AI Act e deployer: cosa deve fare chi usa l'IA in azienda

Se la tua azienda o il tuo studio usa un’intelligenza artificiale fornita da altri (ChatGPT, Microsoft Copilot, un gestionale che suggerisce le risposte), il regolamento europeo ti chiama deployer. E finché quei sistemi non sono ad alto rischio, gli obblighi del deployer nell’AI Act oggi sono due: non usare i sistemi che l’articolo 5 vieta e adottare misure per l’alfabetizzazione di chi lavora con te.

Se poi metti un chatbot davanti ai clienti o pubblichi contenuti generati, se ne aggiunge una terza, ed è l’articolo 50. Il resto del regolamento, fatto di requisiti tecnici e valutazione di conformità, parla al fornitore. E la parte che parlerebbe anche a te, quella sull’alto rischio, non si applica ancora: è slittata al 2 dicembre 2027 e al 2 agosto 2028, per effetto di un regolamento del luglio 2026 che quasi nessuna pagina italiana ha ancora riportato.

Questa guida mette in fila che cosa ti si applica davvero, con la data accanto e il rimando al testo ufficiale, e tiene separate le due cose che in ufficio si confondono sempre: gli obblighi che nascono dall’AI Act e quelli che nascono dal GDPR. I secondi sono altri, sono già in vigore e non sono slittati di un giorno.

Se la domanda che ti ha portato qui riguarda il documento del cliente, la risposta va cercata fuori dall’AI Act, nella guida su ChatGPT e il segreto professionale. E se quello che ti serve è la regola interna da far firmare, sta nel modello di policy per i dipendenti.

Che cos’è l’AI Act e a chi si applica: fornitore e deployer

L’AI Act è il regolamento (UE) 2024/1689. Non è una direttiva da recepire: è direttamente applicabile in Italia, e il suo impianto è quello della sicurezza dei prodotti. Classifica i sistemi in base al rischio e collega gli obblighi al ruolo, non alle dimensioni dell’azienda.

I ruoli che contano per chi legge questa pagina sono due. Il fornitore sviluppa un sistema e lo immette sul mercato con il proprio nome. Il deployer lo usa. La definizione sta nell’articolo 3, punto 4, ed è ampia: qualsiasi persona fisica o giuridica, autorità pubblica, agenzia o altro organismo che usa un sistema di IA sotto la propria autorità, tranne nell’uso personale non professionale.

La conseguenza pratica è che quasi tutte le imprese italiane sono deployer e nessuna è fornitore. Nessuno in uno studio di commercialisti costruisce modelli: si comprano abbonamenti. E per un sistema che non sia ad alto rischio gli obblighi del deployer ai sensi dell’AI Act sono pochissimi.

2gli obblighi che oggi riguardano un deployer di IA non ad alto rischio

2 dic 2027quando arrivano quelli sull'alto rischio dell'allegato III

0le autorità italiane che oggi possono sanzionare l'AI Act

Sei un deployer anche se usi ChatGPT dal browser

Non serve installare niente, non serve un contratto enterprise e non serve che qualcuno in azienda sappia che cosa sia un modello. Basta che il sistema venga usato sotto l’autorità dell’impresa, cioè nel lavoro, e che a usarlo sia qualcuno che lavora per te.

Il confine dell’uso personale non professionale è quello che lascia fuori il dipendente che la sera, dal telefono, chiede una ricetta a un assistente. Non lascia fuori lo stesso dipendente che la mattina incolla una bozza di contratto, anche se lo fa dal suo account privato e senza dirlo a nessuno. Quella resta un’attività professionale, e il titolare del trattamento resta l’azienda.

Per questo la prima cosa da scrivere non è un adempimento dell’AI Act ma una regola interna, e conviene partire da un modello di policy sull’intelligenza artificiale per i dipendenti da adattare, invece di inventarne uno.

Quando un deployer diventa fornitore senza accorgersene

C’è però un articolo che conviene conoscere, il 25: in tre casi precisi un deployer viene considerato fornitore, con tutti gli obblighi dell’articolo 16.

1. Appone il proprio nome o marchio su un sistema ad alto rischio già immesso sul mercato, salvo diversi accordi contrattuali sulla ripartizione degli obblighi.
2. Apporta una modifica sostanziale a un sistema ad alto rischio già in servizio, che resta ad alto rischio.
3. Cambia la finalità prevista di un sistema, anche per finalità generali, in modo che quel sistema diventi ad alto rischio ai sensi dell’articolo 6.

Il terzo caso è quello che può toccare un’impresa normale, e riguarda solo l’alto rischio. Prendere un modello generalista e costruirci sopra uno strumento che decide chi passa alla fase due di una selezione del personale significa passare dall’uso alla fornitura. Il regolamento (UE) 2026/1744 ha aggiunto che, quando questo succede, il fornitore iniziale smette di essere considerato tale per quel sistema.

Gli obblighi del deployer nell’AI Act valgono anche se in ufficio si usa solo ChatGPT o Copilot?

Sì, ma molto meno di quanto raccontino le pagine che vendono corsi. Un assistente generalista usato per riscrivere una mail, riassumere un verbale o tradurre una clausola non è un sistema ad alto rischio, e nessuno dei requisiti del capo III ti riguarda.

A te si applicano i due obblighi generali del capo I e del capo II, in vigore dal 2 febbraio 2025, più gli obblighi di trasparenza dell’articolo 50 se sei tu a mettere un chatbot davanti ai clienti o a pubblicare contenuti generati. Nient’altro, finché non entri nell’alto rischio.

La confusione nasce da un fatto semplice: il regolamento è lungo centotredici articoli e tredici allegati, e quasi tutto è indirizzato a chi costruisce. Leggere l’indice e concluderne che l’azienda ha davanti centotredici adempimenti è l’errore più comune nelle pagine italiane sull’argomento.

uso dell’IA in ufficio	articoli che si applicano	da quando
assistente generalista per scrivere	articoli 4 e 5, e nient’altro	2 febbraio 2025
chatbot sul sito rivolto ai clienti	in più, articolo 50, paragrafo 1	2 agosto 2026
testi o immagini generati e pubblicati	in più, articolo 50, paragrafi 2 e 4	2 agosto 2026
filtro dei curriculum con un sistema	gli obblighi dell’alto rischio	2 dicembre 2027

Fonte: regolamento (UE) 2024/1689, articoli 4, 5, 50 e 113, testo consolidato al 27 luglio 2026.

Come capire in quale riga sei

Basta guardare che cosa ci metti dentro e chi legge quello che esce. Se l’output lo legge solo chi lavora in azienda, sei nella prima riga. Le altre domande, quelle su dove finisce il testo che incolli, riguardano il GDPR e non l’AI Act, e le trovi nella guida su che cosa fa ChatGPT con i tuoi dati.

I modelli per finalità generali hanno un capitolo a parte

Una precisazione che evita mezz’ora di confusione. ChatGPT, Claude, Gemini e Copilot poggiano su modelli per finalità generali, e a quei modelli il regolamento dedica il capo V, applicabile dal 2 agosto 2025. Ma quel capo parla ai fornitori dei modelli, cioè a OpenAI, Anthropic, Google e Microsoft, non a chi compra l’abbonamento.

Per te la conseguenza è indiretta e comoda: sono loro a dover tenere la documentazione tecnica, la politica sul diritto d’autore e il riepilogo dei dati di addestramento. Quando un cliente o un’assicurazione ti chiede se il tuo fornitore è conforme, la risposta corretta è rinviare alla sua documentazione, non produrne una tua.

L’articolo 101 tratta questi fornitori a parte anche nelle sanzioni: la Commissione può infliggere loro fino al 3 per cento del fatturato mondiale o 15 milioni di euro, se superiore. È l’unico caso in cui a sanzionare è direttamente la Commissione e non un’autorità nazionale. Se stai confrontando i quattro assistenti sotto questo profilo, le schede sono quelle su Claude e su Microsoft Copilot.

Il calendario dell’AI Act, data per data, dopo l’omnibus digitale

Questa è la parte che invecchia, ed è anche quella che oggi in rete è sbagliata quasi ovunque. Il calendario originale del 2024 è stato modificato dal regolamento (UE) 2026/1744 dell’8 luglio 2026, l’omnibus digitale sull’IA, pubblicato nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea del 24 luglio 2026.

L’omnibus ha riscritto la lettera a) e la lettera c) dell’articolo 113 e ne ha aggiunta una nuova. Il risultato è il calendario che segue, preso dal testo consolidato ufficiale, la versione 02024R1689 aggiornata al 27 luglio 2026.

data	che cosa si applica
1 agosto 2024	entrata in vigore del regolamento
2 febbraio 2025	capi I e II: definizioni, articolo 4 e articolo 5
2 agosto 2025	capo V sui modelli per finalità generali, governance, autorità
2 agosto 2026	data generale di applicazione, compreso l’articolo 50
2 dicembre 2026	le due pratiche vietate aggiunte, e l’articolo 50, paragrafo 2 per i sistemi generativi già sul mercato
2 dicembre 2027	alto rischio dell’articolo 6, paragrafo 2 e dell’allegato III
2 agosto 2028	alto rischio dell’articolo 6, paragrafo 1 e dell’allegato I

Fonte: regolamento (UE) 2024/1689, articolo 113, nel testo consolidato al 27 luglio 2026, e regolamento (UE) 2026/1744, articolo 1, punto 40.

Obblighi generali, artt. 4 e 5feb 2025

Trasparenza, art. 50ago 2026

Alto rischio, allegato IIIdic 2027

Alto rischio, allegato Iago 2028

Una nota che serve più del calendario stesso: queste date si sono già spostate una volta e possono spostarsi ancora. Qualunque pagina che te le dia senza dire su quale versione del testo è stata scritta, questa compresa, va letta tenendo d’occhio la data.

Che cosa ha spostato il regolamento (UE) 2026/1744

Il considerando 40 dell’omnibus spiega il motivo con una franchezza insolita. Le norme tecniche armonizzate, le specifiche comuni e gli orientamenti alternativi non erano pronti, e le autorità nazionali competenti non erano costituite. Tenere il 2 agosto 2026 avrebbe fatto salire i costi di attuazione senza aggiungere protezione.

Da qui la scelta di spostare il capo III, sezioni 1, 2 e 3, con una distinzione fra le due famiglie di alto rischio: quella dell’allegato III, che riguarda gli usi, e quella dell’allegato I, che riguarda i prodotti già coperti da altra normativa di armonizzazione.

2 dicembre 2027

Lo stesso regolamento ha sostituito per intero l’articolo 4 e ha inserito un articolo 4 bis sul trattamento di categorie particolari di dati personali per rilevare e correggere le distorsioni. Le sue disposizioni sugli articoli da 102 a 110 si applicano dal 27 luglio 2026.

Le due date nuove che quasi nessuno ha ancora scritto

La prima è il 2 dicembre 2026, e riguarda due pratiche vietate che l’omnibus ha aggiunto all’articolo 5: i sistemi che generano o manipolano immagini, video o audio delle parti intime di una persona riconoscibile o di atti sessualmente espliciti senza il suo consenso, e quelli che generano il materiale della direttiva 2011/93/UE.

La seconda è sempre il 2 dicembre 2026, e viene dall’articolo 111: i fornitori di sistemi generativi immessi sul mercato prima del 2 agosto 2026 hanno tempo fino a quella data per conformarsi all’obbligo di marcatura dell’articolo 50, paragrafo 2. Non è un obbligo tuo, ma spiega perché i contenuti che generi oggi non portano tutti una filigrana leggibile.

Perché il 2 agosto 2026 resta la data che conta per te

Con tutti questi rinvii si finisce per credere che non sia successo niente. È il contrario: il 2 agosto 2026 è la data generale di applicazione del regolamento, e da quel giorno l’articolo 50 è pienamente esigibile. Se hai un chatbot sul sito o pubblichi contenuti generati, gli obblighi valgono già adesso, non dal 2027.

Quello che è slittato è il capo III, cioè i requisiti tecnici e gli obblighi che gravano su chi fornisce o usa sistemi ad alto rischio. Chi non ne usa nessuno non ha guadagnato un solo giorno, perché non aveva nulla in scadenza.

Vale la pena scriverlo in chiaro nella regola interna, perché è la frase con cui si perde tempo nelle riunioni: il rinvio non riguarda né il GDPR né la trasparenza. Il modello di policy per i dipendenti ha una riga apposita, e la stessa distinzione torna quando un’assicurazione ti manda il suo questionario sull’uso dell’IA.

Quello che ti si applica già: pratiche vietate e alfabetizzazione

Queste due cose sono in vigore dal 2 febbraio 2025 e non sono state toccate dall’omnibus, se non per aggiungere le due pratiche di cui sopra. Sono anche le uniche due che un’impresa italiana media deve davvero guardare in faccia oggi.

L’articolo 5, e le due pratiche aggiunte dall’omnibus

L’articolo 5 vieta otto famiglie di pratiche. La maggior parte riguarda scenari lontani da un ufficio: punteggio sociale, polizia predittiva su tratti della personalità, raccolta indiscriminata di immagini facciali per costruire banche dati di riconoscimento.

Due però toccano il posto di lavoro, e vale la pena leggerle con attenzione perché il software che le realizza si compra davvero. La lettera f) vieta i sistemi che inferiscono le emozioni di una persona nel luogo di lavoro e negli istituti di istruzione, salvo usi medici o di sicurezza. La lettera g) vieta la categorizzazione biometrica che classifica le persone per dedurne dati come le opinioni politiche o l’orientamento sessuale.

La sanzione qui è la più alta del regolamento, e la differenza con le altre non è piccola. Se ti proponessero uno strumento che misura l’ingaggio dei dipendenti leggendone il volto in videocall, la risposta corretta è no, e non per prudenza: perché è nell’articolo 5.

Pratiche vietate, art. 535 M €

Altri obblighi, compreso il deployer15 M €

Informazioni inesatte alle autorità7,5 M €

L’articolo 4 è cambiato a luglio 2026, e in meglio per te

L’alfabetizzazione in materia di IA è l’obbligo di cui si è parlato di più e che si è capito peggio, anche perché il testo è cambiato mentre se ne parlava. Nella versione originale chiedeva di adottare misure per garantire, nella misura del possibile, un livello sufficiente di alfabetizzazione. Nella versione sostituita dall’omnibus chiede di adottare misure volte a sostenerne lo sviluppo.

La differenza non è stilistica: si passa da un obbligo di risultato a un obbligo di mezzi. E il nuovo testo lo mette nero su bianco, precisando che l’obbligo non impone ai fornitori o ai deployer di garantire un livello specifico di alfabetizzazione in materia di IA per alcuna persona.

Questa guida non ripete come si fa, perché sta già dentro la pagina sulla policy sull’intelligenza artificiale per i dipendenti, che contiene il modello e la parte sulla formazione. Qui basta sapere che la frase «chi lascia usare ChatGPT senza formazione viola l’articolo 4» non è più sostenibile dal 27 luglio 2026.

La trasparenza dell’articolo 50: chatbot, contenuti sintetici e deepfake

L’articolo 50 è l’unico blocco del regolamento che può toccare un’impresa normale in modo visibile, ed è pienamente applicabile dal 2 agosto 2026. Gli obblighi stanno nei primi quattro paragrafi: due parlano al fornitore e due al deployer.

Al fornitore chiede due cose: che un sistema destinato a interagire direttamente con le persone sia progettato in modo che chi lo usa sappia di parlare con una macchina, a meno che non sia evidente, e che gli output sintetici siano marcati in un formato leggibile meccanicamente.

Al deployer, cioè a te, ne chiede altre due. Se usi un sistema di riconoscimento delle emozioni o di categorizzazione biometrica, devi informare le persone esposte. Se generi o manipoli un deep fake, devi rendere noto che il contenuto è artificiale.

La regola sul testo pubblicato, e la sua eccezione editoriale

C’è un secondo comma del paragrafo 4 che riguarda chiunque pubblichi: chi diffonde testo generato o manipolato con l’IA per informare il pubblico su questioni di interesse pubblico deve dirlo. L’eccezione, però, è ampia.

L’obbligo non si applica quando il contenuto è stato sottoposto a revisione umana o controllo editoriale e una persona fisica o giuridica ne detiene la responsabilità editoriale. In pratica: la newsletter aziendale riletta e firmata da qualcuno non ha bisogno di un’etichetta.

Le informazioni vanno date in maniera chiara e distinguibile, al più tardi al momento della prima interazione, e devono rispettare i requisiti di accessibilità applicabili. È il paragrafo 5, e vale per tutti e quattro i casi.

Il chatbot sul sito, caso per caso

È la situazione più comune fra quelle che l’articolo 50 tocca davvero, e si risolve con una riga di testo. Chi arriva sulla chat deve capire di stare parlando con una macchina, a meno che non sia già evidente per una persona ragionevolmente informata, attenta e avveduta.

che cosa hai in casa	che cosa devi dire	a chi tocca
chat automatica sul sito	che è un sistema di IA	a te, art. 50.1 nella pratica
testo generato e poi riletto e firmato	niente, se c’è responsabilità editoriale	a te, art. 50.4
immagine o video manipolati	che sono artificiali	a te, art. 50.4
filigrana leggibile a macchina	è il fornitore a doverla produrre	al fornitore, art. 50.2

Fonte: regolamento (UE) 2024/1689, articolo 50, testo consolidato al 27 luglio 2026.

La riga che serve è corta, e si scrive una volta sola. Deve solo togliere l’equivoco prima che nasca, senza nominare il regolamento e senza spaventare nessuno.

  Stai scrivendo a un assistente automatico.
  Per parlare con una persona, scegli «operatore»
  o scrivi a info@esempio.it

L’errore che si vede più spesso è il contrario di quello che ci si aspetta: l’avviso non manca, anzi è di troppo. Etichettare come generato dall’IA un testo che una persona ha riscritto e firmato non serve a niente e sposta su di te una responsabilità che il regolamento non ti dà. Chi risponde ai questionari delle assicurazioni trova spesso la stessa domanda posta male, e vale la stessa risposta.

Alto rischio: che cos’è, tre esempi e perché è slittato

Alto rischio non significa importante o delicato. Significa che il sistema rientra in una delle due liste chiuse del regolamento. La prima è l’allegato I, i prodotti già coperti da normativa di armonizzazione, come i dispositivi medici o le macchine. La seconda è l’allegato III, che elenca otto aree d’uso.

Le tre voci dell’allegato III che si incontrano più spesso in un’azienda italiana sono queste: i sistemi usati per selezionare o filtrare le candidature e per valutare le persone nel rapporto di lavoro, i sistemi che valutano l’affidabilità creditizia, e quelli che determinano prezzi e rischi nelle assicurazioni sulla vita e sanitarie.

Se un giorno userai uno di questi, gli obblighi del deployer stanno nell’articolo 26, e non sono quelli del fornitore. Usare il sistema secondo le istruzioni, affidare la sorveglianza umana a persone competenti, conservare i log per almeno sei mesi, e informare i rappresentanti dei lavoratori e i lavoratori interessati prima di metterlo in servizio sul luogo di lavoro.

6 mesi

Quell’obbligo verso i rappresentanti dei lavoratori, all’articolo 26, paragrafo 7, si incrocia con una norma italiana che è già in vigore e non aspetta il 2027: l’articolo 11, comma 2 della legge 132/2025, che rinvia all’articolo 1 bis del decreto legislativo 152/1997. In Italia l’informazione al lavoratore sull’uso dell’IA si deve già a prescindere dall’alto rischio.

I tre usi che fanno diventare alto rischio un’azienda normale

Vale la pena guardarli da vicino, perché sono i tre modi realistici in cui un’impresa che oggi non ha niente si ritrova dentro il capo III fra due anni.

8le aree dell'allegato III che definiscono l'alto rischio per uso

3quelle che toccano un'impresa privata ordinaria

0quelle che riguardano un assistente generalista usato per scrivere

1. La selezione del personale. L’allegato III, punto 4 comprende i sistemi che filtrano le candidature e quelli che assegnano compiti o valutano prestazioni e comportamento nel rapporto di lavoro. È la voce che tocca più imprese, perché il filtro dei curriculum arriva spesso dentro un gestionale già comprato.
2. Il merito di credito. Il punto 5, lettera b) comprende i sistemi che valutano l’affidabilità creditizia delle persone fisiche, con l’eccezione esplicita di quelli usati per individuare frodi finanziarie.
3. Assicurazioni vita e salute. Il punto 5, lettera c) comprende la valutazione dei rischi e la determinazione dei prezzi per le persone fisiche in quei due rami.

Nessuno dei tre si compra consapevolmente come sistema ad alto rischio. Arrivano come funzioni dentro software che si usava già, e la domanda da fare al fornitore prima del rinnovo è secca: il modulo che avete acceso rientra nell’allegato III? La stessa domanda, girata al contrario, compare nei questionari delle polizze cyber e nella polizza che ne deriva.

Sanzioni: quanto, e chi le applica in Italia

I massimali dell’articolo 99 sono quelli della figura più sopra: 35 milioni di euro o il 7 per cento del fatturato mondiale annuo totale per le pratiche vietate, 15 milioni o il 3 per cento per gli altri obblighi, 7,5 milioni o l’1 per cento per le informazioni inesatte alle autorità. Vale l’importo superiore fra i due.

Per le PMI e le start up il criterio si rovescia: si applica il più basso fra la percentuale e l’importo fisso. L’omnibus ha aggiunto un paragrafo 6 bis che estende lo stesso trattamento alle piccole imprese a media capitalizzazione.

Nella lettera e) del paragrafo 4 ci sono gli obblighi del deployer dell’articolo 26, e nella lettera g) la trasparenza dell’articolo 50. Sono le due righe che possono toccare un’impresa normale, ed entrambe stanno nella fascia da 15 milioni.

Una cosa che quei numeri non dicono, e che conviene sapere prima di spaventarsi: sono massimali, non importi. L’articolo 99 chiede che le sanzioni siano effettive, proporzionate e dissuasive, e il testo sostituito dall’omnibus aggiunge che gli Stati membri tengono conto degli interessi delle PMI e delle start up e della loro sostenibilità economica. Vale la pena ricordarlo quando qualcuno prova a vendere un adeguamento agitando i 35 milioni, esattamente come succede con i questionari delle polizze cyber.

Le autorità italiane: AgID, ACN e chi resta dov’era

L’articolo 20 della legge 23 settembre 2025, n. 132 designa l’Agenzia per l’Italia digitale e l’Agenzia per la cybersicurezza nazionale come Autorità nazionali per l’intelligenza artificiale. AgID è autorità di notifica, ACN è autorità di vigilanza del mercato e punto di contatto unico con le istituzioni europee.

Restano dove erano Banca d’Italia, CONSOB e IVASS come autorità di vigilanza del mercato per gli intermediari finanziari, ai sensi dell’articolo 74, paragrafo 6 del regolamento. E il comma 4 dello stesso articolo 20 tiene ferme competenze, compiti e poteri del Garante per la protezione dei dati personali.

Garante, sul dato personaleoggi

Commissione UE, sui modelli generalistioggi

AgID e ACN, sull'AI Actcol decreto

Quell’ultima riga è quella che conta di più nella pratica quotidiana, e ci torniamo più avanti: sul dato personale continua a decidere il Garante, non le due nuove Autorità. Sui modelli generalisti, invece, decide direttamente la Commissione europea, con l’articolo 101 di cui sopra.

La delega scade il 10 ottobre 2026, e i decreti sono ancora schemi

Qui c’è il fatto che cambia la risposta e che non si legge quasi da nessuna parte. La legge 132/2025 non contiene le sanzioni dell’AI Act: le rinvia. L’articolo 24 delega il Governo ad adottare uno o più decreti legislativi entro dodici mesi dall’entrata in vigore della legge, cioè entro il 10 ottobre 2026.

Fra i criteri direttivi, la lettera d) è esplicita: attribuire alle autorità dell’articolo 20 il potere di imporre le sanzioni e le altre misure amministrative previste dall’articolo 99 del regolamento, nel rispetto dei limiti edittali e delle procedure di quell’articolo.

Il Consiglio dei Ministri ha approvato due schemi di decreto legislativo il 10 giugno 2026, ma in esame preliminare: il comunicato dice che seguiranno il vaglio delle Commissioni parlamentari, della Conferenza delle Regioni e delle Autorità competenti. Lo stesso comunicato annuncia che il quadro sanzionatorio userà la facoltà, prevista dall’AI Act, di fissare massimali più bassi di quelli europei.

Che cosa mettere per iscritto, e in che ordine

Va detto chiaramente: per un deployer di sistemi non ad alto rischio, l’AI Act non impone né un inventario, né una policy, né un registro della formazione. Non c’è un articolo che li preveda, e chi te li vende come adempimenti obbligatori sta facendo dire alla norma più di quello che dice.

Conviene averli lo stesso, ma per altri tre motivi, che è bene tenere distinti perché portano a documenti diversi. Il primo è che senza inventario non sai rispondere alla domanda «quali sistemi usiamo», che è la prima di ogni questionario.

Il secondo è che il GDPR chiede il registro dei trattamenti dell’articolo 30 quando tratti dati personali, e un chatbot che riceve testi di clienti è un trattamento. Il terzo è che l’articolo 4 chiede misure, e una misura non documentata è indistinguibile da una misura che non c’è.

documento	chi lo chiede davvero	quanto costa tenerlo
inventario dei sistemi	questionari, clienti, art. 4 come prova	un foglio, aggiornato due volte l’anno
policy per il personale	l’art. 4 e il buon senso	una pagina firmata all’assunzione
registro della formazione	l’art. 4, come prova delle misure	una riga per sessione
registro dei trattamenti	l’art. 30 del GDPR, se tratti dati	è già obbligatorio, a prescindere dall’IA

Fonte: regolamento (UE) 2024/1689, articolo 4 nel testo sostituito dal regolamento (UE) 2026/1744; regolamento (UE) 2016/679, articolo 30.

All’inventario non serve un formato: bastano cinque colonne. Sta in un foglio di calcolo e si aggiorna in venti minuti, due volte l’anno.

  Strumento | Account | Chi lo usa | Per che cosa | Dal
  ----------|---------|------------|--------------|-----
  Assistente generalista | aziendale | ufficio gare | bozze e traduzioni | 03/2026
  Gestionale con modulo IA | aziendale | amministrazione | riconciliazioni | 11/2025
  Trascrittore riunioni | personale (!) | direzione | verbali | ignoto

La riga con il punto esclamativo è quella che l’inventario serve a far emergere, ed è quasi sempre la terza o la quarta. La si trova chiedendo, più che guardando le fatture.

L’ordine in cui farli conta più del contenuto, perché il primo rende possibili gli altri due.

1. Prima l’inventario. Un elenco di quali strumenti girano in ufficio, con che account, comprati da chi e usati per che cosa. Va fatto chiedendo, non deducendo: quasi sempre emergono due o tre abbonamenti personali che nessuno aveva dichiarato.
2. Poi la regola. Che cosa non esce mai, con che account si lavora, e a chi si chiede quando si è in dubbio. Il modello di policy per i dipendenti è già scritto e va adattato, non riscritto.
3. Infine la traccia. Una riga con data, partecipanti e argomento per ogni sessione di formazione, anche se dura quaranta minuti. È la prova delle misure dell’articolo 4, e costa meno di quanto costi ricostruirla dopo.

Un avvertimento su che cosa non mettere in questi documenti: promesse di conformità. Scrivere in una policy che l’azienda «è conforme al GDPR» o «rispetta l’AI Act» è una dichiarazione che qualcuno può leggere e contestare. Si scrive che cosa si fa, con la data, e si lascia che sia quello a parlare.

La legge italiana sull’IA e l’obbligo di dirlo al cliente

Questa parte non ha equivalenti negli altri Stati membri. La legge 132/2025 è in vigore dal 10 ottobre 2025 e affianca il regolamento europeo con regole di settore. Una riguarda la sanità: il paziente va informato e la decisione resta al medico, come mostra la guida sui referti clinici davanti a un chatbot.

Quella che tocca più professionisti è l’articolo 13. Il comma 1 ammette l’uso di sistemi di IA nelle professioni intellettuali soltanto per le attività strumentali e di supporto, con prevalenza del lavoro intellettuale oggetto della prestazione. Il comma 2 aggiunge un obbligo di comunicazione. Che cosa scrivere al cliente, compresa la parte sui dati che arrivano al fornitore, lo mostra un’informativa pronta da consegnare.

Per assicurare il rapporto fiduciario tra professionista e cliente, le informazioni relative ai sistemi di intelligenza artificiale utilizzati dal professionista sono comunicate al soggetto destinatario della prestazione intellettuale con linguaggio chiaro, semplice ed esaustivo.

10 ott 2025entrata in vigore della legge 132/2025

10 giu 2026i due schemi di decreto in esame preliminare

10 ott 2026scadenza della delega dell'articolo 24

La legge non impone una forma. Due Consigli nazionali hanno però già pubblicato un testo pronto, e quella parte è raccontata per esteso nella guida all’informativa sull’intelligenza artificiale per i clienti, che contiene anche le date e i riferimenti dei due documenti.

Quello che la legge italiana aggiunge al codice penale

L’articolo 26 della legge 132/2025 ha toccato anche il codice penale, e sono norme già operative. Ha introdotto una circostanza aggravante comune, il numero 11 undecies dell’articolo 61, per il fatto commesso con l’impiego di sistemi di IA quando questi abbiano costituito mezzo insidioso o abbiano ostacolato la difesa.

E ha inserito l’articolo 612 quater, che punisce con la reclusione da uno a cinque anni chi cagiona un danno ingiusto diffondendo senza consenso immagini, video o voci falsificati con l’IA e idonei a indurre in inganno sulla loro genuinità. Il delitto è punibile a querela della persona offesa, con procedibilità d’ufficio in alcuni casi.

Non è materia di compliance aziendale in senso stretto, ma è la risposta corretta alla domanda che arriva sempre quando in azienda qualcuno scopre quanto è facile clonare una voce.

AI Act e GDPR: due norme che si sommano

Qui sta l’errore che costa di più, e in riunione si sente almeno una volta al mese: «l’AI Act è slittato, quindi abbiamo tempo». No. L’AI Act è slittato per una parte dei suoi obblighi. Il GDPR non è slittato di un giorno e non c’entra niente con quel rinvio.

Le due norme guardano cose diverse. L’AI Act guarda il sistema, il suo rischio e il ruolo di chi lo mette in circolazione. Il GDPR guarda il dato personale e chi lo tratta. Un uso può essere perfettamente fuori dall’alto rischio e insieme essere un trattamento illecito. È il GDPR a dire se un assistente può ricevere il documento di un cliente, e i criteri con cui si decide non danno lo stesso esito per ogni fornitore.

	AI Act	GDPR
oggetto	il sistema e il suo rischio	il dato personale e il trattamento
chi risponde	fornitore, deployer, importatore	titolare e responsabile
autorità in Italia	AgID e ACN, quando i decreti ci saranno	il Garante, da oggi
quando	scaglionato fino al 2028	dal 25 maggio 2018

Fonte: regolamento (UE) 2024/1689, articoli 3, 99 e 113; regolamento (UE) 2016/679; legge 132/2025, articolo 20.

Il punto di contatto c’è, ed è l’articolo 27 sul settore pubblico: chi deve fare una valutazione d’impatto sui diritti fondamentali può rinviare alle sezioni pertinenti della valutazione d’impatto sulla protezione dei dati già fatta ai sensi dell’articolo 35 del GDPR. Quel pezzo, per chi lavora in un ente, sta nella guida sull’intelligenza artificiale nei Comuni.

La prova che le due norme non si sovrappongono

Se non fosse chiara la differenza, basta un esperimento mentale. Immagina un assistente generalista perfettamente a norma di AI Act: non rientra in nessuna pratica vietata, non è ad alto rischio, e il suo fornitore ha marcato tutti gli output come l’articolo 50 richiede.

Adesso immagina che qualcuno in ufficio ci incolli dentro l’elenco dei dipendenti di un cliente, con codici fiscali e retribuzioni. L’AI Act non è stato violato in nessun punto. Il GDPR probabilmente sì, e la competenza è del Garante, che sul punto ha poteri pieni oggi, senza aspettare nessun decreto delegato.

È lo stesso motivo per cui le pagine su che cosa fa Gemini con i tuoi dati e sulle altre tre piattaforme non parlano quasi mai di AI Act: la domanda che si fa chi lavora con documenti di clienti è dove finisce il testo, e quella risposta sta nei contratti del fornitore, non nel regolamento sull’IA.

Quello che l’AI Act non risolve: il dato del cliente che qualcuno incolla

Il regolamento non dice una sola parola su che cosa puoi scrivere dentro un prompt. Non c’è un articolo che vieti di incollare il bilancio di un cliente in un assistente, e non c’è perché la materia è del GDPR, e lo era già prima.

È anche la ragione per cui un piano di adeguamento all’AI Act può essere completo, documentato, approvato dal consiglio di amministrazione, e non ridurre di un grammo il rischio che i tuoi clienti hanno in testa quando ti chiedono se usi l’intelligenza artificiale.

Che cosa esce da uno studio italiano in una giornata normale

Quello che esce non è quasi mai un segreto industriale. Sono i campi di sempre, quelli che stanno stampati su ogni modulo italiano e che un assistente generalista riceve senza battere ciglio. Vale per i 119.050 commercialisti iscritti in Italia a fine 2025 come per qualunque altro studio.

119.050

Il codice fiscale, la partita IVA, la tessera sanitaria, l’IBAN, la targa, la data di nascita e l’indirizzo di residenza. Se li incolli tutti insieme in un unico documento, l’insieme identifica una persona anche togliendo il nome, ed è il motivo per cui togliere solo il nome non risolve niente. Per questo, nelle pratiche di un commercialista che usa l’intelligenza artificiale vanno coperti i codici, non solo il nome.

Che cosa può fare uno strumento, e che cosa non può

Nonimo è un’app per Mac e Windows che segnala a schermo gli identificativi italiani prima che il testo parta: codice fiscale, partita IVA, targa e tessera sanitaria te li mostra, e l’IBAN, che la cifra di controllo conferma, lo sostituisce in silenzio.

Prima                                     Dopo
  Cliente: Marta Bonetti                    Cliente: [PERSONA_1]
  Codice fiscale: BNTMRT82D55L378R          Codice fiscale: [RIFERIMENTO_1]
  Partita IVA: 02785490234                  Partita IVA: [RIFERIMENTO_2]
  Telefono: 340 1234567                     Telefono: [TELEFONO_1]
  Imponibile: 24.900,00 euro                Imponibile: 24.900,00 euro

Le etichette a destra sono quelle che il motore emette in italiano, e la corrispondenza per tornare indietro resta cifrata sul tuo computer. Per questo si chiama pseudonimizzazione e non anonimizzazione ai sensi dell’articolo 4, punto 5 del GDPR: il dato resta un dato personale, e il regolamento continua ad applicarsi.

E che cosa non può fare, detto per intero

I limiti del motore sono scritti nella pagina sulla sicurezza.

E soprattutto non ti mette in regola con niente, perché il rispetto del GDPR è del titolare del trattamento e non di uno strumento. Chiunque venda un software dicendo il contrario sta promettendo una cosa che non può mantenere, ed è la promessa che vale la pena riconoscere prima di firmare.

Detto questo, a molti studi non serve comprare nulla. A chi lavora da solo bastano una regola scritta e la disciplina di riscrivere il caso in forma inventata prima di incollarlo, che è anche il consiglio più economico di tutta questa pagina.

Uno strumento serve quando a incollare non è chi ha firmato il mandato, e quando le pratiche sono troppe per controllarle a occhio. Per lo studio intero è tutto nella pagina per le organizzazioni, e le altre guide sono nell’indice.

Tre cose da fare questa settimana, e nessuna costa soldi

Se la pagina finisse qui lascerebbe la sensazione di dover aprire un cantiere. Non serve. Per un’impresa che usa assistenti generalisti e nient’altro, il lavoro vero sta in tre gesti brevi.

Il primo è scrivere l’elenco di che cosa si usa, chiedendolo a voce in giro invece di dedurlo dalle fatture. Il secondo è mandare una mail di due paragrafi con la regola su che cosa non esce mai, e conservarla. Il terzo è fissare quaranta minuti di formazione e annotarli su un foglio con la data.

Il resto, cioè l’alto rischio, la valutazione di conformità e la marcatura degli output, o non ti riguarda o riguarda il tuo fornitore. E se un giorno ti riguarderà, arriverà con il preavviso che l’articolo 113 ha già scritto: 2 dicembre 2027 o 2 agosto 2028, a seconda della lista in cui finisce il sistema.

Fonti

Tutte verificate il 20 settembre 2026.

• Regolamento (UE) 2024/1689, testo consolidato al 27 luglio 2026 (EUR-Lex): la definizione di deployer all’articolo 3, punto 4; le pratiche vietate dell’articolo 5, comprese le lettere f) e g); l’articolo 25 sui casi in cui un deployer è considerato fornitore; gli obblighi del deployer dell’articolo 26, con i log per sei mesi e l’informazione ai rappresentanti dei lavoratori; la trasparenza dell’articolo 50; i massimali dell’articolo 99; il calendario dell’articolo 113 e l’allegato III, punto 5.
• Regolamento (UE) 2026/1744 dell’8 luglio 2026, omnibus digitale sull’IA (EUR-Lex, GU L del 24 luglio 2026): l’articolo 1, punto 5 che sostituisce l’articolo 4; il punto 7 che aggiunge le lettere b bis) e b ter) all’articolo 5 e i paragrafi 1 bis e 1 ter; il punto 40 che riscrive l’articolo 113 spostando l’alto rischio al 2 dicembre 2027 e al 2 agosto 2028; il considerando 40 con la motivazione del rinvio. ⚠️ Risponde 202 con corpo vuoto a una richiesta automatica: si legge dal browser.
• Legge 23 settembre 2025, n. 132 (Normattiva, in vigore dal 10 ottobre 2025): l’articolo 11, comma 2 sull’informazione al lavoratore; l’articolo 13 sulle professioni intellettuali; l’articolo 20 che designa AgID e ACN e tiene fermi i poteri del Garante al comma 4; l’articolo 24 con la delega di dodici mesi e il criterio della lettera d) sulle sanzioni dell’articolo 99; l’articolo 26 con l’aggravante 11 undecies e il nuovo articolo 612 quater del codice penale.
• Presidenza del Consiglio dei Ministri, comunicato stampa n. 177 del 10 giugno 2026 (governo.it): l’approvazione dei due schemi di decreto legislativo in esame preliminare, il passaggio successivo in Commissioni parlamentari, Conferenza delle Regioni e Autorità, l’assetto AgID e ACN e l’intenzione di usare massimali più bassi di quelli europei.
• AgID, area Intelligenza artificiale (agid.gov.it): il ruolo di AgID come una delle due Autorità nazionali ai sensi dell’articolo 20 e il rinvio alla Strategia nazionale con cadenza biennale.
• Fondazione Nazionale di Ricerca dei Commercialisti, Rapporto 2026: i 119.050 iscritti all’albo alla chiusura del 2025.
• Regolamento (UE) 2016/679 (EUR-Lex): la definizione di pseudonimizzazione dell’articolo 4, punto 5, e il registro dei trattamenti dell’articolo 30.

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