Datos de categoría especial del RGPD: la nómina, la baja y la IA

Los datos de categoría especial del RGPD son la salud, la afiliación sindical, la religión, el origen étnico, las opiniones políticas, la biometría, los datos genéticos y la vida u orientación sexual. Pegados en una IA siguen siendo lo que eran: el chat recibe una nómina, un correo o una nota de expediente, y con ella el dato más protegido que el reglamento conoce.

La respuesta corta es que se puede trabajar con ellos, pero que la IA no debería saber de quién son. Eso obliga a mirar dos cosas antes de pegar: qué excepción del artículo 9 te permite tratar el dato, y qué hay que quitar del texto para que lo que llega al proveedor no identifique a nadie. Esta guía va de las dos, con el papel de una asesoría laboral y de un despacho de abogados delante.

Datos de categoría especial del RGPD: la lista, en el papel de un despacho

El artículo 9.1 del RGPD prohíbe tratar datos que revelen el origen étnico o racial, las opiniones políticas, las convicciones religiosas o filosóficas o la afiliación sindical, y prohíbe también tratar datos genéticos, biométricos dirigidos a identificar a una persona, de salud y de vida u orientación sexual. La AEPD los llama también datos sensibles en sus preguntas frecuentes, y es la misma lista.

La palabra que importa es «revelen». El reglamento no exige que el documento diga «Juan está afiliado»: basta con que el dato lo deje ver. Por eso las categorías especiales rara vez se presentan como tales. Llegan dentro de un papel que se hizo para otra cosa, y así es como se cuelan en un chat.

Dónde aparece cada una

Categoría del artículo 9.1	Papel donde aparece	Cómo se ve
Afiliación sindical	Nómina, declaración de la renta	La cuota descontada o deducida
Salud	Parte de baja, correo del trabajador	La baja, el diagnóstico, la discapacidad
Convicciones religiosas	Petición de horario, acta de matrimonio	Ramadán, matrimonio canónico
Opiniones políticas	Renta, relato de asilo	Cuota a un partido, militancia
Orientación sexual	Expediente de familia o de asilo	El cónyuge, el motivo de persecución
Origen étnico o racial	Expediente de extranjería	La etnia en el relato
Biométricos	Registro de fichaje con huella	La plantilla de la huella

Elaboración propia: categorías del RGPD, papel de las normas españolas que cita esta guía.

Biometría y genética, raras en un chat pero no ausentes

La huella del fichaje es el ejemplo de biometría que más se ve en una empresa. La AEPD, en su guía sobre control de presencia con sistemas biométricos de noviembre de 2023, considera categoría especial tanto la identificación como la autenticación biométrica. Lo que suele llegar a una asesoría no es la plantilla de la huella, sino el listado de horas que sale del sistema, y ese listado no es biométrico.

Los datos genéticos aparecen sobre todo en informes periciales de filiación o en pleitos de seguros. Son pocos papeles, pero cuando salen no admiten recorte: el resultado de la prueba es el asunto.

De la salud se ocupa otra guía de esta web, la de informes médicos, porque es la categoría que más pesa en una consulta médica. Aquí importan las otras, y el papel de oficina que las mezcla. Y el modelo 145, que declara el grado de discapacidad, aparece en nuestra guía sobre cómo ocultar un DNI.

Los que no parecen sensibles: la cuota sindical, la baja y el Ramadán

Nadie en una asesoría pegaría en ChatGPT una ficha titulada «afiliación sindical de la plantilla». Lo que sí se pega es una nómina para preguntar por qué cuadra mal un descuento, o el correo de una trabajadora para que la IA ayude a contestarlo. En los dos casos el dato especial viaja de polizón, en una línea que nadie mira.

La línea de la nómina

El artículo 11.2 de la Ley Orgánica de Libertad Sindical obliga al empresario a descontar la cuota sindical del salario y transferirla cuando lo pide el sindicato del trabajador afiliado, con su conformidad. Ese descuento va a la nómina, entre las deducciones. Quien lee la línea sabe que la persona está afiliada; si el concepto lleva el nombre del sindicato, sabe a cuál. Es un papel que pasa cada mes por cualquier asesoría que lleve nóminas.

La renta hace lo mismo por otro camino. El artículo 19.2.d) de la Ley del IRPF deja deducir como gasto del trabajo las cuotas pagadas a sindicatos, y el 68.3.c) da una deducción del 20 % por las cuotas de afiliación y aportaciones a partidos políticos. Un borrador de la declaración que se pega para repasarlo puede llevar, en dos apartados, la afiliación sindical y la política de una persona.

La baja contada en un correo

Desde el 1 de abril de 2023, el trabajador ya no entrega a la empresa la copia en papel del parte. El Real Decreto 625/2014, en su artículo 7.2, dice que el INSS comunica a la empresa los datos identificativos «de carácter meramente administrativo». El código de diagnóstico va al INSS, no a la empresa.

Pero la norma controla el parte, no lo que la gente escribe. Un trabajador que cuenta por correo que está de baja por depresión le ha dado a la empresa justo el dato que el sistema le evita. Y el considerando 35 del RGPD cuenta como dato de salud cualquier información relativa a una enfermedad, venga de donde venga.

art. 11.2LOLS: la cuota sindical se descuenta en la nómina

20 %deducción en la renta por cuotas a partidos

2023desde abril, el parte llega a la empresa sin diagnóstico

La religión en una petición de horario

El acuerdo de cooperación con la Comisión Islámica de España, aprobado por la Ley 26/1992, permite en su artículo 12 pedir la interrupción del trabajo los viernes de 13.30 a 16.30 y terminar la jornada una hora antes de la puesta del sol en Ramadán, con acuerdo entre las partes.

La solicitud revela la religión de quien la hace, aunque no la nombre. Los acuerdos con las comunidades judías y evangélicas, de ese mismo año, permiten sustituir el descanso semanal por la tarde del viernes y el sábado.

En un expediente de familia pasa con el matrimonio. El artículo 60 del Código Civil reconoce efectos civiles al matrimonio celebrado según el Derecho canónico o las formas religiosas de los acuerdos con otras confesiones. La inscripción dice cómo se casó la pareja, y con eso, a menudo, qué religión practicaba. Todo eso cabe en un copiar y pegar, y lo que OpenAI conserva de un texto pegado, y durante cuánto tiempo, se explica en nuestra guía sobre ChatGPT.

Dos llaves: por qué el artículo 9 cambia la base jurídica al pegar en una IA

Con un dato personal corriente, pegarlo en una herramienta de IA necesita una base del artículo 6 del RGPD, y casi siempre la tienes: el contrato con el cliente, una obligación legal, un interés legítimo. Con un dato de categoría especial necesitas además una de las excepciones del artículo 9.2, porque la regla general es la prohibición. La AEPD lo dice así en su pregunta frecuente sobre las bases de legitimación de estas categorías.

Son dos llaves distintas, y la segunda no se deduce de la primera. Que tengas contrato con el cliente no te da, por sí solo, permiso para tratar la religión de su trabajador.

1. ¿El texto deja ver un dato de la lista del artículo 9.1?

   SíAdemás de la base del artículo 6, hace falta una excepción del artículo 9.2.

   NoBasta la base del artículo 6: contrato, obligación legal o interés legítimo.

2. ¿La tarea que le pides a la IA necesita ese dato?

   SíLa excepción de tu despacho tiene que cubrirlo: la b) en la asesoría, la f) en el abogado.

   NoSe quita antes de pegar, por el principio de minimización del artículo 5.1.c).

3. ¿El texto sale hacia un proveedor de IA?

   SíEl proveedor trata por cuenta tuya y hace falta un contrato de encargado del artículo 28.

En todos los casos, la IA no debería saber de quién es el dato.

Qué excepción tiene cada despacho

La asesoría que lleva las nóminas de una empresa trabaja casi siempre al amparo de la letra b): obligaciones y derechos en el ámbito del Derecho laboral y de la Seguridad Social. El abogado, con la letra f): el tratamiento es necesario para la formulación, el ejercicio o la defensa de reclamaciones. Las dos están escritas para una finalidad, y la finalidad marca su alcance.

La pregunta útil, antes de pegar, es si el dato especial hace falta para lo que le pides a la IA. Para revisar el cálculo de una retención no hace falta la cuota sindical. Para preparar una demanda por discriminación sindical, sí. Cuando no hace falta, cuesta sostener que la excepción cubra ese trozo del texto, y el principio de minimización del artículo 5.1.c) pide quitarlo.

El consentimiento que no basta

La primera excepción del artículo 9.2 es el consentimiento explícito, y parece la salida fácil: que el trabajador firme. La LOPDGDD la cierra en parte. Su artículo 9.1 dice que, para evitar situaciones discriminatorias, el solo consentimiento no bastará para levantar la prohibición cuando la finalidad principal sea identificar la ideología, la afiliación sindical, la religión, la orientación sexual, las creencias o el origen racial o étnico.

Hay que leerlo con su límite: habla de tratamientos cuya finalidad principal es identificar esos datos, y deja abiertas las demás excepciones del 9.2. Una asesoría no trata la nómina para saber quién está afiliado, pero conviene no apoyar en una firma lo que ya tiene una base mejor en la letra b).

Cuando el dato llega sin que lo pidas

Muchas veces el dato especial no lo recoges tú: te lo cuenta el cliente o su trabajador en un correo que no pedía tanto. Eso no lo saca del artículo 9. Desde que lo guardas, lo reenvías o lo pegas en una herramienta, lo estás tratando, y ese tratamiento también necesita su excepción.

La salida práctica es no multiplicarlo. Si la tarea es contestar una petición de vacaciones, el diagnóstico que venía en el mismo correo no tiene por qué viajar a ningún sitio más. Guardarlo donde corresponde y dejarlo fuera del chat cuesta lo mismo que copiar el correo entero.

Y el proveedor, como encargado

La excepción cubre tu tratamiento. Cuando el texto sale hacia ChatGPT, Claude o Copilot, el proveedor lo trata por cuenta tuya, y eso exige un contrato de encargado como el que regula el artículo 28. Qué incluyen esos contratos, y por qué una cuenta gratuita no lo trae, lo repasamos en el análisis de las herramientas de IA desde el RGPD. Si además hay que contárselo al cliente, la guía de la hoja de encargo trae la cláusula.

La clave 893: un dato dado para una cosa y usado para otra

En abril de 1994 hubo paros parciales en RENFE. Para descontar el salario de los días de huelga, la empresa usó la clave informática con la que descontaba la cuota sindical. Era la 893, la de los afiliados a CC.OO., y el descuento alcanzó también a afiliados que no habían parado, como el trabajador que recurrió.

893

El Tribunal Constitucional le dio la razón al trabajador en la Sentencia 11/1998, de 13 de enero. En su fundamento 5 dice que se utilizó un dato sensible, proporcionado con una finalidad, «para otra radicalmente distinta». La Agencia ya había multado a RENFE con 50.000.001 pesetas en diciembre de 1995, y el expediente acreditó que el 99 % de los errores afectaron a afiliados de los sindicatos convocantes.

Por qué importa con una IA

Más de treinta años después, el mecanismo es el mismo. La cuota está en la nómina para que la empresa pague al sindicato. Si esa nómina entra en un chat para otra cosa, el dato llega a un tercero con una finalidad que no es la suya, y el proveedor no sabe distinguir esa línea de las demás.

Por eso la regla tiene que estar escrita para el equipo, en un documento de reglas de la oficina, y no depender de que cada uno se acuerde.

No hace falta que nadie actúe con mala fe, y la sentencia lo subraya: la lesión no depende del dolo ni de la culpa. Basta con el nexo entre el uso del dato y el daño. Qué hacer si ya ha salido un texto que no debía está en la guía de brechas con IA.

Extranjería y familia, los expedientes que mezclan categorías

Hay expedientes donde las categorías especiales no son una línea suelta: son el contenido. En un despacho de extranjería o de familia, el relato que se le pide resumir a la IA es exactamente lo que el artículo 9 protege, y además va acompañado de todos los números que identifican a la persona.

El relato de asilo

La Ley 12/2009 reconoce la condición de refugiado a quien tiene fundados temores de ser perseguido por motivos de raza, religión, nacionalidad, opiniones políticas, pertenencia a determinado grupo social, de género, orientación sexual o identidad sexual. Su artículo 7 detalla cada motivo. Preparar una solicitud es poner por escrito, precisamente, la religión, la militancia o la orientación de una persona.

Ese relato no se puede quitar: es lo que el despacho de extranjería necesita trabajar. Lo que sí se puede quitar es quién lo cuenta. Sin nombre, sin NIE, sin pasaporte y sin teléfono, el proveedor recibe una historia; con ellos, recibe una ficha. La AEPD pone a las personas vulnerables entre los criterios de riesgo alto, como se ve más abajo.

Los antecedentes penales, al lado

Junto al relato suelen ir los antecedentes. El artículo 31.5 de la Ley Orgánica 4/2000 exige, para autorizar la residencia temporal, carecer de antecedentes penales en España o en los países de residencia anteriores. No son categoría especial, pero el artículo 10 del RGPD les da régimen propio, y el 10.3 de la LOPDGDD permite a abogados y procuradores tratar los que les facilitan sus clientes para ejercer sus funciones.

Familia: el cónyuge también revela

En un divorcio aparecen la salud de los hijos, el informe psicológico y la forma del matrimonio. Y aparece algo menos evidente: el nombre del cónyuge. Si es del mismo sexo, el documento deja ver algo de la orientación de las dos personas sin decirlo. Es el verbo «revelen» del artículo 9.1 otra vez. Por qué quitar los nombres no deja el texto fuera del RGPD lo explica la guía de seudonimizar.

Qué quitar para que lo que llega al chat no señale a nadie

El dato especial no se puede separar siempre de la tarea. Lo que casi siempre se puede separar es la persona. La idea es que el proveedor reciba el qué sin el quién, y que la correspondencia entre los dos se quede en tu ordenador. El orden de trabajo que proponemos es este:

1. Pregunta si la IA necesita el dato especial. Si la tarea es un cálculo, un formato o una carta que no depende de él, la línea de la cuota, el diagnóstico o la religión se borra entera.
2. Quita los identificadores directos. Nombre y apellidos, DNI, NIE, pasaporte, NUSS, teléfono, correo y domicilio. Son los que convierten un dato de salud en el dato de salud de alguien.
3. Quita los números del propio expediente. El número de afiliación, el de historia, el de expediente de extranjería, la referencia del juzgado. Cada uno lleva a la persona tanto como su nombre.
4. Recorta el contexto que delata. El puesto, el pueblo, la fecha exacta, el familiar que acompaña. En una plantilla de treinta, «la única administrativa de baja en septiembre» es un nombre.
5. Revisa el texto antes de enviar. Lee lo que va a salir como si fueras el proveedor y pregúntate si podrías saber de quién habla. El mismo orden, aplicado a un informe clínico, está en la guía de informes médicos.

El correo de la baja, reescrito a mano

Un ejemplo con el correo de antes. Lo que llega a la asesoría dice, más o menos, que Lucía, con su DNI y su teléfono, está de baja por depresión desde el lunes, que irá para largo y que en Ramadán querría salir una hora antes. La tarea es redactar una respuesta amable.

Lo que necesita la IA cabe en una línea: una trabajadora comunica una baja de duración larga y pide adaptar su horario durante un mes, algo que la empresa puede pactar con ella. Sin nombre, sin DNI, sin la enfermedad y sin la religión, la respuesta sale igual de amable, y después se completa a mano con lo que haga falta.

Lo que esto consigue, y lo que no

Hecho así, el proveedor recibe un texto que no le permite saber de quién habla. Tú, en cambio, guardas la llave para revertirlo, y por eso esto es seudonimizar y no anonimizar. Según el considerando 26 del reglamento, los datos seudonimizados se consideran información sobre una persona identificable.

Tampoco rebaja la categoría. Una nómina seudonimizada con la cuota dentro sigue conteniendo un dato de afiliación sindical, y tu tratamiento sigue necesitando su excepción del artículo 9.2. Lo que cambia es lo que recibe el tercero. Dónde pone la AEPD la frontera entre las dos palabras, y qué añadió el Supremo, se cuenta en la guía sobre el DNI.

La lista de la AEPD: cuándo se evalúa el riesgo antes de empezar

El artículo 35 del RGPD pide una evaluación de impacto antes de un tratamiento que probablemente entrañe un alto riesgo, y su apartado 3 menciona expresamente el tratamiento a gran escala de categorías especiales. La AEPD publicó qué tipos de tratamiento la requieren, y su regla práctica es contar criterios: cuando se juntan dos o más, lo normal es que haya que hacerla.

Los dos criterios que encajan aquí

El criterio 4 es usar categorías especiales del artículo 9.1, o datos de condenas penales. El 10 es utilizar nuevas tecnologías o un uso innovador de las ya consolidadas. Un despacho que pega de forma habitual expedientes con esos datos en una herramienta de IA generativa reúne los dos, y el 9, el de personas vulnerables, puede sumar un tercero en extranjería o en violencia de género.

No es automático, y una consulta suelta no es un tratamiento habitual. Pero si en tu oficina es costumbre, lo sensato es hacerla y dejar escrito qué se pega, en qué herramienta y qué se quita antes. Cómo se documenta, junto al registro de actividades, lo explicamos en nuestra guía sobre el RGPD y la IA. Y la regla para el equipo se escribe en un documento interno de uso que todos puedan consultar.

Una nómina con cuota sindical por Nonimo 0.2.8: lo que cambia y lo que no

Nonimo funciona en cada puesto de trabajo, en Mac y en Windows. Seleccionas el fragmento, pulsas la tecla asignada y los identificadores se convierten en marcas del tipo [PERSONA_1] antes de llegar al chat. Cuando vuelve la respuesta, cada marca recupera su valor en tu pantalla.

Esta nómina inventada, con su cuota sindical y su baja, pasó por Nonimo 0.2.8, la versión descargable en septiembre de 2026:

ANTES
Recibo de salarios. Septiembre de 2026.
Trabajador: Marcos Belda Ferrer
Categoría: oficial de primera
DNI: 99999999R
Antigüedad: 03/2019
NUSS: 46 00000000 40
Salario base: 1.640,00 €
Deducciones:
Contingencias comunes: 77,08 €
Retención IRPF: 196,80 €
Cuota sindical CCOO: 13,50 €
Incapacidad temporal del 8 al 19 de septiembre (contingencia común).
Revisa si el descuento por la baja está bien calculado.

DESPUÉS (Nonimo 0.2.8)
Recibo de salarios. Septiembre de 2026.
Trabajador: [PERSONA_1]
Categoría: oficial de primera
DNI: [DNI_1]
Antigüedad: 03/2019
NUSS: [NUSS_1]
Salario base: 1.640,00 €
Deducciones:
Contingencias comunes: 77,08 €
Retención IRPF: 196,80 €
Cuota sindical CCOO: 13,50 €
Incapacidad temporal del 8 al 19 de septiembre (contingencia común).
Revisa si el descuento por la baja está bien calculado.

Todo es inventado: el DNI no pertenece a nadie aunque su letra cuadre, y el NUSS está hecho de ceros con el control correcto.

Nonimo quita quién es, no el qué: la cuota y la baja siguen en el texto, y en tu lado la nómina sigue siendo un documento de categoría especial que necesita su excepción del artículo 9.2.

Todo ocurre dentro del equipo, y lo escrito no sale hacia Nonimo: a nuestro servidor solo llega un recuento diario, sin texto, y la tabla que une cada marca con su valor se queda cifrada en el disco de ese ordenador. Lo que guarda y hasta dónde protege se explica en la página de seguridad.

Para varios puestos de una misma oficina hay una página de organizaciones, y lo que incluye cada licencia tiene la suya.

Esta guía no sustituye el consejo sobre un caso concreto: ese es trabajo del responsable de privacidad de tu oficina, o de su abogado.

Fuentes

• Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD), en el BOE: artículo 9 (la lista y las excepciones b, f y a), considerandos 26, 35 y 51, artículos 5.1.c), 10, 28 y 35. Texto en el BOE.
• Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD): artículo 9.1 (el solo consentimiento no basta para ideología, afiliación sindical, religión, orientación sexual, creencias u origen) y 10.3 (datos penales en manos de abogados y procuradores). Texto consolidado.
• AEPD, pregunta frecuente 0215: la prohibición del artículo 9 como regla general y el catálogo de excepciones, con remisión al 9.1 de la LOPDGDD. aepd.es.
• AEPD, pregunta frecuente 0004: «datos sensibles» como nombre de las categorías especiales. aepd.es.
• AEPD, lista de tratamientos que requieren evaluación de impacto (art. 35.4): la regla de dos o más criterios y los criterios 4, 9 y 10. PDF.
• AEPD, guía sobre tratamientos de control de presencia mediante sistemas biométricos (noviembre de 2023): identificación y autenticación biométricas como categoría especial. PDF.
• Ley Orgánica 11/1985, de Libertad Sindical: artículo 11.2, el descuento de la cuota en el salario. BOE.
• Ley 35/2006 del IRPF: artículos 19.2.d) (cuotas a sindicatos como gasto deducible) y 68.3.c) (deducción del 20 % por cuotas a partidos). BOE.
• Real Decreto 625/2014, redacción del Real Decreto 1060/2022: artículo 7.2, la empresa recibe los datos meramente administrativos del parte. BOE.
• Ley 26/1992, acuerdo con la Comisión Islámica de España: artículo 12, el viernes y el Ramadán. BOE.
• Leyes 25/1992 y 24/1992, acuerdos con las comunidades israelitas y las iglesias evangélicas: artículo 12 de cada una, la tarde del viernes y el sábado. Ley 25/1992 · Ley 24/1992.
• Código Civil: artículo 60, efectos civiles del matrimonio en forma religiosa. BOE.
• Ley 12/2009, de asilo: artículos 3 y 7, los motivos de persecución. BOE.
• Ley Orgánica 4/2000, de extranjería: artículo 31.5, residencia temporal sin antecedentes penales. BOE.
• Tribunal Constitucional, Sentencia 11/1998, de 13 de enero: la clave 893, el fundamento 5 y la multa de la Agencia a RENFE. BOE.
• Nonimo 0.2.8: la nómina inventada de esta guía, pasada por el motor el 25 de septiembre de 2026.