarda l’attività giudiziaria e non i Comuni, ma conviene conoscerlo perché segna la linea che il legislatore italiano ha scelto ovunque: ogni decisione sull’interpretazione della legge e sulla valutazione dei fatti resta al magistrato. È la stessa logica dell’articolo 14.

Sul versante professionale, chi lavora con l’ente dall’esterno ha un obbligo speculare, nell’articolo 13, di comunicare al destinatario della prestazione le informazioni sui sistemi utilizzati. Quel pezzo è raccontato nella guida su ChatGPT e il segreto professionale.

norma	che cosa dice	che cosa cambia per l’ufficio
art. 14, comma 1	uso per efficienza, tempi e servizi, con conoscibilità e tracciabilità	serve un registro di dove e come si è usata l’IA
art. 14, comma 2	funzione strumentale e di supporto, la persona resta l’unica responsabile	chi firma risponde, come prima
art. 14, comma 3	misure tecniche, organizzative e formative	formazione per chi usa gli strumenti
art. 14, comma 4	con le risorse disponibili a legislazione vigente	nessun fondo in più, la formazione dipende dall’ente
art. 11, comma 2	uso sul lavoro sicuro, affidabile e trasparente, con informazione al lavoratore	il Comune informa il proprio personale
art. 13	chi presta un servizio professionale comunica i sistemi utilizzati	i professionisti esterni devono dirlo all’ente
art. 15	interpretazione della legge e valutazione dei fatti restano al magistrato	non tocca i Comuni, ma segue la stessa logica

Fonte: legge 23 settembre 2025, n. 132, Normattiva.

Che cosa chiede l’AI Act alle amministrazioni, e da quando

L’AI Act tratta le amministrazioni come tutti gli altri deployer, con un’eccezione che le riguarda in modo specifico: la valutazione d’impatto sui diritti fondamentali dell’articolo 27. Ed è qui che quasi tutte le pagine italiane danno una data sbagliata.

La valutazione d’impatto sui diritti fondamentali, e quando arriva

L’articolo 27, paragrafo 1 obbliga a farla i deployer che sono organismi di diritto pubblico o enti privati che forniscono servizi pubblici, e i deployer dei sistemi dell’allegato III, punto 5, lettere b) e c). Riguarda solo i sistemi ad alto rischio dell’articolo 6, paragrafo 2, con esclusione di quelli dell’allegato III, punto 2.

Va fatta prima del primo uso e contiene sei elementi elencati nella norma: la descrizione dei processi, il periodo e la frequenza d’uso, le categorie di persone interessate, i rischi specifici di danno, le misure di sorveglianza umana e le misure da adottare se i rischi si concretizzano, comprese governance interna e meccanismi di reclamo.

La data, però, non è il 2 agosto 2026. L’articolo 27 sta nel capo III, sezione 3, e l’articolo 113 è stato sostituito dal regolamento (UE) 2026/1744: per i sistemi dell’allegato III si applica dal 2 dicembre 2027, e per quelli dell’allegato I dal 2 agosto 2028.

2 dicembre 2027

Due cose rendono meno faticosa quella scadenza, e le ha aggiunte l’omnibus digitale del luglio 2026. Il nuovo paragrafo 4 consente di rinviare alle sezioni pertinenti della valutazione d’impatto sulla protezione dei dati già fatta ai sensi dell’articolo 35 del GDPR, o di includerne parti. Il nuovo paragrafo 5 incarica l’ufficio per l’IA di elaborare un modello di questionario, anche attraverso uno strumento automatizzato.

Gli usi ad alto rischio che riguardano i servizi pubblici essenziali

L’allegato III, punto 5, lettera a) comprende i sistemi destinati a essere usati dalle autorità pubbliche, o per loro conto, per valutare l’ammissibilità delle persone fisiche alle prestazioni e ai servizi di assistenza pubblica essenziali, compresa l’assistenza sanitaria, e per concedere, ridurre, revocare o recuperare tali prestazioni.

Letta con occhi comunali, quella riga descrive il bonus sociale, il contributo affitto, l’assegnazione di un posto al nido e la revoca di un beneficio. Tutt’altro che un’ipotesi remota, è la materia quotidiana di un ufficio servizi sociali, e dal 2 dicembre 2027 il sistema che istruisce quelle pratiche sarà ad alto rischio.

C’è poi la lettera d), che comprende i sistemi per valutare e classificare le chiamate di emergenza e per stabilire priorità nell’invio di polizia, vigili del fuoco e assistenza medica. Tocca le centrali operative, non lo sportello, ma è bene sapere che è lì.

Divieto emozioni sul lavoro, art. 5 f)feb 2025

Articolo 14 della legge 132/2025ott 2025

Trasparenza dell'articolo 50ago 2026

Valutazione d'impatto, art. 27dic 2027

Nel mezzo c’è un obbligo che molti Comuni hanno già addosso senza saperlo: quello di trasparenza dell’articolo 50, pienamente applicabile dal 2 agosto 2026. Se sul sito dell’ente c’è una chat automatica, chi la usa deve capire di stare parlando con un sistema di IA, a meno che non sia già evidente.

Messe in fila, le quattro date raccontano una cosa sola: quello che riguarda un Comune oggi è già arrivato, e quello che arriva fra un anno è l’unico pezzo che richiede un progetto. Il che non vuol dire che il primo si possa rimandare.

Un divieto che vale già oggi, e riguarda il Comune come datore di lavoro

L’articolo 5, paragrafo 1, lettera f) vieta i sistemi che inferiscono le emozioni di una persona nel luogo di lavoro e negli istituti di istruzione, salvo usi medici o di sicurezza. È in vigore dal 2 febbraio 2025 e ha il massimale più alto del regolamento, 35 milioni di euro o il 7 per cento del fatturato mondiale annuo.

Non è teoria: si vendono software che misurano il coinvolgimento o lo stato d’animo del personale in videoriunione, e capita che arrivi in offerta a un ente insieme ad altro. La risposta è no, e non per prudenza.

Se il Comune userà un giorno un sistema ad alto rischio sul posto di lavoro, l’articolo 26, paragrafo 7 aggiunge un passaggio: informare i rappresentanti dei lavoratori e i lavoratori interessati prima di metterlo in servizio. Il quadro completo degli obblighi del deployer sta nella guida su AI Act e deployer.

Le linee guida AgID per l’intelligenza artificiale nella pubblica amministrazione: a che punto sono

Questa sezione è breve e vale più di molte altre, perché la risposta che gira è sbagliata. Le linee guida AgID esistono, sono buone, e non sono ancora definitive.

La pagina tematica di AgID, consultata il 20 settembre 2026, scrive che le Linee Guida per l’adozione dell’Intelligenza Artificiale nella Pubblica Amministrazione sono state adottate con la Determinazione n. 17/2025, e le presenta come documento il cui iter di adozione è in corso. Lo stesso file pubblicato sulla pagina porta accanto la dicitura «iter in corso». La consultazione pubblica si era chiusa il 20 marzo 2025.

20 mar 2025chiusura della consultazione sulle linee guida per l'adozione

11 apr 2026chiusura della consultazione su sviluppo e procurement

0linee guida AgID sull'IA con iter concluso al 20 settembre 2026

Nel marzo 2026 AgID ha messo in consultazione altri due documenti, adottati con la Determinazione n. 43/2026: le Linee Guida per lo sviluppo di sistemi di IA nella PA e quelle per il procurement. La consultazione si è chiusa l’11 aprile 2026. Sono tutte emanate seguendo l’iter dell’articolo 71 del Codice dell’amministrazione digitale.

Lo strumento operativo che un Comune troverebbe per primo è del 2023

Se un funzionario cerca oggi una guida pratica, la prima cosa che trova è lo Strumento 5 del Piano triennale per l’informatica nella PA 2024-2026, dedicato all’intelligenza artificiale. È utile, ed è firmato da AgID insieme a CINI, INAIL, Istat e INPS.

Porta però l’indicazione «Versione 1.0 del 21/12/2023», e si vede: descrive l’AI Act come un testo emendato nel giugno 2023 e ne racconta requisiti di trasparenza che nel testo finale sono scritti diversamente. La colpa è della velocità con cui è cambiata la norma, non di chi l’ha scritto.

La conclusione pratica per un ente è che oggi non esiste un documento italiano vincolante e aggiornato a cui agganciare la propria regola interna. Bisogna costruirla sulla legge 132/2025, sul GDPR e sull’AI Act, e tenerla abbastanza breve da poterla aggiornare quando le linee guida avranno concluso il loro iter.

documento	stato al 20 settembre 2026	a che cosa serve
Linee Guida per l’adozione	iter di adozione in corso	principi e governance
Linee Guida per lo sviluppo	bozza, consultazione chiusa	progettare sistemi nuovi
Linee Guida per il procurement	bozza, consultazione chiusa	acquistare e monitorare
Strumento 5 del Piano triennale	versione 1.0 del 21 dicembre 2023	orientamento, non aggiornato

Fonte: AgID, area Intelligenza artificiale e pagina dello Strumento 5, consultate il 20 settembre 2026.

E che cosa non ha pubblicato il Garante

Va detto perché la ricerca la fanno tutti e non trovano niente. Sulla pagina tematica del Garante dedicata all’intelligenza artificiale, consultata il 20 settembre 2026, ci sono il regolamento europeo, le indicazioni contro il web scraping, i documenti del G7 e un decalogo dedicato ai servizi sanitari nazionali.

Non c’è invece una guida generale, rivolta a enti o a datori di lavoro, su come il personale debba usare l’intelligenza artificiale generativa nel lavoro quotidiano. È un vuoto reale, non una svista di ricerca, e significa che ogni ente deve scriversi la propria regola. Il modello di policy per i dipendenti serve proprio a non partire da un foglio bianco.

Il Comune di Trento, 50.000 euro, e l’anonimizzazione che non bastava

Il caso italiano esiste, ha un nome e una data. Con provvedimento dell’11 gennaio 2024, reso noto il 25 gennaio, il Garante ha sanzionato il Comune di Trento per 50.000 euro e ha ordinato la cancellazione dei dati trattati in violazione di legge.

I progetti erano due, finanziati con fondi europei. Marvel prevedeva l’acquisizione di filmati dalle telecamere già installate sul territorio e dell’audio da microfoni collocati sulla pubblica via, analizzati con tecniche di IA per rilevare in modo automatizzato eventi di rischio. Protector prevedeva filmati senza audio e l’analisi di messaggi e commenti d’odio pubblicati sui social per proteggere i luoghi di culto.

Le contestazioni sono cinque e vale la pena leggerle come una lista di controllo, perché è esattamente la lista che un Comune si ritrova davanti quando avvia una sperimentazione.

1. Nessuna base giuridica. Il Comune di Trento non annovera la ricerca scientifica fra le proprie finalità istituzionali, e non ha comprovato un quadro giuridico idoneo a giustificare quei trattamenti, che riguardavano anche dati relativi a reati e categorie particolari.
2. Condivisione con terzi. I dati venivano condivisi anche con i partner di progetto.
3. Anonimizzazione insufficiente. Il Garante ha ritenuto insufficienti le tecniche impiegate per ridurre i possibili rischi di reidentificazione degli interessati.
4. Trasparenza carente. Le informative di primo e secondo livello non descrivevano compiutamente i trattamenti, compresa la possibilità che i microfoni sulla pubblica via registrassero conversazioni.
5. Valutazione d’impatto non comprovata. Nonostante nuove tecnologie e sorveglianza sistematica di zone accessibili al pubblico, il Comune non ha comprovato di averla effettuata prima di iniziare.

50.000 euro

Il terzo punto è quello che qui interessa di più, ed è anche quello che viene citato meno. Il Comune sosteneva che i dati venissero immediatamente anonimizzati dopo la raccolta. Il Garante ha guardato l’efficacia di quelle tecniche e l’ha ritenuta insufficiente per ridurre i rischi di reidentificazione.

Dire «li anonimizziamo» non è, da solo, una difesa. L’anonimizzazione va valutata e documentata, e se il risultato resta riconducibile a una persona quello che hai in mano è ancora un dato personale, con il GDPR che continua ad applicarsi. Capita anche a un testo con i nomi sostituiti, quando dentro resta una circostanza che indica una persona sola.

Che cosa il provvedimento non dice, e conviene non dedurre

Non dice che i Comuni non possano usare l’intelligenza artificiale. Il Garante ha chiuso il comunicato dichiarandosi aperto al dialogo, con il Comune di Trento e con ogni altra amministrazione, per dare supporto a future iniziative conformi.

E non dice che la videosorveglianza intelligente sia vietata, ma solo che quei due progetti, con quella base giuridica e quelle informative, non stavano in piedi. La stessa pagina del Garante rinvia a due istruttorie aperte con la stessa logica, su Roma Capitale e sul Comune di Torino.

Quello che vale anche per l’ufficio, però, è la terza contestazione, e non riguarda le telecamere. Riguarda il fatto che una trasformazione dei dati va valutata per quello che ottiene, non per come la si chiama. La differenza fra anonimizzare e pseudonimizzare torna alla fine di questa guida, ed è la stessa che regge il confronto fra le piattaforme nella scheda su Claude e nelle altre tre.

Quali strumenti e quali account: dove cambia tutto

Prima di scrivere qualunque regola conviene sapere che la stessa app, a seconda dell’account, si comporta in due modi diversi. Un account personale gratuito e un account istituzionale con contratto non sono lo stesso prodotto, anche se l’interfaccia è identica.

Le differenze che contano per un ente sono quattro: se il fornitore usa i contenuti per addestrare i modelli, quanto li conserva, chi vi può accedere e dove stanno fisicamente. Le risposte cambiano da fornitore a fornitore e cambiano nel tempo, motivo per cui vanno verificate sulla documentazione, guardandone la data.

Le quattro schede aggiornate, con la citazione e la data di ogni documento, stanno nelle guide su ChatGPT, su Claude, su Gemini e su Microsoft Copilot. Questa pagina non le ripete.

Quello che va aggiunto, per un Comune, è che nessuna di quelle configurazioni risolve la domanda di partenza. Anche con il contratto migliore, il testo che il funzionario incolla esce dall’ente e arriva a un fornitore: diventa una comunicazione di dati personali a un responsabile del trattamento, e va retta da un accordo ai sensi dell’articolo 28 del GDPR.

La regola per il personale: che cosa ci deve stare

La regola interna di un Comune è più corta di quanto si pensi e più difficile da far rispettare di quanto si pensi. Corta perché le decisioni vere sono quattro. Difficile perché il personale comunale cambia, e perché chi lavora in un ufficio sotto organico non legge circolari lunghe.

1. Che cosa non esce mai. L’elenco chiuso dei fascicoli che non si incollano da nessuna parte, scritto con i nomi che si usano in quell’ente e non con categorie giuridiche.
2. Con quale account si lavora. Uno solo, indicato per nome, e il divieto esplicito di usare account personali per atti d’ufficio.
3. A chi chiedere in caso di dubbio. Una persona, con nome e indirizzo, e la garanzia che chiedere non comporta conseguenze.
4. Come si tiene la traccia. Dove si annota che in quel procedimento è stato usato un sistema di IA, perché l’articolo 14 chiede tracciabilità e senza un registro non c’è.

Il registro della tracciabilità è la parte che spaventa di più e costa di meno. Basta una riga per procedimento, nel fascicolo, con quattro campi, senza nessun applicativo.

  Procedimento: contributo retta nido, prot. interno
  Sistema usato: assistente generalista, account dell'ente
  Per che cosa:  bozza della risposta, dati non inseriti
  Chi ha deciso: il responsabile del procedimento

Il quarto punto è quello che distingue una regola comunale da una regola aziendale, ed è anche quello che viene dimenticato più spesso. Il modello di policy per i dipendenti copre i primi tre e va integrato con il quarto, che è specifico del settore pubblico.

Una cosa da non scrivere, invece: che l’ente «è conforme» all’AI Act o al GDPR. La conformità è del titolare del trattamento e si dimostra con gli atti, non si dichiara in una circolare che qualcuno un giorno potrebbe citare contro di te.

Che cosa chiedere a un fornitore in una gara pubblica

Il procurement è la leva più forte che un Comune ha, perché è l’unico momento in cui può imporre condizioni invece di subirle. AgID lo ha riconosciuto mettendo in consultazione, nel marzo 2026, linee guida dedicate all’acquisizione, alla gestione e al monitoraggio delle soluzioni basate su IA.

In attesa che quel documento chiuda il suo iter, le domande da mettere nei documenti di gara sono quelle che il GDPR e l’AI Act rendono già necessarie.

che cosa chiedere	dove sta l’aggancio
accordo sul trattamento con il fornitore	articolo 28 del GDPR
se i contenuti sono usati per addestrare, e come si esclude	contratto e documentazione del fornitore
dove stanno i dati e quali trasferimenti extra UE	capo V del GDPR
se il sistema rientra nell’allegato III e chi è il fornitore	AI Act, articoli 6 e 25

Fonte: regolamento (UE) 2016/679, articoli 28 e 44 e seguenti; regolamento (UE) 2024/1689, articoli 6 e 25.

C’è una quinta domanda che non è giuridica ed è la più utile: che cosa succede quando il contratto finisce. Chi cancella cosa, entro quando, e con quale prova. È la domanda che nessuno fa in fase di gara e che tutti si fanno tre anni dopo.

Attenzione a chi fornisce e a chi diventa fornitore

C’è un caso in cui l’ente smette di essere solo un utilizzatore, ed è l’articolo 25 dell’AI Act. Se il Comune appone il proprio nome su un sistema ad alto rischio, lo modifica in modo sostanziale o ne cambia la finalità prevista al punto da renderlo ad alto rischio, viene considerato fornitore con tutti gli obblighi dell’articolo 16.

Non è un’ipotesi da manuale: succede nei progetti finanziati, dove l’ente sviluppa una soluzione insieme a un partner e poi la pubblica con il proprio logo. Conviene che la ripartizione dei ruoli sia scritta nel contratto prima, e non ricostruita dopo. La stessa questione, vista dal lato dell’impresa privata, sta nella guida su AI Act e deployer.

Quando il cittadino chiede: trasparenza, accesso e diritti

Prima o poi arriva l’istanza, ed è meglio sapere in anticipo che cosa si risponde. Le richieste che un Comune può ricevere su questo tema sono di tre tipi, e hanno fondamenti diversi.

La prima è l’accesso ai propri dati, articoli 15 e seguenti del GDPR: che cosa avete su di me, da dove viene, a chi l’avete comunicato. La seconda è l’accesso agli atti e l’accesso civico, che riguardano documenti e non dati personali e seguono le loro regole. La terza è nuova, e nasce dall’articolo 14 della legge 132/2025: come funziona il sistema che avete usato nel mio procedimento.

Su quest’ultima la risposta corretta non è un manuale tecnico. La conoscibilità del funzionamento significa spiegare, in modo comprensibile, che ruolo ha avuto lo strumento e chi ha deciso. E se l’ente non ha tenuto traccia, la risposta non si può costruire dopo.

È utile predisporre in anticipo un testo breve e riutilizzabile, da adattare al caso, invece di scriverne uno ogni volta sotto la pressione dei termini di legge. Bastano dieci righe, e vanno riviste quando cambia lo strumento.

art. 15GDPR: accesso ai propri dati

art. 14legge 132/2025: conoscibilità e tracciabilità

art. 27AI Act: meccanismi di reclamo, dal 2 dicembre 2027

C’è infine un elemento che arriverà con l’articolo 27 e che conviene anticipare: fra i sei contenuti della valutazione d’impatto sui diritti fondamentali ci sono le disposizioni di governance interna e i meccanismi di reclamo. Chi li predispone adesso, in forma semplice, si troverà buona parte del lavoro fatto. Il resto degli obblighi che nascono da quel regolamento sta nella guida su AI Act e deployer.

Rispondere a un reclamo senza far uscire i dati: esempio passo passo

Il caso più comune è anche il più banale: un cittadino manda un reclamo lungo e confuso, il funzionario vuole una bozza di risposta ordinata, e il modo più veloce è incollare tutto dentro un assistente. Ecco come si fa la stessa cosa senza che il fascicolo esca.

Il passaggio decisivo è il primo, e non è tecnologico: si riscrive il caso invece di incollarlo. L’assistente non ha bisogno del nome del cittadino per aiutarti a strutturare una risposta, e non ha bisogno del numero di protocollo.

  Da incollare:
  «Reclamo relativo a un contributo per la retta
   dell'asilo nido, respinto per ISEE fuori soglia.
   Serve una bozza di risposta che spieghi il criterio
   e indichi i termini per il riesame.»

  Da NON incollare:
  il testo integrale del reclamo, il nome,
  il codice fiscale, il numero di protocollo,
  l'indirizzo e l'ISEE esatto.

Il secondo passaggio è riportare la bozza dentro il proprio applicativo e completarla lì con i dati reali, che a quel punto non hanno mai lasciato l’ente. Il terzo è annotare nel fascicolo che nella predisposizione della bozza è stato usato un sistema di IA, che è la tracciabilità dell’articolo 14.

Quando il testo va incollato per forza, perché è troppo lungo o troppo tecnico per essere riassunto a mano, il gesto che resta è coprire gli identificativi prima. Se ne parla nell’ultima sezione.

Perché la riformulazione funziona meglio di quanto sembri

L’obiezione che si sente è che riscrivere il caso costa tempo, e che tanto vale incollare. Nella pratica costa meno di quanto si teme, per un motivo semplice: riformulare obbliga a capire che cosa si sta chiedendo, e una domanda chiara produce una bozza migliore.

C’è anche un effetto collaterale utile sul piano dei termini di legge. Un funzionario che ha già riscritto il nucleo del reclamo in tre righe ha, di fatto, l’istruttoria impostata. Quella sintesi resta nel fascicolo e serve alla persona che subentrerà, che in un ufficio comunale è una prospettiva concreta.

Il limite va detto con la stessa chiarezza: funziona sui reclami, sulle istanze e sulle comunicazioni, cioè su documenti che si possono riassumere. Non funziona su un allegato tecnico di quaranta pagine o su una perizia, e per quelli serve un’altra risposta. Le differenze di conservazione e accesso fra le piattaforme, che a quel punto diventano decisive, stanno nella scheda su Microsoft Copilot e nelle altre tre.

Che cosa risolve uno strumento, e che cosa no

Nonimo è un’app per Mac e Windows che segnala a schermo gli identificativi italiani prima che il testo parta: codice fiscale, partita IVA, targa e tessera sanitaria li mostra, e l’IBAN, che la cifra di controllo conferma, lo sostituisce in silenzio.

Prima                                      Dopo
  Richiedente: Anna Petrucci                 Richiedente: [PERSONA_1]
  Codice fiscale: PTRNNA79M44H501T           Codice fiscale: [RIFERIMENTO_1]
  Residenza: Via Mazzini 14, 38122 Trento    Residenza: [INDIRIZZO_1]
  Protocollo: 2026/0004182                   Protocollo: [RIFERIMENTO_2]
  Telefono: 340 1234567                      Telefono: [TELEFONO_1]

Le etichette a destra sono quelle che il motore emette in italiano. La corrispondenza per tornare indietro resta cifrata sul computer di chi la usa, e proprio per questo si chiama pseudonimizzazione e non anonimizzazione ai sensi dell’articolo 4, punto 5 del GDPR: il dato resta personale, e il regolamento continua ad applicarsi.

In un Comune questa distinzione conta davvero: è la stessa su cui è caduto il Comune di Trento: chiamare anonimizzazione una trasformazione reversibile porta a trattare quei dati come se fossero fuori dal GDPR, e non lo sono.

E che cosa non fa, detto per intero

Nonimo non mette l’ente in regola con nulla, perché la conformità è del titolare del trattamento. I limiti del motore sono scritti nella pagina sulla sicurezza.

C’è anche un caso in cui non serve comprare niente. Un ufficio piccolo, con poche pratiche e una persona sola che le tocca, se la cava con la regola scritta e con l’abitudine di riformulare il caso invece di incollarlo.

Uno strumento comincia a servire quando a incollare sono in quindici, quando il turnover è alto e quando nessuno può controllare a occhio che cosa esce. Per l’ente intero è tutto nella pagina per le organizzazioni, e le altre guide sono nell’indice.

Fonti

Tutte verificate il 20 settembre 2026.

• Legge 23 settembre 2025, n. 132 (Normattiva, in vigore dal 10 ottobre 2025): l’articolo 11, comma 2 sull’informazione al lavoratore con rinvio all’articolo 1 bis del decreto legislativo 152/1997; l’articolo 14, commi da 1 a 4 su conoscibilità, tracciabilità, funzione strumentale e responsabilità della persona; l’articolo 15 sull’attività giudiziaria; l’articolo 20, comma 4 che tiene fermi i poteri del Garante.
• Regolamento (UE) 2024/1689, testo consolidato al 27 luglio 2026 (EUR-Lex): l’articolo 5, paragrafo 1, lettera f) sul riconoscimento delle emozioni sul luogo di lavoro; l’articolo 25 sui casi in cui un deployer è considerato fornitore; l’articolo 26, paragrafo 7 sull’informazione ai rappresentanti dei lavoratori; l’articolo 27, paragrafi 1, 4 e 5 sulla valutazione d’impatto sui diritti fondamentali; l’articolo 99 sui massimali; l’articolo 113 con le date; l’allegato III, punto 5, lettere a) e d).
• Regolamento (UE) 2026/1744 dell’8 luglio 2026, omnibus digitale sull’IA (EUR-Lex, GU L del 24 luglio 2026): il punto 13 che sostituisce i paragrafi 4 e 5 dell’articolo 27, con il rinvio alla valutazione d’impatto sulla protezione dei dati e il modello di questionario dell’ufficio per l’IA; il punto 40 che sposta l’alto rischio al 2 dicembre 2027 e al 2 agosto 2028. ⚠️ Risponde 202 con corpo vuoto a una richiesta automatica: si legge dal browser.
• Garante per la protezione dei dati personali, provvedimento dell’11 gennaio 2024 sul Comune di Trento (comunicato del 25 gennaio 2024, provvedimento): i progetti Marvel e Protector, la sanzione di 50.000 euro e la cancellazione dei dati, l’assenza di quadro giuridico idoneo, la condivisione con i partner, le tecniche di anonimizzazione ritenute insufficienti per i rischi di reidentificazione, le informative carenti, la valutazione d’impatto non comprovata e la disponibilità al dialogo con le amministrazioni.
• AgID, area Intelligenza artificiale (agid.gov.it): le Linee Guida per l’adozione adottate con la Determinazione n. 17/2025 con iter di adozione ancora in corso, la consultazione del 18 febbraio 2025 chiusa il 20 marzo, e il file pubblicato con la dicitura «iter in corso».
• AgID, consultazione su sviluppo e procurement, 12 marzo 2026 (agid.gov.it): i due documenti adottati con la Determinazione n. 43/2026, la consultazione chiusa l’11 aprile 2026 e l’iter dell’articolo 71 del Codice dell’amministrazione digitale.
• AgID, Strumento 5 del Piano triennale, Intelligenza Artificiale nella PA (agid.gov.it): la versione 1.0 del 21 dicembre 2023 e la descrizione dell’AI Act come testo emendato nel giugno 2023.
• Istat, codici delle unità amministrative (istat.it): i 7.894 Comuni italiani dal 21 febbraio 2026, dopo la fusione che ha dato origine a Castegnero Nanto.
• IFEL Fondazione ANCI, «Intelligenza artificiale nei Comuni italiani. Competenze, governance, territori», 11 giugno 2026 (fondazioneifel.it): il progetto AI-PACT, gli oltre 300 Comuni coinvolti, l’indagine su 664 dirigenti e funzionari comunali e le quattro esperienze territoriali.
• IFEL Fondazione ANCI, «Il personale dei Comuni italiani», edizione 2026, 21 aprile 2026 (fondazioneifel.it): i 343.200 dipendenti comunali nel 2024, il calo del 28,4 per cento dal 2007 e le 145.000 uscite previste in sette anni, pari al 46 per cento del personale a tempo indeterminato.
• Regolamento (UE) 2016/679 (EUR-Lex): le basi giuridiche dell’articolo 6, paragrafo 1, lettere c) ed e); le categorie particolari dell’articolo 9; i dati relativi a reati dell’articolo 10; il contratto con il responsabile dell’articolo 28; la definizione di pseudonimizzazione dell’articolo 4, punto 5.

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Questa pagina ha finalità informative e non è un parere legale. Per il caso concreto rivolgiti al responsabile della protezione dei dati del tuo ente.