Inteligencia artificial en los ayuntamientos: qué datos no salen
· Actualizado el · Escrito y mantenido por Joaquín Trapero, Nonimo
Un ayuntamiento funciona con datos personales: padrón, expedientes de urbanismo, ayudas sociales, sanciones de tráfico, registro de entrada. Y su personal, como todo el mundo, ha descubierto que una IA redacta un primer borrador decente de casi cualquier escrito. Las dos cosas chocan varias veces al día en el cuadro de pegar de un navegador.
Qué puede usarse y qué no, hoy, lo deciden tres normas españolas mucho menos citadas que el Reglamento de IA europeo, que aplazó casi todo lo que afecta a una entidad local: el artículo 41 de la Ley 40/2015, el artículo 77 de la LOPDGDD y el Esquema Nacional de Seguridad.
Esta guía recorre las tres, dice qué datos municipales no pueden salir y por qué, y termina con un ejemplo entero: contestar la queja de un vecino sin que salga un solo dato suyo.
Para qué usa ya la IA el personal municipal
Conviene empezar por lo que de verdad ocurre, porque el debate suele saltar directamente a los algoritmos que deciden y ese no es el uso mayoritario. El uso mayoritario es de oficina y es invisible.
Alguien pega el borrador de un informe para que se lo reescriban mejor. Alguien pide un resumen de treinta páginas de alegaciones. Alguien traduce una notificación. Alguien redacta el pliego de un contrato menor partiendo de otro parecido. Ninguna de esas cosas aparece en un inventario de sistemas, y todas pasan por un cuadro de texto.
Lo que se hace de verdad: redactar, resumir, traducir y contestar
Esos cuatro verbos cubren casi todo. No son un proyecto tecnológico, no los aprueba nadie y no hay contrato detrás: hay una pestaña abierta. Por eso la política de uso importa más que el catálogo de herramientas, y por eso una entidad local puede tener cero sistemas de IA declarados y a la vez usar IA todos los días.
El segundo grupo sí es un proyecto: asistentes de atención ciudadana en la sede electrónica, buscadores internos sobre normativa municipal, clasificadores de incidencias. Esos se contratan, se pagan y dejan expediente. Son los que se ven, y no son los que más datos mueven.
Las tres son anteriores al debate actual y ninguna menciona la inteligencia artificial. Eso no las hace menos aplicables: las hace menos citadas, que es distinto. El índice de guías tiene el resto de las piezas de este mismo rompecabezas.
Y lo que ya no es un borrador: la actuación administrativa automatizada
Hay una frontera que en España está escrita desde 2015 y que mucha gente cruza sin darse cuenta. Cuando el acto se dicta íntegramente por medios electrónicos y sin que intervenga de forma directa un empleado público, ya no es una herramienta de ayuda: es una actuación administrativa automatizada, con su propio régimen.
La diferencia no la marca la tecnología sino la intervención humana. Un informe que alguien lee, corrige y firma sigue siendo suyo. Una resolución que sale sola, no. Volvemos a ello más abajo, porque es el punto donde el artículo 41 de la Ley 40/2015 impone deberes concretos.
Qué datos maneja un ayuntamiento, y por qué no son datos cualesquiera
Una asesoría maneja los datos de sus clientes. Un ayuntamiento maneja los de personas que no lo han elegido, que muchas veces no saben qué expediente tienen abierto y que no pueden irse a la competencia. Esa asimetría es la que cambia el cálculo de riesgo.
Y hay un segundo rasgo que no se repite en el sector privado: buena parte de esos datos llega por obligación legal del vecino, no por un contrato. Quien se empadrona no negocia condiciones. Eso estrecha mucho las bases jurídicas disponibles cuando alguien quiere hacer algo nuevo con esa información.
| dato municipal | por qué pesa |
|---|---|
| padrón | nombre, domicilio, DNI o NIE, fecha de nacimiento, y una regla de cesión propia |
| servicios sociales | salud, situación económica, menores, violencia de género: artículo 9 del RGPD |
| sanciones y tráfico | infracciones, matrícula, domicilio de notificación |
| urbanismo | referencia catastral, titularidad, planos con direcciones |
| registro de entrada | todo lo anterior mezclado, y sin clasificar |
Categorías habituales en una entidad local. Los datos de salud y los relativos a infracciones tienen regímenes reforzados en los artículos 9 y 10 del RGPD.
El padrón tiene su propia regla de cesión
Conviene decirlo con precisión, porque circula una media verdad. El artículo 16.3 de la Ley 7/1985 no dice hoy que los datos del padrón sean confidenciales: esa palabra estuvo y se la llevó la Ley Orgánica 14/2003. Lo que dice ahora es más estrecho y más útil.
Los datos obligatorios del padrón se cederán a otras Administraciones públicas que lo soliciten, sin consentimiento previo del afectado, solamente cuando les sean necesarios para el ejercicio de sus competencias y exclusivamente para asuntos en los que la residencia o el domicilio sean datos relevantes. También sirven para estadística oficial sometida a secreto estadístico.
Y cierra con una frase tajante: los datos de aportación voluntaria no serán susceptibles de cesión en ningún caso. Son el teléfono de contacto, el correo electrónico y la designación de representante, que el propio artículo 16.2 permite recoger de forma voluntaria.
Un proveedor de IA comercial no es otra Administración pública que lo solicite para ejercer sus competencias. Pegar un listado del padrón en un chat no encaja en ninguno de los supuestos del artículo 16.3, así que hay que buscarle una base jurídica en el RGPD, y ahí la conversación se pone cuesta arriba.
Servicios sociales, y el artículo 9 del RGPD
Una solicitud de ayuda de emergencia lleva dentro casi todo lo que el RGPD considera categoría especial: salud, a veces discapacidad, a veces la situación de una menor. A eso se suma el número de la Seguridad Social, que en España identifica de forma única y viaja en cualquier documento laboral. Llevar esa solicitud a un chat pide las dos llaves del RGPD: la base jurídica de siempre y una excepción a la prohibición de tratar esos datos.
El riesgo aquí no es simétrico con el resto. Un borrador de nota de prensa filtrado da vergüenza; una solicitud de ayuda social filtrada, con nombre, domicilio y un dato de salud, es una brecha notificable y la confianza de una persona perdida. Qué queda identificando cuando ya has quitado el nombre es un problema en sí mismo, y está desarrollado en la guía sobre cómo anonimizar un DNI antes de pegarlo en una IA.
Sanciones, urbanismo y el registro de entrada
Los datos de infracciones tienen su propio artículo, el 10 del RGPD, y su propio olfato político: una lista de sancionados es exactamente lo que nadie quiere ver circulando. Urbanismo aporta referencias catastrales, que enlazan una persona con un inmueble concreto sin necesidad de su nombre.
Y el registro de entrada es el peor de todos, no por lo que contiene sino por lo que mezcla. Es el único sitio donde conviven, sin clasificar, una instancia de ayudas, un recurso de multa y un certificado médico. Quien resuma un lote de entradas con una IA está pegando las cinco categorías de la tabla a la vez.
| identifica aunque no haya nombre | por qué |
|---|---|
| referencia catastral | lleva a un inmueble concreto y, por el registro, a su titular |
| número de expediente | es único y consultable en la propia sede electrónica |
| número de la Seguridad Social | identifica a una persona de forma única en toda España |
| calle y número en un municipio pequeño | en un pueblo de 300 vecinos, el domicilio es el nombre |
Elementos que singularizan a una persona sin necesidad de su nombre, en el papel habitual de una entidad local.
Ocho de cada diez ayuntamientos no tienen a quién preguntar
Aquí está la particularidad española que ninguna guía traducida recoge. El mapa municipal español está formado por muchísimas entidades diminutas, y las obligaciones son las mismas para todas.
De los 8.132 municipios españoles, 6.807 tienen menos de 5.000 habitantes, 4.980 no llegan a 1.000 y 1.406 no llegan a 100. En un ayuntamiento así no hay departamento de informática, no hay delegado de protección de datos propio y la secretaría lleva a la vez contratación, personal y padrón. El soporte, cuando existe, lo da la diputación provincial.
Eso tiene dos consecuencias prácticas. La primera es que cualquier respuesta que empiece por «montad un comité» no es una respuesta. La segunda es que la herramienta que se elija tiene que funcionar sin administración central, porque no hay quien la administre.
Es la misma restricción que tiene una asesoría de seis personas, y por eso lo que funciona en un despacho pequeño suele funcionar aquí. Cómo se despliega algo así sin un departamento detrás está en la página de organizaciones.
Y aun así, una de cada cinco brechas es del sector público
La AEPD recibió 2.765 notificaciones de brechas de datos personales en 2025, y de ellas el 80 % correspondió al sector privado y el 20 % al sector público. No hay desglose municipal publicado, así que no se puede decir cuántas fueron de ayuntamientos, pero el orden de magnitud sitúa la conversación.
Conviene recordar lo que la propia Agencia subraya en esa nota: notificar no implica que se abra un procedimiento, y hacerlo en tiempo y forma es una evidencia de diligencia. El problema no es notificar. El problema es tener que hacerlo.
El artículo 41 de la Ley 40/2015, que es anterior a todo esto y sigue mandando
Esta es la norma que más sorprende a quien llega desde el debate europeo, porque España reguló la decisión automatizada administrativa en 2015, sin usar la palabra algoritmo y sin esperar a Bruselas.
Su apartado 1 define la actuación administrativa automatizada como cualquier acto o actuación realizada íntegramente a través de medios electrónicos por una Administración pública en el marco de un procedimiento administrativo, y en la que no haya intervenido de forma directa un empleado público.
Qué hay que decidir antes, y por escrito
El apartado 2 es el que muerde. En caso de actuación administrativa automatizada deberá establecerse previamente el órgano u órganos competentes para la definición de las especificaciones, la programación, el mantenimiento, la supervisión, el control de calidad y, en su caso, la auditoría del sistema de información y de su código fuente. Y añade: asimismo, se indicará el órgano que debe ser considerado responsable a efectos de impugnación.
Léelo dos veces, porque cada una de esas palabras es una casilla. Especificaciones, programación, mantenimiento, supervisión, control de calidad, auditoría del sistema y de su código fuente, y órgano responsable a efectos de impugnación. Todo ello antes, no después.
En un ayuntamiento pequeño eso se traduce en un acuerdo de junta de gobierno o una resolución de alcaldía de media página. No es caro. Lo caro es dictar actos automatizados sin haberlo hecho, porque el defecto aparece el día que alguien recurre.
Un borrador no es una actuación automatizada
La otra cara de la moneda tranquiliza. Si una persona lee el texto, lo corrige y lo firma, ha intervenido de forma directa y el artículo 41 no entra. Pedirle a una IA que redacte el primer borrador de una notificación no convierte esa notificación en un acto automatizado.
Esa frontera es la que conviene escribir en la política interna, con un ejemplo de cada lado, porque es la duda que más veces surge. Cómo se redacta esa política sin que ocupe quince folios está en la guía del modelo de política de uso de IA.
El artículo 77 de la LOPDGDD: a tu ayuntamiento no lo multan
Es el dato que más cambia la conversación con un concejal, y casi siempre se cuenta a medias. El artículo 77.1 c) de la Ley Orgánica 3/2018 incluye expresamente a las entidades que integran la Administración local en un régimen propio, distinto del de las empresas.
Cuando una de esas entidades comete una de las infracciones de los artículos 72 a 74, la autoridad de protección de datos competente dicta resolución declarando la infracción y estableciendo las medidas que procedan para que cese la conducta o se corrijan sus efectos, con excepción de la multa administrativa del artículo 58.2 i) del RGPD.
Lo que sí pasa, punto por punto
La lista de lo que ocurre en lugar de la multa es más incómoda que la multa para bastante gente.
| en vez de multa | qué dice el artículo 77 |
|---|---|
| resolución declarando la infracción | apartado 2, con las medidas correctoras que procedan |
| notificación al superior jerárquico | apartado 2, además de al responsable y a los interesados |
| propuesta de actuaciones disciplinarias | apartado 3, cuando existan indicios suficientes |
| traslado al Defensor del Pueblo | apartado 5, o a la institución autonómica análoga |
| publicación en la web de la AEPD | apartado 6, con la debida separación |
Artículo 77 de la Ley Orgánica 3/2018, texto consolidado en el BOE.
La amonestación con nombre del cargo
Hay un párrafo del apartado 3 que conviene leer entero antes de archivar un informe técnico. Cuando las infracciones sean imputables a autoridades y directivos, y se acredite la existencia de informes técnicos o recomendaciones para el tratamiento que no hubieran sido debidamente atendidos, la resolución incluirá una amonestación con denominación del cargo responsable y se ordenará su publicación en el boletín oficial que corresponda.
Es decir: el informe de la persona de informática que avisó, o del DPD de la diputación, deja de ser un papel interno y pasa a ser la prueba de que hubo aviso. Guardarlo y no atenderlo es peor que no tenerlo.
Y hay una simetría que no es casualidad. El artículo 39 del proyecto de ley española de gobernanza de la IA copia el mismo mecanismo para las infracciones del Reglamento de IA: resolución, apercibimiento, medidas, sin multa, y sin perjuicio de la responsabilidad disciplinaria de los empleados públicos que intervinieron. El proyecto entero se explica en la guía sobre el Reglamento de inteligencia artificial.
El ENS no es un papel más: la medida de nube que casi nadie mira
El Real Decreto 311/2022 se aplica, según su artículo 2.1, a todo el sector público en los términos del artículo 2 de la Ley 40/2015. Las entidades locales están dentro, sin umbral de tamaño. Y su artículo 31 exige una auditoría regular ordinaria al menos cada dos años.
Lo interesante para esta conversación no es el marco general, que ya se conoce en cualquier secretaría, sino una medida concreta del anexo II que rara vez se cruza con el debate de la IA.
Esa periodicidad es la que convierte una decisión de hoy en un hallazgo de pasado mañana. Nadie audita la pestaña que alguien tiene abierta, pero sí se audita qué servicios en la nube usa la entidad y con qué garantías.
op.nub.1 y la jurisdicción de los datos
La medida op.nub.1, protección de servicios en la nube, aplica desde la categoría básica, que es la de casi cualquier ayuntamiento pequeño. Su requisito op.nub.1.2 dice que, cuando se utilicen servicios en la nube suministrados por terceros, los sistemas de información que los soportan deberán ser conformes con el ENS o cumplir con las medidas desarrolladas en una guía CCN-STIC.
Y enumera cuatro materias que esa guía incluirá, entre otras: auditoría de pruebas de penetración, transparencia, cifrado y gestión de claves, y jurisdicción de los datos. Esa última es la que convierte una cuenta personal de un asistente comercial en un problema de ENS, y no solo de protección de datos.
En categoría media se añade el refuerzo R1, que exige que esos servicios estén certificados bajo una metodología reconocida por el Organismo de Certificación del Esquema Nacional de Evaluación y Certificación de Seguridad de las Tecnologías de la Información. Es un listón bastante más alto que el de firmar unas condiciones de uso.
Por qué esto importa más que el Reglamento de IA hoy
Porque el ENS ya se aplica, se audita cada dos años y tiene una casilla que pregunta exactamente por esto. El Reglamento de IA, en cambio, aplazó a diciembre de 2027 casi todo lo que afectaría a una entidad local. Una entidad que llegue a su próxima auditoría con doce cuentas personales de asistentes comerciales tendrá un hallazgo, y será de ENS.
Qué hace cada proveedor con el texto que recibe, dónde lo guarda y bajo qué jurisdicción es una comprobación que hay que hacer herramienta por herramienta. Está desglosada en las guías sobre qué hace ChatGPT con tus datos y qué hace Microsoft Copilot con tus datos.
Lo que el Reglamento de IA pide a las administraciones
El Reglamento (UE) 2024/1689 trata a un ayuntamiento como responsable del despliegue, igual que a una empresa, y le suma tres capas. Ninguna de las tres es exigible hoy, y esa es la parte que conviene no confundir.
Qué significa ese papel, qué obligaciones trae y qué fechas fijó el ómnibus digital de julio de 2026 está desarrollado en la guía sobre el Reglamento de inteligencia artificial. Aquí va solo lo que cambia por ser Administración.
| capa | qué exige | desde cuándo |
|---|---|---|
| artículo 26.8 | registrar el sistema y no usarlo si no consta en la base de datos de la Unión | 2 de diciembre de 2027 |
| artículo 27 | evaluación de impacto en derechos fundamentales, con seis contenidos | 2 de diciembre de 2027 |
| artículo 111.2 | poner al día lo que ya estaba en marcha | 2 de agosto de 2030 |
Reglamento (UE) 2024/1689, texto consolidado a 27 de julio de 2026. Las fechas son las que fijó el Reglamento (UE) 2026/1744.
Esa última fecha es la que más tranquiliza y la que peor se entiende. No exime de nada: solo da margen a lo que ya estaba funcionando antes de que la obligación naciera, y solo a eso.
El anexo III.5 a) es el que toca a servicios sociales
De los ocho ámbitos de alto riesgo del anexo III, el que apunta directamente a una entidad local es el punto 5, letra a): sistemas de IA destinados a ser utilizados por las autoridades públicas o en su nombre para evaluar la admisibilidad de personas físicas para beneficiarse de servicios y prestaciones esenciales de asistencia pública, y para concederlos, reducirlos, retirarlos o reclamar su devolución.
Ese es el baremo de ayudas sociales automatizado, dicho en el lenguaje del reglamento. Si un ayuntamiento encarga una herramienta que puntúe solicitudes de ayuda, está encargando un sistema de alto riesgo, aunque el proveedor no lo llame así en la oferta.
La evaluación de impacto en derechos fundamentales del artículo 27
El artículo 27.1 obliga a hacerla, antes de desplegar, a los responsables del despliegue que sean organismos de Derecho público o entidades privadas que presten servicios públicos, para los sistemas del anexo III con la excepción de los de infraestructuras críticas.
Pide seis cosas: descripción de los procesos, del periodo y la frecuencia de uso, de las categorías de personas afectadas, de los riesgos concretos de perjuicio, de las medidas de supervisión humana, y de qué se hará si el riesgo se materializa, incluidos los acuerdos de gobernanza interna y los mecanismos de reclamación.
El ómnibus digital retocó sus apartados 4 y 5 para facilitarla. Ahora dice expresamente que, si algo ya está cubierto por la evaluación de impacto de protección de datos del artículo 35 del RGPD, se puede incluir por referencia cruzada. Y encarga a la Oficina de IA un modelo de cuestionario, incluso con herramienta automatizada.
Dos matices que se caen al resumir. El primero: esa sección se aplaza al 2 de diciembre de 2027, así que hoy no es exigible. El segundo: no sustituye a la evaluación de impacto de protección de datos, se apoya en ella.
El delegado de IA que no es para ti
Circula la idea de que las administraciones tendrán que nombrar un delegado de IA. El artículo 12.8 del proyecto de ley español lo exige, sí, pero a cada entidad del sector público estatal, y exige además que sea personal funcionario de carrera o laboral fijo con conocimientos técnicos. Un ayuntamiento no es sector público estatal.
Lo mismo vale para el inventario de sistemas de IA del artículo 12.1, que es un inventario para el sector público estatal, interoperable con el registro europeo del artículo 49. Conviene seguir la tramitación, porque el texto está en enmiendas, pero a fecha de hoy ninguna de esas dos obligaciones alcanza a una entidad local.
Las guías oficiales españolas, y cuál sirve para qué
Hay material propio y es bueno. No hace falta traducir nada de otro país, y merece la pena saber cuál abrir según lo que se necesite, porque los tres documentos que siguen contestan preguntas distintas.
| documento | para qué sirve |
|---|---|
| Guía de la FEMP, diciembre de 2025 | situar a la entidad en un nivel de madurez y ordenar el despliegue |
| Decálogo de la AEPD, enero de 2026 | decirle a una persona qué no pegar, en lenguaje llano |
| Protocolo de Barcelona, enero de 2023 | meter las garantías en el pliego de contratación |
Los tres son públicos y gratuitos. El modelo de política interna, que es otra cosa, está en la guía del tema.
Ninguno de los tres es una norma, y eso conviene tenerlo claro antes de citarlos en un expediente. Son criterio y buena práctica, que es exactamente lo que sirve para justificar una decisión razonable cuando la norma todavía no dice nada.
La guía de la FEMP, presentada el 11 de diciembre de 2025
La Federación Española de Municipios y Provincias presentó ese día, en su sede, la Guía práctica y políticas de uso de la inteligencia artificial en las entidades locales, impulsada por su Comisión de Digitalización, Innovación, Transparencia, Participación Ciudadana y Buen Gobierno Local. Es el documento de referencia del sector, y en febrero de 2026 recibió un premio a la divulgación.
Lo que la hace útil para un ayuntamiento pequeño no es el análisis normativo, que también, sino la metodología de autoevaluación de madurez: permite situarse en un punto de partida realista en vez de compararse con una capital. Su PDF vive en un servidor propio de la FEMP que no siempre responde, así que la vía estable para llegar a ella es la reseña del laboratorio de la AEPD.
El laboratorio de la AEPD, que la recomienda
El 11 de marzo de 2026, el laboratorio de innovación de la Agencia Española de Protección de Datos publicó una reseña de esa guía. Que la autoridad de protección de datos apunte a un documento de la federación de municipios es exactamente el tipo de respaldo que sirve en un expediente.
La reseña subraya una idea que conviene copiar tal cual: cada entidad local debe saber qué sistemas utiliza, con qué finalidad y bajo qué condiciones, asumiendo que no todo lo técnicamente posible es jurídicamente admisible.
Tres documentos en cuatro meses dan la medida de lo rápido que se ha movido esto en España. Conviene mirar la fecha de cualquier guía antes de aplicarla, la nuestra incluida.
El decálogo de la AEPD, y su punto del trabajo
El 27 de enero de 2026 la AEPD publicó un decálogo de recomendaciones para proteger la privacidad al usar herramientas de IA. Aconseja no compartir con la IA datos personales, y los nombra uno a uno: nombre completo, dirección, número de teléfono, DNI o NIE, imágenes de personas. Tampoco información delicada o sensible, como detalles médicos, financieros o contractuales, ni geolocalización.
Y propone una receta que encaja perfectamente con el trabajo municipal: describir un caso ficticio para evitar aportar detalles que permitan identificar a alguien. Para una consulta de procedimiento, eso resuelve la mayoría de los casos sin comprar nada.
Lo que Barcelona hizo antes que nadie
El 2 de enero de 2023, el Ayuntamiento de Barcelona aprobó un protocolo interno llamado «Definición de metodologías de trabajo y protocolos para la implementación de sistemas algorítmicos», que combina el proceso de contratación pública con el ciclo de vida de un sistema algorítmico. Preveía estudios de impacto algorítmico a cargo de un consejo asesor externo y un registro público de algoritmos.
No es trasladable tal cual a un municipio de mil habitantes, y decirlo es más honesto que ponerlo de ejemplo sin matices. Lo que sí es trasladable es la idea de fondo: que la garantía se mete en el pliego, no después.
Qué herramientas y qué cuentas puede usar el personal
La decisión práctica se reduce a dos preguntas, y en este orden. Primero, qué herramientas están permitidas. Segundo, con qué cuenta se usan, que es lo que casi nunca se escribe y lo que de verdad determina qué pasa con el texto.
Una cuenta personal gratuita y una cuenta corporativa del mismo producto tienen condiciones distintas sobre conservación, entrenamiento y localización. Para el ENS esa diferencia es material, porque op.nub.1.2 pregunta por la jurisdicción de los datos y una cuenta personal no trae respuesta. Por eso la pregunta útil no es qué producto se elige, sino con qué condiciones se contrata, y los criterios que deciden eso valen igual en un ayuntamiento que en un despacho.
| qué cambia | cuenta personal | cuenta de la entidad |
|---|---|---|
| quién firma las condiciones | la persona | la entidad |
| conservación y entrenamiento | según el plan de consumo | según el contrato |
| jurisdicción declarada | rara vez consta | se puede exigir por escrito |
respuesta al op.nub.1.2 | no la hay | la da el contrato |
El requisito op.nub.1.2 del anexo II del Real Decreto 311/2022 pregunta por transparencia, cifrado y jurisdicción de los datos.
La lista debe ser cerrada y corta. Tres herramientas aprobadas que la gente usa bien valen más que quince permitidas que nadie entiende. Y tiene que haber una vía para pedir una nueva, porque si no la hay se usa igualmente y sin avisar. Las cuatro guías de proveedores, empezando por la de qué hace Gemini con tus datos, están escritas justamente para rellenar esa lista con datos y no con impresiones.
La política de uso para el personal municipal
Una política de uso de IA en un ayuntamiento no necesita ser distinta de la de una empresa en su estructura. Necesita ser distinta en tres puntos, y son los tres que una plantilla descargada de internet no trae.
El primero es la frontera del artículo 41: qué se considera borrador y qué se considera actuación automatizada, con un ejemplo de cada. El segundo es el padrón, con su regla de cesión propia y la prohibición absoluta sobre los datos de aportación voluntaria. El tercero es qué hacer cuando alguien se equivoca, que en el sector público tiene el añadido disciplinario del artículo 77.3. Ese último punto tiene además su propio plazo y su propio formulario.
El resto es común, y está resuelto en el modelo de una página de la guía sobre política de uso de IA en empresas, que se puede adaptar cambiando los nombres de los documentos prohibidos por los municipales.
Qué pedir a un proveedor en un contrato público
Aquí el ENS hace el trabajo pesado, y conviene usarlo porque ya está escrito y nadie discute su aplicación. El artículo 2.3 del Real Decreto 311/2022 extiende el real decreto a las entidades privadas cuando presten servicios o provean soluciones al sector público por contrato, incluida la obligación de contar con la política de seguridad de su artículo 12.
Y añade la frase que hay que llevar al pliego: los pliegos de prescripciones administrativas o técnicas contemplarán todos aquellos requisitos necesarios para asegurar la conformidad con el ENS de los sistemas de información en que se sustenten los servicios prestados por los contratistas, tales como la presentación de las correspondientes Declaraciones o Certificaciones de Conformidad. Esa cautela se extiende a la cadena de suministro del contratista, en la medida necesaria y según el análisis de riesgos.
| qué pedir | de dónde sale |
|---|---|
| Declaración o Certificación de Conformidad con el ENS | artículo 2.3 del Real Decreto 311/2022 |
| jurisdicción de los datos, por escrito | requisito op.nub.1.2 del anexo II |
| contrato de encargo del tratamiento | artículo 28 del RGPD |
| compromiso sobre subencargados | artículo 28.2 y 28.4 del RGPD |
| clasificación de riesgo del sistema ofertado | artículos 6 y 49 del Reglamento (UE) 2024/1689 |
Cláusulas que ya tienen soporte normativo hoy. La última anticipa obligaciones que serán exigibles en diciembre de 2027.
La quinta fila es la que más información da sobre un proveedor, y no cuesta nada preguntarla. Si en la oferta no saben decir si su sistema entra o no en el anexo III, y por qué, eso ya es una respuesta. El mismo mecanismo de preguntar por escrito y guardar la contestación es el que describe la guía sobre el cuestionario de ciberriesgos.
Cuando un vecino pregunta: transparencia y derechos
Antes o después llega la instancia. Puede ser una solicitud de acceso del RGPD, una petición de información pública o una pregunta en un pleno, y las tres piden lo mismo con palabras distintas: qué sistema ha intervenido en mi expediente y quién responde de él.
Si hay actuación automatizada, la respuesta ya está preparada, porque el artículo 41.2 obligó a designar antes el órgano responsable a efectos de impugnación. Si no la hay, la respuesta también es sencilla: el acto lo dictó una persona, y lo que hubo fue una ayuda a la redacción.
Lo que no funciona es improvisar. El artículo 86 del Reglamento de IA dará a la persona afectada por una decisión basada en un sistema del anexo III el derecho a obtener explicaciones claras y significativas sobre el papel que el sistema tuvo en la decisión y sobre los elementos principales de esta.
Quien no pueda darlas tendrá un problema que no se resuelve con una nota de prensa. El detalle de ese derecho, y de cuándo empieza a poder ejercerse, está en la guía del Reglamento de inteligencia artificial.
Un ejemplo paso a paso: contestar una queja sin sacar datos
Una técnico de atención ciudadana tiene que contestar la queja de un vecino por una recogida de basura que no se hizo. Quiere que la IA le ordene el escrito. Estos son los cinco pasos, en orden, y el criterio que hay detrás de cada uno es el mismo que explica la guía sobre cómo anonimizar un DNI antes de pegarlo en una IA.
- Separar el problema del expediente. La pregunta que hay que hacerle a la IA es cómo se estructura una respuesta a una queja por un servicio no prestado, no qué contestar a esta persona.
- Reescribir el caso en ficticio, que es la receta literal del decálogo de la AEPD. Una calle inventada, un nombre inventado, una fecha desplazada.
- Quitar lo que identifica aunque no sea un nombre. El número de expediente, la referencia catastral y el importe exacto singularizan tanto como el DNI.
- Pedir la estructura, no el texto final. Lo que ahorra tiempo es el orden de los argumentos y las fórmulas de cortesía, no el contenido del caso.
- Rellenar con los datos reales en local, ya fuera del chat, y firmar. Ahí interviene la persona, y el artículo 41 se queda fuera.
Los pasos 2 y 3 son los que se saltan siempre, porque llevan tiempo y porque hacerlos a mano es aburrido. Ese aburrimiento es justamente el problema: una medida que depende de que alguien tenga un buen día no es una medida.
Qué resuelve una herramienta y qué no
Conviene ser preciso con lo que hace. Nonimo es una aplicación de escritorio para Mac y Windows que sustituye los identificadores por etiquetas en el propio equipo, antes de que el texto salga del ordenador.
Para el papel de oficina español reconoce DNI, NIE, NIF, número de la Seguridad Social, IBAN, tarjeta, matrícula, CUPS y referencia catastral, y valida con su dígito de control los que lo llevan. Las tres últimas son las que más aparecen en urbanismo, en sanciones y en el padrón.
Reclamación de [PERSONA_1], con DNI [DNI_1] y domicilio en
[DIRECCION_1]. Expediente [REFERENCIA_1], referencia catastral
[REF_CATASTRAL_1]. Solicita ayuda con número de la Seguridad
Social [NUSS_1].Etiquetas tal como las emite el motor en su versión española. La equivalencia se guarda cifrada en el propio equipo y la respuesta vuelve con los valores reales puestos.
Lo que hace es seudonimizar, y la diferencia importa aquí
La correspondencia entre el dato y su etiqueta es reversible, porque si no lo fuera la respuesta no podría volver completa. Eso significa que el resultado sigue siendo dato personal a efectos del artículo 4.5 del RGPD, y que el ayuntamiento sigue siendo responsable del tratamiento. Una herramienta reduce la exposición; no cambia quién responde.
Un PDF escaneado, que son imágenes, no lo lee, y la aplicación lo avisa. Para un ayuntamiento entero, la informática despliega la extensión de navegador por política y tiene el panel en sus propios servidores.
Por dónde empezaría un ayuntamiento pequeño
Por lo que no cuesta dinero, en este orden: el acuerdo del artículo 41 si hay o va a haber actuación automatizada, la lista cerrada de herramientas y cuentas, y la política de una página firmada. Con eso se contesta a la auditoría del ENS y a la primera instancia de un vecino.
Después, y solo después, tiene sentido mirar herramientas. Si esto lo montas para varias entidades desde una diputación o desde una consultora, en la página del canal contamos cómo trabajamos, y en organizaciones está el despliegue con más detalle.
Esto es divulgación, no asesoramiento jurídico. Para el caso de tu entidad, con tu delegado de protección de datos, tu secretaría o tu asesoría jurídica.
Fuentes
- Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, texto consolidado en el BOE. Artículo 41, apartados 1 y 2, para la definición de actuación administrativa automatizada y para los órganos que hay que designar previamente, incluido el responsable a efectos de impugnación.
- Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, texto consolidado en el BOE. Artículo 77, apartados 1 c), 2, 3, 5 y 6: la exclusión de la multa para la Administración local, la notificación al superior jerárquico, la propuesta de actuaciones disciplinarias, la amonestación con denominación del cargo y su publicación, el traslado al Defensor del Pueblo y la publicación en la web de la Agencia.
- Ley 7/1985, de 2 de abril, Reguladora de las Bases del Régimen Local, texto consolidado en el BOE. Artículo 16, apartado 2, para los datos obligatorios y los de aportación voluntaria, y apartado 3, para la regla de cesión y para la frase que impide ceder los voluntarios en ningún caso. La palabra «confidenciales» que contenía la redacción anterior desapareció con la Ley Orgánica 14/2003.
- Real Decreto 311/2022, de 3 de mayo, por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad, texto consolidado en el BOE. Artículo 2.1, para el ámbito; artículo 2.3, para las entidades privadas contratistas y para lo que deben contemplar los pliegos; artículo 31, para la auditoría al menos cada dos años; y anexo II, medida
op.nub.1, para su aplicación desde categoría básica, los cuatro requisitos delop.nub.1.2y el refuerzo R1 de categoría media. - Reglamento (UE) 2024/1689 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 13 de junio de 2024, texto consolidado a 27 de julio de 2026 en EUR-Lex. Artículo 26.8, para el registro y la prohibición de usar lo no registrado; artículo 27, apartados 1, 4 y 5, para la evaluación de impacto en derechos fundamentales y las referencias cruzadas con el artículo 35 del RGPD; artículo 86, para el derecho a explicación; artículo 111.2, para el 2 de agosto de 2030; artículo 113, para el aplazamiento del capítulo III; y anexo III, punto 5 a), para las prestaciones de asistencia pública.
- Proyecto de Ley Orgánica para el buen uso y la gobernanza de la inteligencia artificial, expediente 121/000096, en el Boletín Oficial de las Cortes Generales, serie A, número 97-1, de 12 de junio de 2026. Artículo 12, apartados 1 y 8, para el inventario y el delegado de IA del sector público estatal; artículo 39, para el apercibimiento sin multa a las entidades del sector público y la responsabilidad disciplinaria de los empleados públicos. Es un proyecto en fase de enmiendas, no una ley en vigor.
- AEPD, nota de prensa de 23 de enero de 2026, «La AEPD recibió en 2025 más de 2.700 notificaciones de brechas de datos personales». Las 2.765 notificaciones, el reparto del 80 % privado y el 20 % público, y la advertencia de que notificar no implica la apertura de un procedimiento.
- AEPD, decálogo de recomendaciones sobre inteligencia artificial, de 27 de enero de 2026, en PDF y con nota de prensa. La lista de datos que pide no compartir y la receta de describir un caso ficticio. (El título juega con las siglas de la IA y no lo transcribimos entre comillas porque el PDF son imágenes y no da texto.)
- Laboratorio de innovación de la AEPD, reseña de 11 de marzo de 2026 de la Guía práctica y políticas de uso de la IA en las entidades locales. Que la FEMP la presentó en diciembre de 2025 y que la impulsó su Comisión de Digitalización. (El PDF de la guía se sirve desde un servidor propio de la FEMP que no respondió a nuestras peticiones, así que enlazamos la reseña de la Agencia y no el fichero.)
- FEMP, ficha del acto de presentación de la guía y nota sobre el premio. La fecha del 11 de diciembre de 2025 y el premio a la divulgación de 19 de febrero de 2026.
- Ayuntamiento de Barcelona, nota de 2 de enero de 2023. El protocolo interno de implementación de sistemas algorítmicos, los estudios de impacto por un consejo asesor externo y el registro público de algoritmos.
- INE, tabla 29005, cifras oficiales del padrón por municipio, datos a 1 de enero de 2025, descargados el 20 de septiembre de 2026. Los 8.132 municipios son los de la tabla; los recuentos de 1.406, 4.980 y 6.807 son cálculo propio sobre ese fichero.
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Preguntas frecuentes
¿Puede el personal de un ayuntamiento usar ChatGPT?
Ninguna norma se lo prohíbe por sí misma, pero el decálogo de la AEPD de enero de 2026 pide no compartir con una IA nombre completo, dirección, teléfono ni número de documento, y en el trabajo tampoco datos de terceros. La política municipal es lo que lo concreta.
¿Los datos del padrón se pueden meter en una IA?
El artículo 16.3 de la Ley 7/1985 solo permite cederlos a otras Administraciones que los necesiten para sus competencias, y prohíbe en todo caso ceder los de aportación voluntaria. Un chatbot comercial no encaja en ese supuesto.
¿El Esquema Nacional de Seguridad se aplica a los ayuntamientos?
Sí. El artículo 2.1 del Real Decreto 311/2022 lo aplica a todo el sector público tal como lo define el artículo 2 de la Ley 40/2015, y las entidades locales están dentro. También alcanza a quien les presta servicios por contrato.
¿Puede la AEPD multar a un ayuntamiento?
El artículo 77 de la LOPDGDD excluye la multa administrativa para las entidades que integran la Administración local. La Agencia dicta resolución declarando la infracción, fija medidas, lo notifica al órgano superior y puede proponer actuaciones disciplinarias.
¿Qué es una actuación administrativa automatizada?
El artículo 41 de la Ley 40/2015 la define como cualquier acto realizado íntegramente por medios electrónicos dentro de un procedimiento y sin intervención directa de un empleado público. Obliga a fijar antes el órgano responsable a efectos de impugnación.
¿Tiene que hacer un ayuntamiento la evaluación de impacto en derechos fundamentales?
El artículo 27 del Reglamento de IA la impone a los organismos de Derecho público que desplieguen ciertos sistemas de alto riesgo del anexo III. Esa sección se aplaza al 2 de diciembre de 2027, así que hoy todavía no es exigible.
¿Los ayuntamientos tienen que nombrar un delegado de IA?
El artículo 12.8 del proyecto de ley español lo exige a las entidades del sector público estatal, y un ayuntamiento no lo es. Conviene seguir la tramitación, porque el texto está en fase de enmiendas y puede cambiar.
¿Qué hay que pedir a un proveedor de IA en un contrato público?
El artículo 2.3 del Real Decreto 311/2022 obliga a que los pliegos contemplen los requisitos necesarios para asegurar la conformidad con el ENS, y cita la presentación de Declaraciones o Certificaciones de Conformidad. La cautela alcanza a su cadena de suministro.
¿Hay alguna guía oficial española sobre IA en la administración local?
La FEMP presentó el 11 de diciembre de 2025 su Guía práctica y políticas de uso de la IA en las entidades locales, y el laboratorio de innovación de la AEPD publicó una reseña el 11 de marzo de 2026 recomendando su enfoque.
¿Basta con quitar el nombre del vecino antes de pegar el texto?
Depende de lo que quede. Si el resto permite singularizar a la persona, por la calle, el expediente o el importe, sigue siendo dato personal. Y si guardas la equivalencia, eso es seudonimizar, no anonimizar.